Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Форма CЗВ‑ТД: инструкция по заполнению». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Форма отчёта утверждена Постановлением Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п. В 2021 году бланк обновился — в нём появились дополнительные поля. Соответственно, изменился и порядок его заполнения. Расскажем, как заполнить СЗВ-ТД.
Форма заполняется на основании документов, подтверждающих оформление трудовых отношений, приказов, распоряжений. Состоит она всего из одного листа, однако на каждого работника составляется отдельный отчёт.
Информация в форме поделена на блоки. Первый — «Сведения о страхователе». В нём нужно указать:
- регистрационный номер компании в ПФР в формате ХХХ-ХХХ-ХХХХХХ;
- наименование организации (ФИО ИП);
- ИНН;
- КПП — только для организаций.
Второй блок называется «Сведения о работодателе, правопреемником которого является страхователь» — он появился в форме с 1 августа 2021 года. Этот блок следует заполнить при реорганизации в том случае, если правопреемнику работодателя, снятого с учета в качестве страхователя, нужно исправить ранее представленные предыдущим работодателем данные о работниках (пункт 2.4 Порядка заполнения). Здесь указываются данные предыдущего работодателя — регистрационный номер в ПФР, название / ФИО ИП, ИНН, КПП.
Далее идёт блок «Сведения о зарегистрированном лице». В нем отражается такая информация:
- фамилия, имя и отчество застрахованного — каждое слово на отдельной строке;
- дата рождения;
- СНИЛС
В следующем блоке отражается информация о поданных заявлениях. Это может быть заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки либо заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности. Если одно из них подано, в соответствующей строке нужно указать дату подачи.
На практике может произойти так, что человек написал заявление с решением по поводу формата трудовой книжки, но затем изменил своё мнение. В этом случае в строке подлежащего отмене заявления в поле «Признак отмены» нужно указать знак «X» и рядом поставить дату заявления, которое должно быть отозвано.
В таблице отражаются данные о трудовой деятельности работника. Она состоит из 11 граф, в которых нужно указать:
- Номер записи о кадровом мероприятии.
- Дату приёма на работу, увольнения, перевода.
- Сведения о приёме, переводе, увольнении. Нужно указать код мероприятия из пункта 2.5.3 Порядка заполнения отчета. Например, «ПРИЕМ», «УВОЛЬНЕНИЕ», «ПЕРЕВОД».
- Территориальные условия работы. Если работа осуществляется в условиях Крайнего Севера, ставится код «РКС». Если работа осуществляется на территориях, приравненных к районам Крайнего Севера, следует использовать код «МКС». В остальных случаях поле не заполняется.
- Трудовую функцию. Здесь нужно отразить наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием, конкретный вид поручаемой работы, а также наименование структурного подразделения (если работа в нём прописана в трудовом договоре).
- Код выполняемой функции. В поле следует указать кодовое обозначение занятия, соответствующее должности / профессии, виду трудовой деятельности. Формат кода: XXXX.X, где первые четыре знака — код наименования группы занятий в Общероссийском классификаторе занятий, пятый знак — контрольное число. Раньше поле заполнялось только при наличии кода, теперь же они определены для всех должностей и профессий.
- Причины увольнения. Информация указывается без сокращений со ссылками на нормы законодательства.
- Наименование документа-основания кадровых действий.
- Дата этого документа.
- Номер документа без указания значка «№».
- Признак отмены. Ставится знак «Х», если сведения нужно отменить. Графа заполняется при необходимости аннулировать или исправить поданные данные. Такой «отменяющий» отчёт полностью копирует поданный ранее, но в графе 10 ставится «Х».
В каких случаях нужно заполнить и сдать форму СЗВ-ТД
Подавать форму СЗВ-ТД следует как по тем сотрудникам, с которыми работодатель заключил трудовой договор по основному месту работы, так и по другим — работающим дистанционно или по совместительству. Отчётность подаётся и на иностранных работников, если с ними подписан договор. А вот по сотрудникам, которые работают на основе гражданско-правовых отношений, эта отчётность не подаётся.
Правила подразумевают сдачу формы СЗВ-ТД при следующих кадровых ситуациях:
- приём и увольнение сотрудника;
- смена должности в рамках одного предприятия;
- присвоение нового разряда, квалификации;
- заявление работника о выборе электронной или бумажной ТК;
- судебный запрет занимать определённую должность.
Также эта форма нужна будет в случае, если компания сменила название. То же самое касается и переименования должности.
Если по работнику не было никаких кадровых изменений, СЗВ-ТД на него не подаётся.
- СЗВ-ТД — форма отчётности, которая сдаётся в Пенсионный фонд РФ до 15 числа следующего за отчётным месяца.
- Форма заполняется на каждого сотрудника независимо от выбранного способа ведения трудовой книжки и содержит данные о кадровых событиях: приёме на работу, увольнении, переводе на другую должность.
- Если в отчётном месяце у работника не было кадровых событий, форму на него сдавать не нужно.
- За неправильно заполненную или просроченную форму СЗВ-ТД ответственное за это лицо получит штраф от 300 до 500 рублей за каждый неверный документ.
- Организациям, в которых работает меньше десяти человек, разрешено сдавать СЗВ-ТД в бумажном виде, все остальные отчитываются в электронном кабинете ЭДО ПФР.
За непредставление в установленный срок либо за представление неполных или недостоверных сведений о трудовой деятельности в ПФР по форме СЗВ-ТД работодатель несет административную ответственность за нарушение трудового законодательства по ст. 5.27 КоАП РФ (для этого Фонд наделён полномочием передавать информацию о таких нарушениях в Роструд в электронной форме через единую систему межведомственного взаимодействия).
Об этом говорит новая ч. 21 ст. 17 Закона о персучете в системе ОПС № 27-ФЗ. Она влечет предупреждение или штраф:
- на должностных лиц и ИП: 1000-5000 рублей;
- на предприятие: 30 000-50 000 рублей.
За повторное нарушение в отношении СЗВ-ТД (снова в течение года) штраф составит:
- на должностных лиц и ИП: 10 000-20 000 рублей;
- на предприятие: 50 000-70 000 рублей.
Как определить «Код выполняемой функции» в отчёте
Напомним, что согласно нововведениям, начавшим свое действие в 2021-ом, пункт «Код выполняемой функции» в отчёте СЗВ-ТД должен быть прописан в обязательном порядке. Этот пункт нельзя пропускать даже если предприятие (или конкретная должность) не применяет профессиональных стандартов. Код, соответствующий должности или обязанностям работника (если нет профстандартов) можно найти в Общероссийском классификаторе занятий ОК 010-2014 (МСКЗ-08).
Код представляет собой пять цифр и формируется по определенным правилам:
- четыре цифры слева направо отражают наименование группы занятий в классификаторе.
- вторая часть кода представляет собой контрольное число, расположенное в колонке справа от кода наименования группы занятий.
Найти код можно несколькими способами:
- Способ №1. (актуален для должностей, профстандарт которых утверждён после 1 января 2016 года).
- Способ №2. (подходит для должностей без утверждённого профстандарта).
- Способ №3. Можно воспользоваться специальными сервисами, которые быстро помогут найти нужный код.
В первом разделе ОКЗ «Общие сведения» можно найти таблицу «Группа занятий», в которой есть код для конкретных должностей. Будьте внимательны, поскольку действующий ОКЗ стал актуальным только с 1 июня 2015 года. До этого существовал другой классификатор, утверждённый в 1993 году. Коды в двух документах не совпадают, поэтому мы советуем обращать внимание, на какой из двух документов стоит ссылка в профстандарте.
В классификаторе, помимо конкретных должностей, как в способе №1, приведены коды для занятий без утверждённого профстандарта, но с описанием трудовых функций. То есть, через поиск можно найти конкретную задачу, которой занимается работник, и присвоить его должности конкретный код.
Сроки сдачи СЗВ-ТД в 2021 году
Сдавать СЗВ-ТД надо до 15 числа месяца, который следует за отчетным. Однако есть нюансы:
-
при приеме на работу или увольнении сотрудника отчет необходимо сдать не позднее рабочего дня, который следует за днем издания приказа или другого документа об оформлении или прекращении трудовых отношений;
-
если сотрудник был переведен на другую постоянную работу, СЗВ-ТД нужно отправить не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором были кадровые изменения;
-
если сотрудник подал заявление о выборе формы трудовой книжки, отправить отчет нужно также не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным;
-
если в течение 2020 года кадровых изменений не было, СЗВ-ТД на сотрудника нужно будет подать не позднее 15 февраля 2021 года. В отчете укажите сведения о трудовой деятельности по состоянию на 1 января 2020 года.
Как отменить или скорректировать сведения
Если нашли ошибку в сведениях СЗВ-ТД по сотруднику или отменили по нему кадровое изменение, отправьте в фонд еще одну форму СЗВ-ТД только на этого сотрудника.
Чтобы отменить сведения о подаче сотрудником заявления о ведении трудовой книжки, заполните новую форму СЗВ-ТД. В ней в строке «Подано заявление о продолжении ведения трудовой книжки» пропишите дату, которую указывали раньше, и в поле «Признак отмены» проставьте знак «X».
Если нужно скорректировать неправильную дату подачи заявления, заполните новую форму СЗВ-ТД и в строке «Подано заявление о продолжении ведения трудовой книжки» заполните новую дату, когда сотрудник подал заявление.
Такой порядок предусмотрен в пункте 2.3 правил, утвержденных постановлением правления Пенсионного фонда от 25 декабря 2019 года № 730п.
Аналогичный порядок применяйте, когда нужно отменить или скорректировать заявление о представлении сведений о трудовой деятельности.
Если нужно отменить запись в ранее представленных сведениях о трудовой деятельности по сотруднику, то заполните новую форму СЗВ-ТД по нему. В ней продублируйте первоначальные сведения, которые были заполнены неправильно, но при этом в графе 10 проставьте знак «X» (пункт 2.6 порядка, утвержденного постановлением правления Пенсионного фонда от 25 декабря 2019 года № 730п).
Если нужно исправить сведения о трудовой деятельности сотрудника, которые подавали ранее, то заполните новую форму СЗВ-ТД. В ней продублируйте первоначальные сведения, которые были заполнены неправильно, но при этом в графе 10 проставьте знак «X». А затем следующей строкой внесите корректные сведения (пункт 2.7 порядка, утвержденного постановлением правления Пенсионного фонда от 25 декабря 2019 года № 730п).
Первая отчетность по форме СЗВ-ТД — что нужно знать?
Для сдачи первой отчетности по форме СЗВ-ТД, Вам необходимо зарегистрироваться в системе электронного документооборота Пенсионного фонда. Не менее чем за сутки до сдачи отчета работодатель обязан направить в ПФР заявление на подключение страхователя к электронному документообороту ПФР (ЗПЭД). Для этого не обязательно обращаться в ПФР, реализована возможность регистрации с помощью электронной подписи через интернет. Отчет по СЗВ-ТД не будет принят без регистрации в новой системе . В бумажном виде отчет СЗВ-ТД смогут сдавать организации, штат которых составляет менее 25 зарегистрированных работников в отчетном периоде. Компании, в которых зарегистрировано 25 и более сотрудников, должны направлять сведения по СЗВ-ТД в электронном виде с усиленной квалифицированной электронной подписью.
С 2020 года законодатели планируют предусмотреть административную ответственность в виде предупреждения для должностных лиц, однократно нарушивших в календарном году сроки представления СЗВ-ТД или отразивших в нем искаженную/неполную информацию.
Если работодатель дважды за календарный год допустит нарушение: опоздает с отчетом, не сдаст вообще или представит в нем недостоверные сведения, его оштрафуют. Новой редакцией ст. 5.27 КоАП РФ предусмотрены размеры штрафных санкций для таких случаев до 50 000 руб. для компаний и до 5 000 руб. для ИП.
Если же работник не сможет вовремя устроиться на новую работу из-за недостоверных данных, представленных в СЗВ-ТД, прежнему работодателю придется возместить работнику недополученный в связи с этим заработок.
Эта форма утверждена Постановлением Правления ПФ РФ от 06.12.2018 № 507п и применяется с 1 января 2019 года. В 2021 году форму отчёта СЗВ-СТАЖ подают с данными за 2020 год. При этом форму отчётности сопровождает опись ОДВ-1, в которую работодатель вносит:
-
число лиц, по которым сформирован отчёт СЗВ-СТАЖ;
-
сводные суммы начисленных и уплаченных взносов, а также информацию о задолженностях;
-
сведения о наличии условий труда, которые дают работнику право выйти на пенсию досрочно;
-
количество лиц, имеющих право на досрочный выход на пенсию, если есть соответствующие для возникновения этого права условия.
За непредставление в установленный срок либо за представление неполных или недостоверных сведений о трудовой деятельности в ПФР по форме СЗВ-ТД работодатель несет административную ответственность за нарушение трудового законодательства по ст. 5.27 КоАП РФ (для этого Фонд наделён полномочием передавать информацию о таких нарушениях в Роструд в электронной форме через единую систему межведомственного взаимодействия).
Об этом говорит новая ч. 21 ст. 17 Закона о персучете в системе ОПС № 27-ФЗ. Она влечет предупреждение или штраф:
- на должностных лиц и ИП: 1000-5000 рублей;
- на предприятие: 30 000-50 000 рублей.
За повторное нарушение в отношении СЗВ-ТД (снова в течение года) штраф составит:
- на должностных лиц и ИП: 10 000-20 000 рублей;
- на предприятие: 50 000-70 000 рублей.
Как называется отчет СЗВ с 2021 года, и зачем сдавать в ПФР сведения о приеме на работу и увольнениях сотрудников
Отчет о кадровых передвижениях в организациях и компаниях носит следующее название – «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица» (сокращенно – СЗВ-ТД).
С 2021 года Россия постепенно начинает переходить на использование электронных трудовых книжек. И даже в случае, если работник отдаст предпочтение все же бумажному варианту документа о наличии у него трудового стажа, сведения о нем обязательно будут подавать теперь Пенсионному фонду России (ПФР).
Отчет СЗВ-ТД ориентирован на то, чтобы работодатели информировали государственные органы о приеме сотрудников на работу, а также об их переводах и увольнениях. Информацию в системе регистрируют именно на этом основании, а в дальнейшем данные возможно будет получать, направляя соответствующие запросы в ПФР и МФЦ, либо на сайте «Госуслуги».
Когда требуется заполнение отчета СЗВ-ТД.
Заполнение и сдача отчета СЗВ-ТД требуется только в случае появление «кадровых мероприятий». В случае отсутствия кадровых мероприятий в истекшем месяце, отчет сдавать не требуется.
Под «кадровым мероприятием» законодательство понимает:
- прием на работу,
- увольнение работника,
- перевод:
- на другую должность,
- в другое структурное подразделение,
- из совместителей на основного работника и наоборот,
- с постоянной работы на временную и наоборот, с изменением должности,
- смена наименования должности или названия подразделения,
- присвоение новой разряда, категории, профессии и т.п.
- переименование организации,
- судебный запрет занимать определенную должность.
Изменение реквизитов уже переданного в ПФР кадрового мероприятия
Если что-нибудь изменить в кадровом документе (например, сведения о мероприятии, которые были переданы в ПФР, или просто отменить проведение), прежняя запись регистрируется как отмененная. После повторного проведения измененного или снятого с проведения документа сформируется новое мероприятие.
1. При изменении в форме СЗВ-ТД будет сформировано две строки — первая строка с ранее переданными сведениями (серого цвета – признак отмены), вторая строка — с новыми измененными данными о мероприятии
2. При снятии документа с проведения формируется одна строка с ранее переданными сведениями о мероприятии (серого цвета – признак отмены)
Если в кадровом документе меняются сведения, которые не передаются в фонд (например, суммы постоянных начислений), то при проведении документа новое мероприятие в последующем формироваться не будет.
Подавать форму СЗВ-ТД на генерального директора тоже нужно
Договор с генеральным директором бывает, как правило, срочный. По окончании срока действия договор прекращается и затем, вполне возможно, с тем же самым лицом заключается новый. Разумеется, информация обо всем этом представляется в ПФР. Каким образом это происходит? Если договор расторгнут – на следующий день в ПФР направляется СЗВ-ТД, договор подписан – также на следующий день представляется СЗВ-ТД. При этом в форме рекомендуется указывать номер приказа, которым генеральный директор назначается на должность.
Неоднозначная ситуация возникает, когда генеральный директор является единственным учредителем. Минтруд по этому поводу высказал свое мнение в письме от 24.03.2020 № 14-2\В-293: «на отношения единственного участника общества с учрежденным им обществом трудовое законодательство не распространяется. Форму подавать не нужно». Однако ситуация развивается и позиция Минтруда вполне может измениться. И поскольку трудовые отношения в приведенной ситуации присутствуют, форму подавать все же нужно.
Преимущества и недостатки отчета по форме СЗВ-ТД
В введении нового аспекта документооборота имеются свои плюсы и минусы для кадровых работников, бухгалтеров и предпринимателей, которые оформляют сотрудников на работу самостоятельно:
| № | Преимущества нововведения | Недостатки появления новой формы отчетности |
| 1 | Освобождение от необходимости ведения большого количества бумажных трудовых книжек (от оформления выписок, исправления ошибок “от руки”, выдачи документа в срок при увольнении и т.д.) | Необходимость в изучении новой формы отчета и порядка ее заполнения |
| 2 | Быстрый доступ к базе данных с информацией о трудовой деятельности сотрудников российских фирм
(и для работодателей, и для подчиненных) |
Необходимость в исправлении ошибок в случае, если форма не отправляется в электронной форме с первой попытки |
| 3 | С 2022 года не придется заниматься заполнением и хранением бумажных трудовых книжек | Сохранение части работы с бумажными трудовыми книжками, которые останутся по просьбе сотрудников до окончания 2022 года (при наличии письменного заявления) |
| 4 | Отсутствие обязанности сдачи формы в случае отсутствия работников (информация еще не подтверждена, т.к. решение по данному вопросу пока не было принято) | Возможность быть оштрафованными за несвоевременную подачу или неверное заполнение нового вида отчетности |