Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Правильное заполнение трудовой книжки в 2024 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
При потере ТК или приведения её в негодность (отсырела, истрепалась, и т.д), выдаётся дубликат — полная замена первоначального документа. В правом верхнем углу титульного листа пишется или ставится штамп “Дубликат”.
Запись о работе по совместительству
Если вы оформляете прием по совместительству, не нужно запрашивать трудовую книжку у работника.
По желанию сотрудника запись о трудоустройстве совместителя вносит основной работодатель. Для этого ему потребуется подписанная руководителем и заверенная печатью справка о работе, в которой будет указано название организации, должность сотрудника, дата и основание приема. Также в качестве подтверждающего документа сотрудник может предъявить заверенную копию приказа о приеме на работу по совместительству.
- В графе 1 поставьте номер новой записи, в графе 2 — ее дату.
- В графе 3 введите полное и краткое название организации, в которую сотрудник устроился по совместительству, и наименование должности, специальности или профессии с указанием квалификации.
- В графе 4 укажите реквизиты документа (копии приказа), на основании которого сотрудника приняли на работу в другую организацию. Занесите в трудовую дату и номер.
Как заполнить трудовую при устройстве на работу?
Данные вписывают в раздел «Сведения о работе» ТК. Работник может поступить в порядке приёма или перевода из другой организации или ИП.
Для сотрудника со своей бумажной ТК нужно заполнить этот раздел в следующем порядке:
- в столбце 3 указывается полное и сокращённое наименование организации или ИП-работодателя. Например, «Индивидуальный предприниматель Степанов Степан Сергеевич (ИП Степанов С.С.)». Разрешено применять штамп с двумя видами наименований. Если сокращённое наименование не предусмотрено, указывать его не нужно;
- в столбец 1 под наименованием ставится порядковый номер записи;
- в столбец 2 – дата приёма в формате ХХ.ХХ.ХХXХ;
- в столбец 3 – сама запись о приёме на работу. Нужно написать должность, профессию, специальность, квалификацию. Например, «Принят на должность инженера по снабжению 1 категории»;
- в столбце 4 ставятся реквизиты приказа о приёме на работу. Если приказа нет — реквизиты трудового договора.
Запись в ТК при увольнении
На основании приказа об увольнении, нужно внести аналогичную запись в ТК. Её номер будет следующим после записи о приёме либо переводе. Пустую строку оставлять нельзя. Дата записи должна совпадать с последним днём работы согласно приказу.
В столбце 3 ТК прописывается причина увольнения. Есть два варианта написания:
- “уволен (по, из-за, в связи, и т.д.)”;
- “трудовой договор расторгнут по… (из-за, в связи, и т.д.)”.
Варианты оснований для увольнения (прекращения трудового договора) могут быть разными:
- по собственному желанию;
- по соглашению сторон;
- из-за закрытия ООО или ИП;
- из-за нарушения дисциплины;
- по сокращению штата;
- в связи со смертью работника, и т.д.
Как исправить ошибку в трудовой книжке?
Даже самые ответственные и внимательные сотрудники иногда совершают ошибки при заполнении ТК. В такой ситуации не нужно паниковать: по действующим правилам внесение исправлений возможно. Итак, как правильно исправить ошибку в трудовой книжке? Главное — помнить, что зачеркивания (как и замазывания) абсолютно неприемлемы.
Например, вы заметили, что допустили ошибку в названии своей компании, однако пытаться исправить каким-либо образом эту запись не нужно. Под записью с ошибкой следует написать следующую фразу: «В наименовании организации была допущена ошибка». После этого необходимо указать правильное наименование.
Если допущена ошибка в записи о приеме на работу или увольнении, нужно под некорректной записью сделать пометку «Запись номер недействительна». Затем в ТК делается новая (правильная) запись.
Если же после записи с ошибкой появились уже другие записи, алгоритм исправления ошибок будет следующим: нужно указать порядковый номер, проставить дату, затем указать, какие сведения не соответствуют действительности и на какие их нужно заменить. В поле 4 нужно указать основания для внесения исправлений (например, реквизиты приказа). Этим способом можно исправлять ошибки и в ТК, и во вкладыше.
Иногда ошибки совершаются при заполнении титульного листа. В этом случае действует исключение: зачеркивания допускаются. Рядом с зачеркиванием нужно написать правильный вариант, заверить его подписью и печатью.
Как показывает практика, существует ряд наиболее распространенных ошибок, которые допускают как начинающие сотрудники, так и опытные кадровики. В завершение нашего материала мы приводим список типичных ошибок, зная которые, вы сможете уделить повышенное внимание проблемным моментам:
- выбран неправильный формат записи даты (месяц нужно указывать цифрами);
- не соблюден порядок внесения реквизитов приказов (например, отсутствует номер или дата);
- использованы римские символы;
- не заполнены все поля титульного листа;
- использованы сокращения в наименовании должности сотрудника или в названии подразделения;
- поставлена неправильная печать (например, запись об увольнении владельца книжки подтверждена печатью кадрового подразделения, а не гербовой).
Порядок хранения трудовых книжек
Порядок не содержит правила, согласно которому для учета трудовых книжек используются приходно-расходная книга по учету трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. То есть учет трудовых книжек, бланков трудовой книжки и вкладыша в нее работодатель вести должен (п. 39 Порядка). Но он не обязан использовать приходно-расходную книгу и книгу учета движения книжек, вкладышей. Согласно п. 40 Порядка работодатель самостоятельно разрабатывает книги (журналы) по указанному учету.
Требования к таким разрабатываемым книгам (журналам) указаны в п. 40 Порядка. При учете движения фиксируются сведения о трудовых книжках, принятых от поступивших на работу, а также о трудовых книжках и вкладышах в них, выдаваемых работникам вновь, с указанием их серии и номера. В книгу (журнал) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков и вкладышей, с указанием серии и номера каждого бланка. Указанные документы учета должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, печатью организации (при наличии). Отметим, что сургучная печать или пломбиратор уже не требуются.
При этом использование учетных книг (журналов) допустимо – работодатели, не жалеющие тратить время на разработку новых бланков, могут вносить записи в имеющиеся привычные учетные документы.
При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша. Указанную запись следует делать на титульном листе трудовой книжки, а если там места нет, то на титульном листе первого вкладыша (п. 33 Порядка).
* * *
Итак, количество разворотов в «трудовике» меняется. Порядок позволяет использовать технические средства для внесения записей. Сведения об образовании скорректированы, алгоритмы ведения трудовой книжки госслужащим, совместителям и «дистанционщикам» дополнены. В Порядке регламентированы действия в ситуации, когда сведения, внесенные в трудовую книжку, оказались ошибочными. Установлены новые сроки, в которые работодатель обязан выдать работнику на руки трудовую книжку. Разрешено не использовать приходно-расходную книгу и книгу учета движения при выдаче трудовых книжек и вкладышей, однако учитывать книжки и вкладыши необходимо.
Электронное заполнение
С введением новых правил заполнения трудовой книжки в 2024 году, вводится обязательное электронное заполнение этого документа. Теперь работодатель обязан вести трудовую книжку электронно через специализированную систему.
Электронное заполнение трудовой книжки позволяет сократить время на выполнение этой процедуры и упростить доступ к информации о трудовом стаже работника. Также это исключает возможность подделки записей в книжке и делает процесс более прозрачным.
Для заполнения трудовой книжки в электронном виде применяется специализированная система, которая предоставляет возможность добавлять новые записи о работе, изменять или удалять уже существующие записи, а также получать доступ к полной истории трудовой деятельности работника.
Система электронного заполнения трудовой книжки обеспечивает хранение всех записей в электронном виде без риска потери или повреждения документа. Кроме того, электронная трудовая книжка позволяет работнику получить доступ к своим данным через личный кабинет, что делает процесс контроля и проверки данных более комфортным и удобным.
| Преимущества электронного заполнения: |
|---|
| 1. Упрощенный доступ к информации о трудовом стаже работника. |
| 2. Исключение возможности подделки записей. |
| 3. Более прозрачный процесс ведения и контроля трудовой деятельности. |
| 4. Хранение записей в электронном виде без риска потери или повреждения документа. |
| 5. Удобный доступ к данным через личный кабинет работника. |
Как внести изменения в старые трудовые книжки?
Внесение изменений в старые трудовые книжки, которые были выданы до 2024 года, будет возможно согласно новым правилам. Для этого необходимо обратиться в соответствующую организацию, где вы получили данную трудовую книжку.
Шаг 1: Подготовьте все необходимые документы, подтверждающие изменения, которые необходимо внести в трудовую книжку. Это могут быть документы о переводе на другую должность, повышении квалификации, получении новых навыков или образования.
Шаг 2: Обратитесь в отдел кадров вашей организации или в управление учета труда и заработной платы. Предоставьте им все необходимые документы и объясните, какие изменения вы хотите внести в трудовую книжку.
Шаг 3: Сотрудники отдела кадров или управления учета труда и заработной платы проверят предоставленные документы и осуществят внесение изменений в вашу трудовую книжку.
Шаг 4: Получите обновленную трудовую книжку с внесенными изменениями. Проверьте, что все данные указаны правильно.
Важно помнить, что в случае фальсификации данных или представления недостоверных документов, вы можете быть привлечены к ответственности.
Таким образом, хотя новые правила заполнения трудовой книжки вступят в силу с 2024 года, внести изменения в старые трудовые книжки будет возможно путем обращения в отдел кадров или управление учета труда и заработной платы. Следует учесть, что процедура внесения изменений может различаться в разных организациях.
Новые формы трудовой книжки и вкладыша
Формы трудовой книжки и вкладыша в нее не менялись с 2003 года. В новые внесены незначительные правки:
- теперь есть указание, что отчество на первой странице (титульном листе) пишется только при его наличии;
- для сведений о работе в трудовой книжке отведено 14 разворотов, для сведений о награждении – 7 (ранее, напомним, их было поровну – по 10);
- сведениям о работе во вкладыше в трудовую книжку посвящено 12 разворотов и 5 – сведениям о награждении (ранее было 9 и 8 соответственно);
- указано, что печать на первую страницу трудовой книжки и вкладыша проставляется при ее наличии;
- в табличной части сведений о работе добавлено, что надо указывать не только статью и пункт закона, но и его часть.
Изменились особенности заполнения дубликата трудовой книжки. Добавили, что утративший трудовую книжку сотрудник должен немедленно об этом заявить работодателю, внесшему последнюю запись в трудовую книжку (значит, рассчитано, в том числе на тех сотрудников, которые в момент потери трудовой книжки нигде не работают). Уточнено, что работодатель должен помочь работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, только если в потере книжки виноват работодатель. Сейчас же в Инструкции работодателю предписано оказывать содействие в любом случае. Срок на выдачу работодателем дубликата трудовой книжки с момента подачи работником заявления с сентября 2021 года будет составлять 15 рабочих дней (в Правилах говорится о 15 календарных днях).
В Порядке прописано, какие сведения о работнике вносятся на первую страницу дубликата трудовой книжки и на основании каких документов. Интересно, что аналогичная информация по поводу заполнения самой трудовой книжки отсутствует, так что можно использовать требования к дубликату (п. 28 Порядка). Например, заполнение сведений об образовании работника приведено в соответствие с Федеральным законом от 29.12.2012 № 273 «Об образовании в Российской Федерации». Если ранее в Инструкции оставались устаревшие записи об образовании, то сейчас они актуализированы. Запись об образовании должна быть следующей:
- основное общее,
- среднее общее,
- среднее профессиональное,
- высшее (бакалавриат, специалитет, магистратура, подготовка кадров высшей квалификации).
Как заполнять дубликат трудовой книжки
Дубликат трудовой книжки необходим в случае утери оригинала или при его повреждении. Как работать с дубликатом и осуществлять все необходимые исправления в нем?
Во-первых, при заполнении дубликата трудовой книжки необходимо внимательно прочитать все записи, внесенные в оригинал. В случае, если в работе необходимо вносить изменения или исправления, их следует прописывать на страницах дубликата. При этом необходимо указать дату и причину внесения изменений.
Порядок заполнения дубликата трудовой книжки не отличается от заполнения оригинала. В первую очередь необходимо заполнить титульный лист, где указываются ФИО работника, данные организации, где он трудится, и номер документа. Далее переходим к заполнению таблиц, в которых прописаны записи о местах работы, периодах работы, должностях, начисленных заработках и прочих сведениях.
Кто отвечает за корректное заполнение дубликата трудовой книжки? Это ответственность работника, который заполняет трудовую книжку. Необходимо учесть все правила и требования к заполнению, чтобы избежать ошибок и проблем в будущем.
Как правильно заполнять дубликат трудовой книжки? Во-первых, все записи должны быть заполнены четко и разборчиво, чтобы избежать недоразумений. Во-вторых, необходимо заверять записи остатками ведущего работника организации или кадровым работником. Также в дубликате необходимо указать, что это копия, что является отличительным признаком от оригинала.
Где можно получить дубликат трудовой книжки и кто вносит записи? Дубликат трудовой книжки выдается по заявлению работника органом, ответственным за трудовые отношения. Все записи в дубликат могут вносить как сам работник, так и его работодатель.
Важно помнить, что заполнение дубликата трудовой книжки должно соответствовать установленным правилам и порядку. Только в этом случае дубликат будет правильно оформлен и будет полноценным документом, подтверждающим трудовую деятельность работника.
Какие данные нужно внести в трудовую книжку
Трудовую книжку необходимо заполнять при каждом изменении вашей работы, включая переводы, смену должности, работу со совместительством или прекращение трудового договора.
При заполнении трудовой книжки вам нужно указать следующие данные: фамилию, имя, отчество работника; номер и дату выдачи трудовой книжки; наименование организации, где работаете на данный момент; даты приема и увольнения соответствующей работы, а также прописать причину увольнения. В случае перехода на другую работу, в трудовую книжку следует внести запись о переводе и указать новую должность и организацию.
Если вы работаете по совместительству, то при заполнении трудовых книжек нужно указать даты начала и окончания работы, название организации и занимаемую должность.
Корректное заполнение трудовых книжек должен гарантировать сотрудник кадровой службы организации. Он отвечает за соблюдение правил внесения записей, правильность указания дат и фамилий, а также за выдачу дубликатов трудовых книжек.
В случае смерти работника, трудовую книжку следует закрыть, прописав дату смерти и причину прекращения трудового договора.
Все записи в трудовой книжке должны быть внесены на титульном листе и заверены печатью организации. При изменении данных в трудовой книжке, например, при смене фамилии после замужества, следует внести запись о том, что записи изменены, и за какую дату, а также прописать причину изменения.
Трудовые книжки, заполненные до 2023 года, все еще являются актуальными, и их заполнение и актуализация производится в старом порядке без использования ЭТК.
Как правильно заполнять трудовую книжку 2024
1. Данные о работнике:
| Фамилия, имя, отчество | Дата рождения | Пол | Гражданство |
| Иванов Иван Иванович | 01.01.1980 | Мужской | Российское |
2. Сведения о месте работы:
| Название организации | ИНН организации | ОГРН организации | Адрес организации |
| ООО «Пример» | 1234567890 | 0987654321 | г. Москва, ул. Примерная, д. 1 |
Важность правильного заполнения трудовой книжки
Во-первых, правильное заполнение трудовой книжки позволяет установить точное время работы в каждой организации. Это важно при рассмотрении вопросов о стаже работы для назначения определенных пособий, пенсий или компенсаций. Некорректные данные в трудовой книжке могут привести к неправильной расчету стажа работы и, соответственно, к упущению возможности получения льгот или компенсаций, к которым гражданин имеет право.
Во-вторых, правильное заполнение трудовой книжки помогает избежать конфликтов и споров с работодателями по вопросам оплаты труда или предоставления отпусков. Если у работника есть все необходимые записи в трудовой книжке, то доказать свои права становится намного проще. В случае же отсутствия записей или их неправильного заполнения, работник может оказаться в невыгодном положении при решении спорных ситуаций.
В-третьих, трудовая книжка является основным документом для оформления трудовых отношений с новым работодателем. Правильное заполнение этого документа позволяет передать информацию о предыдущем опыте работы и стаже в удобной и понятной форме. Это помогает работодателю принять более обоснованное решение о приеме на работу и предоставлении определенных условий труда.
Таким образом, правильное заполнение трудовой книжки является важным и ответственным процессом. Работнику следует внимательно относиться к этому документу, проверять все записи на достоверность и аккуратно заполнять каждую графу. В случае каких-либо непонятных моментов, всегда лучше обратиться за консультацией к специалисту или в отдел кадров своей организации, чтобы избежать возможных проблем в будущем.
Знакомство с трудовой книжкой
Внешний вид и формат. Трудовая книжка обычно имеет формат А5 и выполнена на плотной бумаге. Ее обложка и первая страница содержат информацию о владельце книжки – фамилию, имя, отчество, дату и место рождения, а также дату выдачи и номер удостоверяющего документа.
Структура. Трудовая книжка состоит из двух частей – основной части и вкладышей. В основной части отражается основная информация о работнике и его трудовой деятельности: места работы, должности, периоды работы, отметки о начисленной и выплаченной заработной плате, отпусках и другие данные. Вкладыши предназначены для записи изменений, связанных с трудовой деятельностью: прием на работу, переводы, изменение должности, увольнение и т.д.
Заполнение. При заполнении трудовой книжки необходимо быть внимательным и точным. Все данные должны быть указаны правильно, без опечаток и грамматических ошибок. Ошибки могут привести к неправильной интерпретации информации и возникновению проблем при последующих ситуациях, связанных с трудовой деятельностью.
Несколько полезных советов:
- Используйте только черные или синие шариковые ручки для заполнения трудовой книжки.
- Пишите разборчиво и аккуратно, чтобы информацию можно было прочитать без затруднений.
- Не допускайте перекрытия текста или исправлений поверх исправления.
- При необходимости исправления делайте их с помощью одного перечеркнутого слова или числа, под ним пишите правильный вариант, а затем свою подпись и дату исправления.
Правильно заполненная трудовая книжка является одним из ключевых документов, подтверждающих трудовую деятельность работника. Берегите ее и обращайтесь с ней ответственно, чтобы избежать неприятных ситуаций в будущем.