Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Компенсация расходов сотрудников на сотовую связь». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Работодатель в обязательном порядке должен вести учет затрат, связанных с покупкой аппаратов для сотовой связи в целях использования их в процессе трудовой деятельности на предприятии (организации). Проводка затрат в бухгалтерских, а также налоговых документах зависит от снижения ценности вещи, в данном случае — аппарата в процессе износа.
|
Государственное бюджетное образовательное учреждение дополнительного образования детей специализированная детско-юношеская спортивная школа олимпийского резерва «Аллюр» ПРИКАЗ г. Москва
О корпоративной сотовой связи С целью повышения результатов деятельности ПРИКАЗЫВАЮ:
Директор Иванов И.И. |
Мобильная связь на предприятиях и расходы на нее
Пример. Телефоны стоимостью выше 40 тысяч рублей, придется отнести к основным фондам. Тогда на них будет насчитываться амортизация, которая, в свою очередь, будет покрывать расходы на его обслуживание. Это необходимо для того, чтобы аппарат всегда использовался по назначению.
Расходы обязательно должны оформляться как положено в документах предприятия (организации). Что касается бухгалтерии, то тут расходы, которые пошли на покупку самих аппаратов, а также сим-карт относят к статье ПБУ 6/01. Их ставят в статьи расходов (на баланс обычных или прочих) по стоимости покупки и минус НДС. Если первоначальная стоимость телефонов не больше 40 тысяч рублей, то по статье №254 НК, их относят к расходам материальным.
В них еще включают подключение абонента и оплату разговоров.
Затраты на покупку телефонов-мобильников нужно оформить, подкрепить документами, а также квитанциями об оплате. Об этом сказано в статьях №252, №346.16 НК РФ. В свою очередь работодатель должен разработать документы для ведения учета своих основных фондов, а также материальных и технических резервов. Как руководство используются в данном случае постановления №71а и №7 от 30/10/1997г. и 21/01/2003г. соответственно.
Для подтверждения оснований, на которых выплачиваются компенсации сотрудникам на мобильную связь, придется выполнить определенные действия (согласно писем Минфина №03-03-06/2/178 и Минздравсоцразвития №2538-19 от 2010г.):
Нужно:
- утвердить список сотрудников, которым требуется связь для решения задач на производстве в процессе трудовой деятельности;
- разработать и утвердить правила использования служебных телефонов.
Обоснованность расходов на сотовую связь
Помимо документального подтверждения данного вида затрат, его нужно экономически обосновать. В налоговом законодательстве не закреплено понятие экономической целесообразности, нет четкого регламента, ка вести свою финансово-хозяйственную деятельность. Налогоплательщику самостоятельно оценивает экономическую эффективность, необходимость и рациональность возмещения сотрудникам денег за сотовую связь.
Если при проверке у налоговых органов возникают спорные моменты, то чаще инспекторы отталкиваются на субъективную оценку хозяйственной деятельности предприятия. Не вызовут сомнения организации, чьи сотруднику регулярно ездят в командировки и рабочие вопросы преимущественно решаются по телефону. Для оперативного решения рабочих моментов стационарная связь (если она есть) может быть недостаточно, поэтому при защите нецелесообразности использования дополнительно сотовой связи, такого аргумента будет недостаточно.
Если организация четко представляет и может подтвердить увеличение дохода за счет использования сотовой связи, контрольные налоговые органы не смогут предъявить претензии касательно этой статьи затрат. В противном случае, она вообще может не учитываться, в результате вырастет налогооблагаемая база предприятия, в отношении него могут быть применены различные штрафные санкции.
Документы для подтверждения расходов на сотовую связь
Любая статья расходов должна быть документально подтверждена, тем более, такая «неосязаемая» как компенсация за сотовую связь. Для правомерного учета затрат, связанных с ее оплатой, Минфин РФ в письме от 27 июля 2006 г. № 03-03-04/3/15 сформировал следующий перечень необходимой документации.
|
Название документа |
Что должно быть прописано |
| Приказ руководителя организации | Список должностей, работа по которым предполагает частые телефонные звонки. Здесь также может быть включен список сотрудников, которым полагается данная компенсация |
| Должная инструкция работника | Обоснование необходимости пользования сотовой связью |
| Трудовой договор и доп. соглашение к нему | Может быть прописаны условия и порядок выплаты компенсации, либо указана фиксированная сумма за пользование работником сотовой связи. |
| Договор с оператором сотовой связи и детализация счетов | Договор на имя работника, а также полная детализация счетов, исключающая включение в расчет компенсационных выплат личных разговоров сотрудника. |
Согласно пп. 14 п. 1 ст. 251 НК РФ расходы учреждения, произведенные за счет средств субсидий или лимитов бюджетных обязательств (бюджетных ассигнований), не включаются в базу по налогу на прибыль.
Однако в рамках приносящей доход деятельности обоснованные и документально подтвержденные расходы учреждения могут учитываться при исчислении налога на прибыль. Итак, по пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ в составе прочих расходов налогоплательщика могут быть учтены расходы на приобретение услуг сотовой связи при условии, что такие расходы соответствуют критериям, установленным п. 1 ст. 252 НК РФ, а также при условии включения данных о размерах и условиях осуществления соответствующих компенсационных выплат в .
Отметим, что обоснованность расходов при выплате компенсации за использование сотовой связи подтверждается следующими документами:
должностной инструкцией, в которой указывается, при исполнении каких трудовых обязанностей работник пользуется сотовой связью;
трудовым договором или другим письменным соглашением с работником, где зафиксированы размер и порядок выплаты компенсации;
копией договора работника с оператором связи, подтверждающей, что используемый в служебных целях телефонный номер зарегистрирован за работником;
копией счета оператора связи;
детализированным счетом расходов на связь от оператора связи.
Данные разъяснения представлены в письмах Минфина РФ от 23.06.2011 № 03-03-06/1/378, от 13.10.2010 № 03-03-06/2/178, Минздравсоцразвития РФ от 06.08.2010 № 2538-19 (п. 3), УФНС по г. Москве от 05.10.2010 № 16-15/104055@.
Обратите внимание: учреждение вправе включить в расчет налога на прибыль расходы на услуги связи, произведенные сверх нормативных затрат, покрываемых за счет субсидий на выполнение государственного задания, при условии что данные расходы относятся и к деятельности, приносящей доход, и к уставной бюджетной деятельности, а также соответствуют критериям ст. 252 НК РФ. В этом случае такие расходы подлежат распределению в соответствии с п. 1 ст. 272 НК РФ (письма Минфина РФ от 08.12.2016 № 03-03-06/3/73328, от 30.12.2016 № 03-03-06/3/79616, от 03.11.2016 № 03-03-06/3/64622).
Затраты на оплату услуг связи включите в состав расходов по обычным видам деятельности (п. 5 и 7 ПБУ 10/99). В бухучете расчеты с оператором мобильной связи отразите на счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» (Инструкция к плану счетов).
В зависимости от того, в каком подразделении работает сотрудник и какие функции он выполняет, начисление затрат на мобильную связь отразите проводкой:
Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44…) Кредит 60
– отражена стоимость услуг мобильной связи (на основании документов, предъявленных оператором связи).
Расплачиваться с оператором связи организация может деньгами или с помощью карт экспресс-оплаты (п. 43 и 44 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 25 мая 2005 г. № 328).
Оплату услуг мобильной связи по безналичному расчету отразите проводкой:
Дебет 60 Кредит 51
– оплачены услуги мобильной связи.
Ситуация: как отразить в бухучете расчеты с оператором мобильной связи с помощью карты экспресс-оплаты?
Если организация рассчитывается с оператором связи с помощью карт экспресс-оплаты, в учете нужно показать разницу между реальной и номинальной стоимостью карты. Как правило, такие карты приобретает сотрудник, который пользуется правом на использование мобильной связи. При выдаче аванса на покупку карты в учете сделайте запись:
Дебет 71 Кредит 50
– выдан аванс на покупку карты экспресс-оплаты (на основании расходного кассового ордера).
После того как карта будет активирована и сотрудник представит авансовый отчет, в учете нужно сделать две проводки:
Дебет 60 Кредит 71
– оплачены услуги оператора мобильной связи (на сумму номинальной стоимости карты);
Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44…) Кредит 71
– отражены расходы, связанные с приобретением карты экспресс-оплаты (на разницу между реальной и номинальной стоимостью карты).
Пример отражения в бухучете расчетов с оператором мобильной связи с помощью карт экспресс-оплаты
Менеджер ООО «Альфа» А.С. Кондратьев включен в состав сотрудников, имеющих право на пользование мобильной связью за счет организации. Должностной инструкцией Кондратьева предусмотрено использование мобильной связи для исполнения служебных обязанностей.
В марте Кондратьев находился в командировке. Для проведения срочных телефонных переговоров он приобрел карту экспресс-оплаты услуг мобильной связи. Номинальная стоимость карты – 500 руб. При ее покупке Кондратьев заплатил продавцу 520 руб.
По возвращении из командировки он приложил к авансовому отчету использованную карту и кассовый чек на сумму 520 руб.
В учете бухгалтер организации сделал следующие записи:
Дебет 60 Кредит 71 – 500 руб. – оплачены услуги оператора мобильной связи;
Дебет 26 Кредит 71 – 20 руб. – отражены расходы, связанные с приобретением карты экспресс-оплаты;
Дебет 71 Кредит 50 – 520 руб. – возмещен сотруднику перерасход по авансовому отчету.
Мобильная связь на предприятиях и расходы на нее
Работодатель в обязательном порядке должен вести учет затрат, связанных с покупкой аппаратов для сотовой связи в целях использования их в процессе трудовой деятельности на предприятии (организации). Проводка затрат в бухгалтерских, а также налоговых документах зависит от снижения ценности вещи, в данном случае — аппарата в процессе износа.
Пример. Телефоны стоимостью выше 40 тысяч рублей, придется отнести к основным фондам. Тогда на них будет насчитываться амортизация, которая, в свою очередь, будет покрывать расходы на его обслуживание. Это необходимо для того, чтобы аппарат всегда использовался по назначению.
Расходы обязательно должны оформляться как положено в документах предприятия (организации). Что касается бухгалтерии, то тут расходы, которые пошли на покупку самих аппаратов, а также сим-карт относят к статье ПБУ 6/01. Их ставят в статьи расходов (на баланс обычных или прочих) по стоимости покупки и минус НДС. Если первоначальная стоимость телефонов не больше 40 тысяч рублей, то по статье №254 НК, их относят к расходам материальным.
В них еще включают подключение абонента и оплату разговоров.
Затраты на покупку телефонов-мобильников нужно оформить, подкрепить документами, а также квитанциями об оплате. Об этом сказано в статьях №252, №346.16 НК РФ. В свою очередь работодатель должен разработать документы для ведения учета своих основных фондов, а также материальных и технических резервов. Как руководство используются в данном случае постановления №71а и №7 от 30/10/1997г. и 21/01/2003г. соответственно.
Компенсация за использование личного телефона
Если расшифровка счета на оплату услуг связи отсутствует, определить сумму расходов, связанных с производственной деятельностью, невозможно. Следовательно, условие о документальном подтверждении расходов в данном случае не выполняется. Аналогичная точка зрения изложена в письмах Минфина России от 5 июня 2008 г. № 03-03-06/1/350, от 27 июля 2006 г. № 03-03-04/3/15 и УФНС России по г. Москве от 9 февраля 2005 г. № 20-12/8153. Если компенсация выплачена, с нее нужно удержать НДФЛ (п.
3 ст. 217 и п. 1 ст. 224 НК РФ). Также на сумму компенсации нужно начислить взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний. Это связано с тем, что данная выплата рассматривается как оплата за сотрудника услуг по предоставлению телефонной связи.
Компенсация за использование сотового телефона
Из рекомендации Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса Как отразить в бухучете и при налогообложении компенсацию стоимости служебных переговоров с личного мобильного телефона сотрудника Чтобы обеспечить сотрудника мобильной связью, организация может не только сама подключиться к сотовому оператору, но и компенсировать сотрудникам стоимость звонков с их личного мобильного телефона. Виды выплат При использовании в работе собственного мобильного телефона сотрудник вправе получить два вида выплат:
- компенсацию за использование личного имущества (телефонного аппарата) или доход от сдачи его в аренду организации;
- возмещение стоимости служебных звонков.
ОСНО: налог на прибыль При расчете налога на прибыль компенсацию расходов на оплату служебных переговоров с личного телефона включите в состав прочих расходов (подп.
Документы для подтверждения расходов на сотовую связь
Любая статья расходов должна быть документально подтверждена, тем более, такая «неосязаемая» как компенсация за сотовую связь. Для правомерного учета затрат, связанных с ее оплатой, Минфин РФ в письме от 27 июля 2006 г. № 03-03-04/3/15 сформировал следующий перечень необходимой документации.
|
Название документа |
Что должно быть прописано |
| Приказ руководителя организации | Список должностей, работа по которым предполагает частые телефонные звонки. Здесь также может быть включен список сотрудников, которым полагается данная компенсация |
| Должная инструкция работника | Обоснование необходимости пользования сотовой связью |
| Трудовой договор и доп. соглашение к нему | Может быть прописаны условия и порядок выплаты компенсации, либо указана фиксированная сумма за пользование работником сотовой связи. |
| Договор с оператором сотовой связи и детализация счетов | Договор на имя работника, а также полная детализация счетов, исключающая включение в расчет компенсационных выплат личных разговоров сотрудника. |
Часто задаваемые вопросы
Вопрос №1. При приеме на должность торгового представителя между работником и работодателем был заключен трудовой гражданский договор. В связи с характером работы и отсутствием корпоративной связи, все рабочие моменты решаются по личному мобильному. Может ли работник требовать компенсацию за пользование сотовой связью.
Ответ. Нет не может, поскольку компенсация расходов на сотовую связь возможно только при официальном трудоустройстве. В противном случае, работник не имеет прав на данного рода выплату.
Вопрос №2. Ни на балансе предприятия, на за его балансом за предприятием не числятся мобильные устройства. При этом имеется статья затрат по компенсации расходов за сотовую связь. Вызовет ли сомнения обоснованность данных затрат у налоговых органов.
Ответ. С большой долей вероятности налоговые органы воспримут наличие расходов на сотовую связь и отсутствие расходов за пользование мобильными устройства подозрительным и могут исключить данную статью затрат из расчета себестоимости.
Вопрос №3. Для бухгалтерии предприятия работник представил детализацию телефонных разговор, дабы исключить из расчета время на личные звонки. Стоит ли переживать о правильности представленных данных, и кто еще может быть заинтересован в наличии подобных документов?
Ответ. Вся подтверждающая документация, имеющаяся в бухгалтерии, направляется для в налоговые органы, которые проводят тщательную проверку буквально каждой строки в детализации. Поэтому, если вы решили предоставить подобный документ, необходимо убедиться, что каждая цифра в нем не вызовет сомнений.
Вопрос №4.Каковы пределы компенсационных выплат за пользование сотовой связью.
Ответ. Установить безграничные лимиты предприятию не получится, следовательно, бесконечно отражать на балансе большие суммы компенсаций с целью уменьшения налогооблагаемой базы не получится. Контролирующие органы строго следят за размером компенсации и в случае не соответствия его экономически обоснованным затратам, могут исключить затраты из расчета себестоимости.
Вопрос №5. Можно ли в бюджетной организации использовать компенсацию за сотовую связь?
Ответ. В любой организации, если обосновать целесообразность использования сотовых телефонов в рабочих целях с экономической точки зрения, возможен учет подобного рода затрат.
Вопрос №6. Будут ли учитываться при расчете компенсации рабочие звонки в праздничные и выходные дни?
Ответ. Если в договоре прописана сумма лимита, то неважно в какое время были совершены звонки. Если же отчет идет по факту, то если произведенные расходы соответствуют п. 1 ст. 252 НК РФ, налоговые службы не будут к этому придираться.
Вопрос №7. Может ли работник рассчитывать на компенсацию расходов на сотовую связь, если к авансовому отчету прилагается только распечатанный через интернет чек?
Ответ. В законодательство не прописаны конкретные положения по этому поводу. Чтобы избежать подобных спорных ситуаций в учетной политике предприятия или при подписании соглашения о возмещении расходов на связь должен быть прописан порядок условия выплаты работнику компенсации.
Будет ли облагаться компенсация НДФЛ и страховыми взносами?
Возмещение трат на услуги связи не предполагает начисление , страховых взносов. Однако это касается случаев, когда рабочий телефон использовался только в трудовой деятельности. Если же сотрудник совершал звонки личного характера, сопутствующие расходы будут облагаться НДФЛ.
НДФЛ начисляется и в тех случаях, когда был оформлен договор аренды мобильного. К примеру, за аренду сотового телефона работодатель платит 500 рублей. Сотруднику за пользование услугами связи выплачивается фиксированная сумма размером 1 500 рублей. В данном случае облагаться НДФЛ и страховыми взносами будет сумма в 500 рублей. НДФЛ составит 65 рублей (исходя из ставки 13%).
ВАЖНО! В налоговом учете возмещение расходов будет указано как оплата услуг связи. Это актуально для любого налогового режима.
Отражение расходов в бухгалтерской документации
Бухгалтер включает те или иные расходы в статьи затрат только в том случае, если они были направлены на получение прибыли. В противном случае, налоговые органы исключат их из себестоимости.
Компенсация за сотовую связь предполагает, что договор с оператором заключен на имя работника. Таким образом он осуществляет плату за связь, подает соответствующие документы работодателю и тот возмещает ему потраченные средства.
Вне зависимости от налогового режима, компенсация за сотовую связь отражается в налоговом учете как оплата услуг связи.
Соответствует следующая бухгалтерская проводка:
|
Проводка |
Операция |
|
Дебет 20 (26, 44) – Кредит 73 |
Учтены расходы на сотовую связь |
| Дебет 73 – Кредит 50 (51) |
Расходы на сотовую связь компенсированы работнику |
Эти затраты будут учтены в себестоимости. Если организация не плати НДС. В противном случае, компенсации за сотовую связь нельзя принимать к рассмотрению в виду отсутствия счет-фактуры от оператора сотовой связи к конкретной организации.
Еще одна ситуация: договор с оператором заключен от имени сотрудника. Как учесть компенсацию расходов на мобильную связь? Статья 188 ТК закрепляет, что при использовании сотрудником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ инструмента, транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих ему, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения определяется соглашением сторон трудового договора. Контракт может быть только письменным.
При этом указывают, что размер компенсации в таком случае должен соответствовать экономически обоснованным затратам (Письмо УФНС России по г. от 20.09.2006 г. № 20-12/83834.2). Если производственный характер разговоров будет документально подтвержден, сумму выплаченной работнику компенсации можно учесть в целях налогообложения прибыли. Для его подтверждения в организации должны быть в наличии следующие документы (их заверенные копии): договор с оператором и бумаги, подтверждающие расходы (детализированный отчет, выписанный на имя работника).
Компенсация полностью не облагается НДФЛ и страховыми взносами (п. 3 ст. 217 НК РФ, пп. «и» пп. 2 п. 1 ст. 9 Закона № 212-ФЗ). Организация, для расчета налога на прибыль, учтет ее как услуги связи на основании подпункта 25 пункта 1 статьи 264 НК РФ.
Однако если компания является плательщиком НДС, то налог к вычету со стоимости услуг связи, компенсированной работнику, она принять не сможет, поскольку счет-фактура на имя фирмы отсутствует.
Экономическую обоснованность расходов при выплате такой компенсации подтверждают (Письма Минфина от 13.10.2010 г. № 03-03-06/2/178, Минздравсоцразвития от 06.08.2010 г. № 2538-19): должностная инструкция, трудовой контракт, копия договора между работником и оператором связи, копия счета оператора.
Елена Пшеничная, для журнала «Расчет»
Часто работа некоторых специалистов компании (менеджеры, специалисты отдела кадров и др.) требует значительную часть времени общаться по телефону. Руководство в такой ситуации может либо компенсировать расходы на телефонную связь и износ личных мобильных телефонов работников, либо самостоятельно приобрести служебные аппараты и SIM-карты.
Выбор того или иного варианта зависит от материальных возможностей и размера компании. С точки зрения бухгалтерского учета как в первой, так и во второй ситуации возникают некоторые нюансы, которые будут рассмотрены в статье.