Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Недостачи на предприятии: бухгалтерский и налоговый учет». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Списание недостачи возможно только за год проведения инвентаризации. По состоянию на 31 декабря текущего года 94-й счёт должен быть закрыт с нулевым сальдо. То есть итоговая инвентаризация должна проводиться до закрытия отчётного года.
Как взыскать недостачу с виновного лица
Получить реальную компенсацию за утраченные ТМЦ с материально ответственного сотрудника на деле не так просто. Трудовой кодекс предусматривает ряд условий, которые должны быть соблюдены.
- Заключён договор о материальной ответственности.
Его подписывают с сотрудниками, ответственными за приёмку, хранение, отгрузку, транспортировку ТМЦ, а также распоряжение материалами и готовой продукцией в производственных целях. Такой договор заключается при приёме на работу материально ответственного лица. Без него привлечь к ответственности нельзя.
- Сотрудник ознакомлен с должностной инструкцией.
В ней подробно расписываются трудовые обязанности работника в соответствии с должностью. Такая инструкция может служить приложением к трудовому договору или договору о материальной ответственности. Работник должен собственноручно поставить подпись, подтверждающую, что он ознакомлен с инструкцией.
- Вина доказана результатами расследования.
Просто назначить виновного не получится. Понадобятся документы, доказывающие, что утрата ТМЦ возникла из-за халатности ответственного сотрудника при условии, что он работает по инструкции и в рамках договора о материальной ответственности. По итогам расследования составляется акт, который подписывают участники инвентаризационной комиссии. На его основании предъявляются обвинения материально ответственному лицу.
При несогласии с предъявленным обвинением и суммой взыскания виновник недостачи вправе обратиться в суд.
Счет 94 предполагает следующие типичные проводки:
- ДТ94 КТ01. Недостача ОС по их остаточной стоимости.
- ДТ94 КТ03. Активов, которые используются для передачи в аренду.
- ДТ94 КТ07. Техники, которая нуждается в сборке.
- ДТ94 КТ08. ТМЦ, входящих в структуру внеоборотных активов.
- ДТ94 КТ10. Материалов.
- ДТ94 КТ11. Павших животных.
- ДТ94 КТ16. Списание сумм отклонений, которые относятся к недостающим или порченным ТМЦ.
- ДТ94 КТ19. Списание размера НДС по порченным ценностям.
- ДТ94 КТ20. Фиксация недостач, обнаруженных в рамках основного производства.
- ДТ94 КТ21. Отражение недостачи полуфабрикатов, изготовленных на самом предприятии.
- ДТ94 КТ23. Отражение недостач, обнаруженных в побочном производстве.
- ДТ94 КТ29. Недостачи, обнаруженные в обслуживающих производствах.
- ДТ94 КТ41. Недостача товаров.
- ДТ94 КТ42. Сторнирование наценки по продукции, выбывшей вследствие порчи.
- ДТ94 КТ43. Недостача изготовленной продукции.
- ДТ94 КТ44. Списание трат на продажу активов, которые относятся к испорченной и недостающей продукции.
- ДТ94 КТ45. Отражение недостачи активов, ранее зафиксированных как отгруженные.
- ДТ94 КТ50/1. Отражение недостачи денег, обнаруженной при проверке кассы.
- ДТ94 КТ50/2. Отражение недостачи бумаг, связанных с денежными расчетами, выявленной при ревизии кассы.
- ДТ94 КТ60. Отражение недостачи при приемке ТМЦ, которые направленны поставщиками.
- ДТ94 КТ71. Отражение подотчетных сумм, если они были потрачены необоснованно или по ним не отчитались.
- ДТ94 КТ73/2. Размер ущерба, отнесенный за счет сотрудника и не подлежащий взысканию. Запись подтверждается документом, согласно которому взыскание может не выполняться (к примеру, это может быть судебное решение).
- ДТ94 КТ76/2. Сумма недостач и потерь, прежде отнесенная за счет поставщиков. Не подлежит взысканию.
Инвентаризация кассы — виды, сроки, правила
По нормам текущего законодательства Российской Федерации, ревизия — это набор наиболее полная форма последующего финансового контроля, способная носить как плановый, так и внеплановый характер. Регламентированный учет, реализацией которого нужно заниматься в рамках строго установленного времени (в соответствии с бухгалтерской политикой бренда и нормативами сопутствующих законов), опирается преимущественно на положения из п. 15 Методических указаний Минфина №19. По предложенным правительственным постановлениям регулярная проверка кассы выполняется из-за:
- ликвидации и реорганизации учреждения;
- передачи имущества компании в аренду;
- подписания договорных бумаг о купле-продаже;
- создания годовой (квартальной) отчетности;
- обнаружения нехватки;
- порчи ценностей.
Обычно, о плановых процедурах ревизионного характера все сотрудники знают заранее. Люди тщательно готовятся к будущей инспекции, подбивая отчеты так, чтобы все сошлось «копейка в копейку». Именно поэтому систематический надзор подобного формата действительно работает (решает перечень присвоенных ему задач) исключительно в фирмах с честным коллективом.
Понятие и причины возникновения недостачи
Недостаток — это нехватка как денежных, так и материальных средств. Максимально объемное понятие включает в себя целый перечень различных вещей, должных находится на предприятии, но фактически на месте отсутствующих. Выявить недобор какого-либо предмета (производственных деталей, финансов и даже канцелярии) можно посредством контрольной процедуры. В качестве таковой и выступает, например, ревизия.
Как уже говорилось ранее, поводов для возникновения ситуации, в рамках которой организация, несомненно, понесла экономические потери, может быть несколько. Недоучет возникает не только из-за пресловутого злого умысла, но и вследствие банальной невнимательности, неграмотности и попросту безответственного отношения конкретного сотрудника к рабочим обязанностям.
Инвентаризация и недостача
По нормативам российского законодательства, абсолютно каждая официально зарегистрированная организация должна регулярно проводить ревизионные операции, основной целью которых становится учет активов и обязательств. Главный правовой регламент в области — это ч. 1 ст. 11 Федерального закона № 402-ФЗ от 06.12.2011. В рамках представленного документа приводятся исчерпывающие инструкции по процедурам составления годовой и квартальной бухгалтерской отчетности.
В классическом виде ревизия проводится так: отдельный специалист или группа ответственных лиц выявляет факт текущего наличия вещей на предприятии, впоследствии сопоставляя полученные данные с организационными регистрами. Человек, занимающийся подобной работой, может обнаружить, что де-юре какой-либо предмет на подведомственной территории есть, а вот реальное его наличие подтвердить не удается. Именно при появлении несостыковки появляется разговор о задействовании такого термина как недочет.
Возмещение материального ущерба работником проводки в 2023 году – Юридическая поддержка
- Для обобщения информации о расчетах с персоналом организации и ведения бухгалтерского учета всех видов расчетов с работниками, кроме расчетов по оплате труда, расчетов с подотчетными лицами и депонентами, необходимо использовать счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».
- На счете 73 учитываются, в частности, расчеты по займам, расчеты по возмещению ущерба в результате недостач, брака.
- Планом счетов к счету 73 следует задействовать, в частности, следующие субсчета:
- 73-1 «Расчеты по предоставленным займам»;
- 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»;
- 73-3 «Расчеты за товары, проданные в кредит».
- Таким образом, на субсчете 73-1 осуществляется учет расчетов с работниками по предоставленным им займам (например, на жилищное строительство или обзаведение домашним хозяйством).
А на субсчете 73-2 ведутся расчеты с работниками по возмещению материального ущерба, который они причинили организации в результате недостач и хищений имущества, брака и т.д.
При этом аналитический учет на счете 73 надо вести по каждому работнику организации.
Почему образуются излишки и недостачи
Когда инвентаризация проведения, по её итогам сравниваются учётные и фактические сведения по количеству конкретных видов ТМЦ. Если фактические показатели превышают учётные, то появляется излишек, а когда наоборот — недостача.
Излишки и недостачи ТМЦ образуются по самым разным причинам:
- ошибки при инвентаризации;
- неверное отражение имущества на счетах бухучёта;
- естественная убыль ТМЦ;
- хищения;
- ошибки в ведении складского учёта и др.
Определена недостача при инвентаризации: что делать?
При обнаружении расхождений во время проверки составляется специальная ведомость (отчет результатов). В нее вносится информация о размере недостачи, показателях допустимой недостачи, естественной убыли, а также балансовая и рыночная стоимость товара, разница между ними. Составленную документацию заверяют все члены инвентаризационной комиссии. Затем отчеты отправляют в отдел бухгалтерии, где специалисты проводят окончательную сверку фактических остатков продукции и зарегистрированного товара в учетной базе данных.
Основными документами для оформления недостачи являются унифицированные формы:
- ИНВ-6 — (акт инвентаризации товара, находящегося в пути);
- ИНВ-5 — (опись продукции, уже принятой и хранящейся на складе, в торговом зале);
- ИНВ-19 — (сличительная ведомость материальных ценностей).
Совет 5. Обязательно проведите проверку по факту причинения ущерба
Такая проверка обязательна согласно ст. 247 ТК РФ. Для проведения проверки прежде всего следует издать приказ о создании комиссии.
В этом приказе необходимо:
— указать основание создания комиссии (обнаружения ущерба);
— описать, что именно произошло;
— указать сроки работы комиссии;
— указать необходимость предоставления итогов работы комиссии руководителю.
Для чего проводится проверка? Чтобы потом доказать в суде, что имеются основания для привлечения к материальной ответственности. Что именно нужно будет доказать – указывает ст. 233 ТК РФ и п. 4 Постановления Пленума Верховного Суда от 16.11.2006 № 52:
— наличие ущерба (то есть что-то должно быть сломано, испорчено, украдено и так далее);
— совершение работником неправомерных действий (или бездействий), то есть нарушающих нормы законодательства или локальных актов компании;
— вина работника в причинении работодателю такого ущерба (умысел или неосторожность);
— наличие причинной связи между действиями работника и возникшим у работодателя ущербом.
Самое главное в работе комиссии — это истребование от работника письменного объяснения (ст. 247 ТК РФ). Лучше вручить работнику специальное уведомление о необходимости дать такие пояснения. Срок подготовки работником объяснения ТК РФ не регламентирован. Поэтому можно ориентироваться на ст.193 ТК РФ, которая отводит на представление объяснений два рабочих дня. Если по истечении этого срока работник не представил объяснений, то следует оформить акт (ст. 193 ТК РФ).
По итогам проверки обязательно нужно составить акт работы комиссии. Это и будет основной документ для привлечения к ответственности. Что указать в акте работы комиссии, нам подсказывает Постановление Пленума Верховного суда от 16.11.2006 № 52, ведь это придется доказывать в суде. Поэтому лучше не ограничиваться двумя-тремя предложениями, а описать изученные документы, пояснения работников подробно.
Акт подписывается всеми членами комиссии. С актом нужно ознакомить работника, под роспись. В случае его отказа или уклонения от ознакомления составляется соответствующий акт.
Что делать, если обнаружилась недостача?
Итак, выявлен факт недостачи. В Ведомости расхождений (сличительной ведомости) фиксируют её тип. Это может являться:
- недостачей обусловленной пределами норм естественной убыли;
- недостачей товара или материальных ценностей по вине поставщика;
- недостачей по вине работников (хищение);
- недостачей при отсутствии виновного лица.
Пошаговая инструкция выглядит следующим образом:
| Этапы инвентаризации |
| Выявление несоответствий, заполнение документации |
| Составление сотрудником или другим виновным объяснительного документа о причинах, которые привели к недостаче |
| Создание работодателем распоряжения о компенсации ущерба (в размере недостачи) виновным по средствам высчета суммы из заработной платы (в течении не более 14 дней с момента проведения проверки) |
| Сообщение виновному об удержании (не может превышать размер одной среднемесячной заработной платы) из зарплаты |
| Совершение удержания зарплаты не позже 10 дней после уведомления об этом сотрудника |
Ответы на вопросы про недостачу при инвентаризации
Вопрос №1. Может ли покупатель во время приема товара оформить акт и зафиксировать в нем недостачу в одностороннем порядке?
Да, может. При условии, что во время приема материальных ценностей не присутствует поставщик присутствовать или его уполномоченное лицо. В таком случае сторона покупателя осуществляет прием и может заактировать в одностороннем порядке факт недостачи.
Вопрос №2. Как учитывается компенсация причиненного ущерба работника или группой работников, если она выражается в личном отчислении в кассу?
В случае внесения денег непосредственно в кассу виновником или группой лиц, процесс отражают в виде дохода. Он равен сумме нанесенного убытка. Бухгалтер делает запись в операцию (другие доходы операционной деятельности) и в «доходы в результате обычной деятельности».
Вопрос №3. В случае пересортицы возможен ли взаимный зачет недостачи и излишков?
Возможен, но только в виде исключения. Порядок действий регламентирует Приказ Министерства Финансов (№ 49, вступивший в действие 13 июня 1995 года). Согласно с ним совместный зачет имеет место быть лишь за одинаков проверяемый период, у того самого работника, относительно товарно-материальных ценностей одного наименования и количества.
Вопрос №4. В каких случаях нельзя применять нормы естественной убыли?
Нельзя использовать меру естественной убыли к тем товарам, которые являются штучными или к тем, которые поступают в организацию занимающуюся торговлей, что являются в расфасовке.
Вопрос №5. Подлежит ли учету НДС, когда обнаруживается недостача?
Нет, не подлежит. Налог, который был учтен как недостающий (в результате хищения, потери, порчи имущества), не восстанавливается. Согласно п. № 3 ст. 170 НК РФ, отсутствует основание для восстановления.
Одной из наиболее актуальных проблем, которая возникает при недостаче товарно-материальных ценностей (ТМЦ) в программе 1С, является отсутствие виновного лица. В таких случаях невозможно однозначно определить, кто несет ответственность за ущерб, возникший в результате недостачи.
Недостача — это разница между фактическим количеством товаров на складе и их остатками в бухгалтерии. Причины недостачи могут быть различными: естественная убыль, ошибки при учете, хищения и т.д. Однако, не всегда возможно правильно определить и документально подтвердить причины недостачи.
Примеры недостачи могут быть разнообразными. Например, в результате проверки было обнаружено, что количество товаров на складе не соответствует данным документа. В таком случае, недостающий товар может быть списан по приказу руководителя предприятия. Однако, вопрос о виновности остается открытым.
Нормативное регулирование отсутствия виновного лица при недостаче ТМЦ в бухучете практически отсутствует. Суд может рассмотреть материалы дела и принять решение о взыскании суммы недостающего товара с должностного лица, если будет установлено его виновное участие в недостаче. Однако, шансы на такое решение суда невелики.
Важно отметить, что при отсутствии виновного лица невозможно восстановление недостающего товара или компенсация ущерба. Прибыль предприятия также остается неполной из-за материальных расхождений.
Существует несколько способов оформления недостачи в бухгалтерии. Один из них — списание недостающего товара по дебету счета «Товары» и зачисление средств по кредиту счета «Недостачи». Другой способ — проведение операции по списанию излишков товаров с дебета счета «Товары» и зачисление средств по кредиту счета «Материальные излишки».
В заключение, отсутствие виновного лица при недостаче ТМЦ в программе 1С является актуальной проблемой. Несмотря на наличие нормативного регулирования и возможность обнаружить и устранить причины недостачи, восстановление ущерба и взыскание суммы недостающего товара часто остаются невозможными.
Счет 94 предполагает следующие типичные проводки:
- ДТ94 КТ01. Недостача ОС по их остаточной стоимости.
- ДТ94 КТ03. Активов, которые используются для передачи в аренду.
- ДТ94 КТ07. Техники, которая нуждается в сборке.
- ДТ94 КТ08. ТМЦ, входящих в структуру внеоборотных активов.
- ДТ94 КТ10. Материалов.
- ДТ94 КТ11. Павших животных.
- ДТ94 КТ16. Списание сумм отклонений, которые относятся к недостающим или порченным ТМЦ.
- ДТ94 КТ19. Списание размера НДС по порченным ценностям.
- ДТ94 КТ20. Фиксация недостач, обнаруженных в рамках основного производства.
- ДТ94 КТ21. Отражение недостачи полуфабрикатов, изготовленных на самом предприятии.
- ДТ94 КТ23. Отражение недостач, обнаруженных в побочном производстве.
- ДТ94 КТ29. Недостачи, обнаруженные в обслуживающих производствах.
- ДТ94 КТ41. Недостача товаров.
- ДТ94 КТ42. Сторнирование наценки по продукции, выбывшей вследствие порчи.
- ДТ94 КТ43. Недостача изготовленной продукции.
- ДТ94 КТ44. Списание трат на продажу активов, которые относятся к испорченной и недостающей продукции.
- ДТ94 КТ45. Отражение недостачи активов, ранее зафиксированных как отгруженные.
- ДТ94 КТ50/1. Отражение недостачи денег, обнаруженной при проверке кассы.
- ДТ94 КТ50/2. Отражение недостачи бумаг, связанных с денежными расчетами, выявленной при ревизии кассы.
- ДТ94 КТ60. Отражение недостачи при приемке ТМЦ, которые направленны поставщиками.
- ДТ94 КТ71. Отражение подотчетных сумм, если они были потрачены необоснованно или по ним не отчитались.
- ДТ94 КТ73/2. Размер ущерба, отнесенный за счет сотрудника и не подлежащий взысканию. Запись подтверждается документом, согласно которому взыскание может не выполняться (к примеру, это может быть судебное решение).
- ДТ94 КТ76/2. Сумма недостач и потерь, прежде отнесенная за счет поставщиков. Не подлежит взысканию.
В приведенном выше списке счет 94 был дебетовым. Рассмотрим случаи, когда он является кредитовым:
- ДТ08/3 КТ94. Списание недостачи ТМЦ, которые находились на складе и предназначались для стройки. Предполагается, что размер недостачи будет находиться в пределах естественной убыли.
- ДТ20 КТ94. Недостачи ТМЦ в рамках норм ЕУ учтены в структуре трат главного производства.
- ДТ23 КТ94. Учет недостач в структуре трат дополнительного производства.
- ДТ25 КТ94. Учет в структуре общепроизводственных трат.
- ДТ26 КТ94. Учет в структуре общехозяйственных трат.
- ДТ29 КТ94. Учет в структуре трат обслуживающего производства.
- ДТ44 КТ94. Учет в структуре трат на реализацию.
- ДТ70 КТ94. Недостача, превышающая нормы ЕУ, удержана из зарплаты.
- ДТ73/2 КТ94. Недостача, превышающая нормы ЕУ, списана за счет виновного.
- ДТ91/2 КТ94. Включение недостачи сверх норм ЕУ в структуру прочих трат.
Последняя проводка используется в том случае, если взыскать сумму ущерба невозможно. К примеру, запись актуальна в тех случаях, когда виновные не обнаружены или суд отказал в праве на взыскание.
Как оформлять инвентаризацию
С 2013 года применять унифицированные формы первичных документов не обязательно (п. 4 ст. 9 Закона о бухучёте).
На наш взгляд, безопаснее всего разработать собственные формы документов для учёта результатов инвентаризации, взяв за основу формы, утверждённые Госкомстатом. Свои формы нужно утвердить в приложении к учётной политике организации или приказом ИП (п. 4 ст. 9 Закона о бухучёте, п. 4 ПБУ 1/2008).
Если при документальном оформлении инвентаризации допущены нарушения, могут наступить следующие последствия:
- невозможность привлечь виновных лиц к материальной ответственности (письмо Минфина от 30.12.2019 № 03-11-11/103406);
- отказ проверяющих учесть недостачу в составе налоговых расходов (письмо Минфина от 24.12.2014 № 03-03-06/1/66948);
- начисление НДС со стоимости недостачи в ходе налоговой проверки (постановление АС ДВО от 24.01.2019 № Ф03-5265/2018).
Как списать задолженность по недостаче, если виновное лицо не установлено?
Вопрос аудитору
В бюджетном учреждении произошла кража основного средства. Его стоимость отнесена на недостачу. Предварительное следствие приостановлено по п. 1 ч. 1 ст. 208 УПК РФ (не установлено лицо, подлежащее привлечению в качестве обвиняемого). Основное средство списано с баланса на основании заключения правоохранительных органов. Правильно ли будет при такой формулировке списать задолженность по недостаче по дебету счета 2 401 10 172 и кредиту счета 2 209 71 667 и отнести ее за баланс? Или такая задолженность должна числиться на балансе?
В соответствии с п. 81 федерального стандарта «Концептуальные основы», утв. приказом Минфина России от 31.12.2016 № 256н, при установлении факта хищения в учреждении обязательно проводится инвентаризация.
Стоимость украденных объектов следует списать с учета, поскольку имущество, фактически отсутствующее в учреждении, не отвечает понятию «актив». Профильная комиссия учреждения может принять решение об исключении с балансового учета недостающего основного средства в связи с невозможностью его дальнейшего использования.
Одновременно со списанием с учета объекта основных средств, выбывшего в результате хищения, сумма ущерба должна быть учтена на счете 209 00 (п. 220 инструкции, утв. приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н, далее — Инструкция № 157н). Расчеты по ущербу основным средствам отражаются на счете 0 209 71 000 (пп. 109, 110 инструкции, утв. приказом Минфина России от 16.12.2010 № 174н, далее — Инструкция № 174н).
Размер ущерба определяется исходя из текущей восстановительной стоимости материальных ценностей на день обнаружения ущерба (сумма денежных средств, которая необходима для восстановления активов). Далее задолженность по ущербу должна учитываться на балансовых счетах бухгалтерского учета с момента возникновения и до полного погашения.
В рассматриваемой ситуации предварительное следствие по уголовному делу приостановлено, поскольку не выявлено лицо, подлежащее привлечению в качестве обвиняемого (п. 1 ч. 1 ст. 208 УПК РФ). Приостановленное предварительное следствие может быть возобновлено или прекращено (ст. 211, 212 УПК РФ).
Поскольку в таком случае период получения ущерба не определен, полагаем, что изначально сумму ущерба следует отразить в составе доходов будущих периодов с применением счета 0 401 40 172 (п. 301 Инструкции № 157н).
Таким образом, в учете учреждения должны быть отражены бухгалтерские записи:
При списании по указанному основанию задолженность является сомнительной, но не безнадежной. Поэтому в дальнейшем такая задолженность подлежит учету на забалансовом счете 04 в целях наблюдения за возможностью ее взыскания. Безнадежной такая задолженность может быть признана по истечении сроков исковой давности, т.е. по истечении трех лет с момента возбуждения уголовного дела (по аналогии с продолжительностью общего срока исковой давности, установленной ст. 196 ГК РФ).
Следовательно, списание суммы ущерба по причине того, что лицо, подлежащее привлечению в качестве обвиняемого, не установлено, отражается записью: