Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «ДЛЯ ДЕТСКО-ЮНОШЕСКИХ СПОРТИВНЫХ ШКОЛ». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Этот документ тоже входит в перечень обязательных приказов, который оформляется каждый год заново. В 2020 году утвердить графики отпусков на 2021 надо не позже 17 декабря. Это правило, за которым строго следят проверяющие.
Образец номенклатуры дел организации 2020
Несмотря на несколько «громоздкое» название, данный документ имеет довольно простую и понятную структуру. На сегодняшний день нет его унифицированного образца, поэтому предприятия могут писать его в произвольной форме, добавляя необходимые разделы и пункты. При этом существуют некоторые сведения, которые должны быть в нем обязательно:
- наименование организации,
- номер и дата составления,
- перечень документов,
- подписи ответственных лиц.
В документе также следует отметить количество томов, которое имеет то или иное дело, а также в электронном или бумажном виде оно ведется. Если дело ведется в электронном виде, нумерацию страниц нужно вести по файлам и это же значение отмечать в номенклатуре.
Надо отметить, что некоторые организации те дела, которые ведутся в электронном виде, заносят в отдельный раздел документа или же формируют под них отдельную номенклатуру.
Строгих правил по оформлению документа нет, это значит, что он может вестись как вручную, так и в печатном виде. Второй вариант более удобный, поскольку документ зачастую имеет довольно внушительный объем, да и составлять его и вносить правки так гораздо удобнее. Документ можно оформлять на стандартных чистых листах формата А4 или на фирменном бланке организации.
Если бланк содержит несколько листов, их следует скрепить между собой, пронумеровать и надлежащим образом проштамповать в конце, проставив дату составления, отметив количество страниц и заверив все подписью ответственного лица.
Документ составляется в единственном экземпляре, который после утраты актуальности передается на хранение в архив предприятия.
Номенклатура дел (НД) позволяет упорядочить все дела, которые в ней заводят. Она отличается четкой систематизацией и соблюдением указанного срока хранения. Такое определение дано в статье 3.4 «Основных правил работы архивов организаций», одобренных Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.
Когда бумаги хранятся более 10 лет или постоянно, их следует учитывать более строго и упорядоченно. Систематизировать документацию помогает типовая номенклатура дел организации, к основным функциям которой относятся:
- группировка имеющихся документов по разным критериям;
- обеспечение их сохранности;
- возможность быстро найти требуемую бумагу;
- индексация дел.
Применяется она и в архивном делопроизводстве, когда документы хранятся менее 10 лет.
В зависимости от особенностей документооборота на конкретном предприятии разберем, как составить номенклатуру дел организации, которых может быть один или несколько видов.
Типовая — это нормативный документ. Ее формы закреплены в приложениях 7 (для предприятия в целом) и 8 (для структурного подразделения) «Основных правил работы архивов организаций». Сводная НД позволяет объединить данные по отделам в единый регистр.
Другой вид НД — перечень дел одного отдела, например, отдела кадров, составляется непосредственно самими кадровиками предприятия Такое решение рационально, если в силу специфики деятельности такой регистр дел не вписывается в стандарты. Здесь стоит учитывать:
- формы НД за прошлые годы;
- мнение высшего руководства и начальников подразделений;
- учредительные документы;
- штатное расписание;
- планы развития предприятия;
- отчеты с выявленными недостатками в ведении документооборота.
Существуют и примерные НД — это регистры рекомендательного характера. Они используются в определенных учреждениях. В них приводится перечень дел, подлежащих учету, и заполненный образец индекса дела по номенклатуре дел конкретного предприятия.
Так, например, в Приложении 17 к Письму Министерства образования №03-51/64 от 20.12.2000 находится пример номенклатуры дел в образовательном учреждении. А в остальных приложениях — перечень документов, подлежащих включению в нее.
Таблица со сроками хранения документов в 2021 году:
- Должностные инструкции для пришкольного лагеря
- Инструкции по охране труда для пришкольного лагеря
- Инструкции для школьного лагеря
- Инструкции для детей пришкольного лагеря
- Инструктажи для детей пришкольного лагеря
- Положения ДОУ
- Документация по коронавирусу
- Журналы по охране труда
- Акты и протоколы по ОТ в ДОУ
- Нормативные документы ОТ
В общем случае каждое образовательное учреждение должно разработать индивидуальную НД, которая является основой общего документооборота организации. Исключение составляют образовательные учреждения, для которых разработана типовая НД.
Как и примерная, типовая НД содержит обязательный перечень дел, которые заводятся в образовательных учреждениях. Но в отличие от примерной, которая носит рекомендательный характер, типовая обязательна к применению. Типовые НД разрабатываются для организаций, имеющих разветвленную сеть подведомственных учреждений.
Форма индивидуальной НД разрабатывается в соответствии со структурой, прописанной в п. 3.4.9 Основных правил работы архивов организации, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — Архивные правила). В соответствии с указанной нормой НД должна состоять из 5 граф, при этом данные из 1, 2 и 4 граф индивидуально разработанной НД затем переносятся на обложки дел. НД должна включать все заголовки дел, которые были заведены в организации в течение года.
Рассмотрим структуру НД подробнее:
1. В первой графе указываются индексы каждого из дел, причем сам индекс состоит из группы цифр, отделенных друг от друга с помощью дефиса. В индексе указывается цифровое обозначение структурного подразделения организации и номер (порядковый) дела по существующей НД в этом структурном подразделении. Например, 03-02, где 03 — цифровое обозначение структурного подразделения, а 02 — номер по порядку заголовка дел по разработанной там НД.
Архивными организациями рекомендуется сохранять схожие индексы для типичных дел разных структурных подразделений. Например, дела с приказами следует обозначать «04» во всех подразделениях организации (02-04, 03-04 и т. д.).
2. Во второй графе НД должны отображаться непосредственно сами заголовки дел. Их сортировка внутри разделов НД должна производиться исходя из степени важности, а также с учетом наличия связанных документов. Так, сначала следует расположить заголовки дел, включающих организационные вопросы, причем распорядительная документация от вышестоящих организаций должна располагаться раньше, чем локальная документация. И последними следует отобразить заголовки дел, содержащих планы и отчеты.
Заголовки тех дел, которые были заведены по географическому признаку, вносятся в алфавитном порядке исходя из присутствующих географических названий. То же касается и дел, заведенных по корреспондентскому признаку.
Среди заголовков дел не допускается использовать обобщающие названия, такие как «Разные документы», «Общая корреспонденция» и т. д. Также недопустимо использовать в заголовках сложные синтаксические обороты и вводные слова. Причем заголовки могут быть уточнены в процессе формирования дел.
Допускается использовать обобщающее слово «Документы» в отношении тех заголовков дел, в которых собрана документация по одному поднятому вопросу, но они могут быть не связаны по хронологии делопроизводства. В заголовке со словом «Документы» должно дальше идти уточнение, которое конкретно указывает на разновидности и характер документации (например, «Документы по проведению технических семинаров»).
Если в деле накапливаются документы по вопросу, не решенному в течение года, тогда заголовок такого дела должен быть внесен в номенклатуру следующего года, причем под таким же индексом. Если дело объемное (состоит из нескольких томов), то следует составить общий заголовок дела.
3. В третьей графе следует указать количество дел, томов. Графа заполняется в конце года.
4. В четвертой графе проставляется срок хранения дел.
5. В пятой графе указываются примечания. Графа может заполняться на протяжении всего срока действия данной индивидуальной НД. Здесь проставляются данные о переходящих на следующий год делах, пометка по делам, которые надлежит уничтожить или передать в другую организацию, и т. д.
Структура индивидуальной НД может формироваться по направлениям деятельности, как и примерная, но может быть построена и по другой схеме. Различают форматы построения по следующим принципам:
- структурному (администрация, учебная часть, канцелярия, бухгалтерия);
- номинальному (исходя из наименования должностей специалистов, отвечающих за формирование дел, — заведующая, методист, секретарь, медсестра и т. д.);
- смешанному (номинально-функциональному) — тогда структура примет следующий вид: название раздела, должность специалиста, а подразделы — выполняемые специалистом функции.
Примеры составления номенклатуры дел см. в материалах:
- «Как составить номенклатуру дел организации — образец»;
- «Номенклатура дел отдела кадров — образец».
В соответствии с п. 3.4.10 Архивных правил НД завершается по окончании делопроизводственного года (в учебных заведениях это окончание учебного года). В НД делается итоговая запись о количестве заведенных за этот год дел, отдельно по делам постоянного и временного хранения.
Сведения, указанные в итоговой записи НД, сообщаются соответствующему архивному учреждению. Информация об этом заносится в НД с указанием должности и расшифровки лица, сделавшего эту запись.
НД утверждается в конце каждого делопроизводственного года. При этом в действие она вводится в начале указанного года. Порядок утверждения НД подробно прописан в п. 3.2.5.3, 3.2.5.5 Государственной системы документационного обеспечения управления, утвержденной приказом Главархива СССР от 25.05.1988 № 33.
О том, как составляется приказ на утверждение НД, читайте в материале «Приказ об утверждении номенклатуры дел — образец».
Утвержденная по структуре и форме индивидуальная НД может действовать на протяжении нескольких лет, если в учреждении не произошло каких-либо коренных структурных или функциональных изменений. При изменениях НД будет уточняться и вводиться в действие новым приказом.
Экземпляр НД за каждый год должен храниться в учреждении постоянно. Такая документация учитывается в деле, формируемом секретариатом учреждения при отражении в последующей НД.
Каждое образовательное учреждение ежегодно должно вводить в действие свою индивидуальную номенклатуру дел, которая разрабатывается с учетом существующей в организации практики делопроизводства на основании примерной НД. Примерные НД служат своего рода методическим пособием, которое помогает организациям разрабатывать собственные НД с индивидуальной структурой и существующими особенностями заполнения. В индивидуальной НД должны быть отображены все документы, которые были заведены на протяжении учебного года в образовательном учреждении. Документация в НД отображается путем указания заголовков дел с указанием сроков их хранения и других имеющих значение в делопроизводстве сведений.
Все документы и важные бумаги предприятия раскладываются в отдельные папки, в зависимости от темы или структурного подразделения к которому они относятся. Каждая такая папка называется «Дело». Как правило, оно имеет свой номер и наименование. Номенклатура дел фиксирует их, распределяя определенным образом. Параллельно документ отражает сроки хранения тех или иных бумаг и количество томов в деле.
Таким образом, документ «Номенклатура дел» позволяет достичь сразу нескольких целей:
- он учитывает все дела, которые ведутся на предприятии,
- группирует их в зависимости от типа или принадлежности,
- обеспечивает их сохранность и быстрый поиск при необходимости,
- определяет правила формирования дел, в зависимости от их сути или хронологии.
Номенклатура дел часто помогает в тех случаях, когда необходимо провести «фильтрацию» документов на предмет выявления тех, которым пора в архив или на уничтожении в связи с закончившимся периодом хранения.
В номенклатуре регистрируются все дела, имеющие отношение к деятельности фирмы, невзирая на то, к головному офису они относятся или ее филиалам и представительствам (учредительные бумаги, приказы, должностные инструкции, исходящие и входящие документы и т.п.), сюда же вносятся секретные бумаги, содержащие конфиденциальную информацию или коммерческую тайну. Дела ликвидированных компаний, правопреемником которых является предприятие, также необходимо включать в номенклатурный перечень.
Исключение составляют печатные издания, к которым в числе прочего относятся книги и журналы учета, а также различного рода заявления сотрудников, внутренняя переписка между отделами и т.п. Дела, заведенные в профсоюзе, при условии, что он зарегистрирован как отдельное юридическое лицо, в номенклатуру дел организации включать тоже не нужно.
Как правило, номенклатура содержит несколько разделов, включающих основной, в который входит полный спектр учредительной документации и сопутствующих регистрации фирмы бумаг, а также другие части, включающие список дел, относящихся к различным структурным подразделениям.
Несмотря на несколько «громоздкое» название, данный документ имеет довольно простую и понятную структуру. На сегодняшний день нет его унифицированного образца, поэтому предприятия могут писать его в произвольной форме, добавляя необходимые разделы и пункты. При этом существуют некоторые сведения, которые должны быть в нем обязательно:
- наименование организации,
- номер и дата составления,
- перечень документов,
- подписи ответственных лиц.
В документе также следует отметить количество томов, которое имеет то или иное дело, а также в электронном или бумажном виде оно ведется. Если дело ведется в электронном виде, нумерацию страниц нужно вести по файлам и это же значение отмечать в номенклатуре.
Надо отметить, что некоторые организации те дела, которые ведутся в электронном виде, заносят в отдельный раздел документа или же формируют под них отдельную номенклатуру.
Строгих правил по оформлению документа нет, это значит, что он может вестись как вручную, так и в печатном виде. Второй вариант более удобный, поскольку документ зачастую имеет довольно внушительный объем, да и составлять его и вносить правки так гораздо удобнее. Документ можно оформлять на стандартных чистых листах формата А4 или на фирменном бланке организации.
Если бланк содержит несколько листов, их следует скрепить между собой, пронумеровать и надлежащим образом проштамповать в конце, проставив дату составления, отметив количество страниц и заверив все подписью ответственного лица.
Документ составляется в единственном экземпляре, который после утраты актуальности передается на хранение в архив предприятия.
Рассмотрим еще один, «радикальный», вариант, когда выявлен ��ольшой объем необходимых изменений в утвержденную номенклатуру дел на 2020 год и руководитель организации принял решение ее переоформить и утвердить заново (см. Пример 5). Метод «версионности» в данном случае окажется неприменимым, т.к. Перечень 2010 г., в соответствии с которым в утвержденной номенклатуре были определены сроки хранения дел, признан утратившим силу (приказ Минкультуры России от 17.12.2019 № 1964). Это позволяет фактически заново утверждать номенклатуру дел на 2020 год в связи с изменениями сроков хранения категорий, комплексов и видов документов и применять ее «задним числом» – с 1 января 2020 года номенклатура дел («новая») применяется в обязательном порядке, а при архивно-технической обработке документов и дел, составлении описей и актов она «применяется» по отношению к документам и за предыдущие годы (скорее всего, за 2016–2019 гг., т.к. документы должны передаваться в архив не позднее 3 лет с года завершения в делопроизводстве).
- Свежие
- Посещаемые
Этот документ тоже входит в перечень обязательных приказов, который оформляется каждый год заново. В 2020 году утвердить графики отпусков на 2021 надо не позже 17 декабря. Это правило, за которым строго следят проверяющие.
|
Важно! Утвердить отпускной график на следующий год надо не позднее, чем за две недели до окончания года. |
Инструкция по заполнению графика отпусков на сайте Профкадровик. Здесь можно скачать бланк графика.
Заполните график и утвердите его у руководителя. Если документ оформлен в унифицированной форме Т-7, его не обязательно утверждать отдельным приказом — бланк предусматривает специальное место для этого. Если же вы заполняете форму, разработанную самостоятельно, и в ней нет грифа утверждения, вам необходимо дополнительно издать приказ, обязательный в начале года, который утвердит готовый график.
Передача документов в архив
Отдельно остановимся на случае, когда документы необходимо сдавать в архив.
Такие дела готовятся для сдачи в соответствии с требованиями Госархива. Через год после завершения делопроизводства в архив организации передаются дела постоянного и временного хранения. Этот процесс проходит по графику, утвержденному руководством. Дела принимаются по описям и номенклатурам с приложением регистрационных карточек на документы. Если для текущей работы необходимо оставить какие-то из дел, то архив оформляет выдачу этих дел во временное пользование. Подготовка дел и сдача их в архив включает в себя проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описей на дела с постоянным и долговременным сроками хранения.
Опись дел создается одновременно с образованием нового экономического субъекта, то есть номенклатура дел должна быть разработана и утверждена вместе с созданием учреждения. Утвержденный документ подлежит ежегодному анализу, то есть при необходимости учреждение корректирует действующий список дел и с нового года применяет уже измененный приказ.
Все устаревшие формы дел, которые не будут применяться в новом году, торопиться исключать из описи не следует. Проверьте, соблюдены ли сроки хранения по данной категории бланков, дел и форм. Если конкретная форма упразднена, однако ее срок хранения номенклатуры дел в организации еще не истек, то не исключайте этот бланк из описи.
Внесите новые формы дел и документации в опись только в том случае, если их планируется использовать в новом отчетном периоде. Регистрировать формы «для галочки» не нужно.
Также отметим, что просто скопировать типовой или примерный перечень дел, доведенный вышестоящими министерствами и ведомствами, нельзя. Почему? Типовой или примерный перечень дел не может учитывать индивидуальных особенностей конкретного учреждения. Напомним, что несмотря на схожесть подведомственных учреждений по типам и видам деятельности, существенные различия в структуре, штатной численности и юридическим аспектам неизбежны. Именно поэтому необходимо «доработать» типовой норматив описи дел, добавив индивидуальные формы и исключив лишние дела.
Методические указания по применению
В соответствии с п. 3.4.10 Архивных правил НД завершается по окончании делопроизводственного года (в учебных заведениях это окончание учебного года). В НД делается итоговая запись о количестве заведенных за этот год дел, отдельно по делам постоянного и временного хранения.
Сведения, указанные в итоговой записи НД, сообщаются соответствующему архивному учреждению. Информация об этом заносится в НД с указанием должности и расшифровки лица, сделавшего эту запись.
НД утверждается в конце каждого делопроизводственного года. При этом в действие она вводится в начале указанного года. Порядок утверждения НД подробно прописан в п. 3.2.5.3, 3.2.5.5 Государственной системы документационного обеспечения управления, утвержденной приказом Главархива СССР от 25.05.1988 № 33.
О том, как составляется приказ на утверждение НД, читайте в материале «Приказ об утверждении номенклатуры дел — образец».
Утвержденная по структуре и форме индивидуальная НД может действовать на протяжении нескольких лет, если в учреждении не произошло каких-либо коренных структурных или функциональных изменений. При изменениях НД будет уточняться и вводиться в действие новым приказом.
Экземпляр НД за каждый год должен храниться в учреждении постоянно. Такая документация учитывается в деле, формируемом секретариатом учреждения при отражении в последующей НД.
Каждое образовательное учреждение ежегодно должно вводить в действие свою индивидуальную номенклатуру дел, которая разрабатывается с учетом существующей в организации практики делопроизводства на основании примерной НД. Примерные НД служат своего рода методическим пособием, которое помогает организациям разрабатывать собственные НД с индивидуальной структурой и существующими особенностями заполнения. В индивидуальной НД должны быть отображены все документы, которые были заведены на протяжении учебного года в образовательном учреждении. Документация в НД отображается путем указания заголовков дел с указанием сроков их хранения и других имеющих значение в делопроизводстве сведений.
Все документы и важные бумаги предприятия раскладываются в отдельные папки, в зависимости от темы или структурного подразделения к которому они относятся. Каждая такая папка называется «Дело». Как правило, оно имеет свой номер и наименование. Номенклатура дел фиксирует их, распределяя определенным образом. Параллельно документ отражает сроки хранения тех или иных бумаг и количество томов в деле.
Таким образом, документ «Номенклатура дел» позволяет достичь сразу нескольких целей:
- он учитывает все дела, которые ведутся на предприятии,
- группирует их в зависимости от типа или принадлежности,
- обеспечивает их сохранность и быстрый поиск при необходимости,
- определяет правила формирования дел, в зависимости от их сути или хронологии.
Методические рекомендации по составлению номенклатуры дел для детско-юношеских спортивных школ
Номенклатура дел составляется в целях оказания методической и практической помощи в правильной постановке и ведении делопроизводства, систематизации учета документов в детско-юношеской спортивной школы. Она обеспечивает группировку исполненных документов в дела, индексацию и поиск, сроки хранения документов, является основой для составления описей дел постоянного и временного срока хранения, по личному составу и основным учетным документом для документов временных сроков хранения, а также основой для составления актов на уничтожение дел с истекшим сроком хранения.
Ежегодно номенклатура дел на следующий год составляется сотрудником, ответственным за ведение делопроизводства и подписывается руководителем детско-юношеской спортивной школы. Ответственность за своевременность и правильность составления номенклатуры дел структурного подразделения несет его руководитель. Утвержденная номенклатура дел детско-юношеской спортивной школы в соответствии с особенностью ведения делопроизводства вводится в действие с 01 сентября на учебный год.
В графе «Срок хранения дела» указывается срок хранения дела. Отметка «постоянно» в отдельных статьях означает, что среди таких документов могут быть документы, имеющие социально-культурное или историческое значение. Срок хранения «до минования надобности» не может быть менее одного года.
Номенклатура дел в ДОУ в 2021 году: особенности составления
Дошкольные образовательные учреждения (далее — ДОУ) при систематизации образующейся в ходе их деятельности документации могут пользоваться примерной номенклатурой, представленной в письме Министерства образования от 29.09.2000 № 711/28-16. В этом случае примерная НД призвана служить методическим пособием при составлении индивидуальной НД ДОУ.
Разрабатывая индивидуальную НД, каждое дошкольное образовательное учреждение в первую очередь должно опираться на практику делопроизводства, которая сложилась в этой организации.
Примерная НД для учреждений дополнительного образования детей построена по номинально-функциональному принципу. Индивидуальная НД может быть построена как по такому же принципу, так и по иному (функциональному, структурному), исходя из особенностей документооборота учреждения.
В современном мире делопроизводство — это систематический подход и аккуратность. Если номенклатура дел оформлена качественно, то и работать с документацией в учреждении можно оперативно. Сейчас наличие номенклатуры дел обязательно для любого юридического лица, т. е. учреждения, организации, предприятия. Следовательно, о том, что такое номенклатура дел, должны знать не только те сотрудники, которые отвечают за внутренний документооборот, но и руководители всех рангов.
Теперь поговорим о том, кто в обязательном порядке должен составлять подобный перечень. Прежде всего это должны делать предприятия, передающие бумаги в госархив (п. 2 ст. 20 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», вводная часть Основных правил работы архивов организаций, одобренных Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002):
- государственные и муниципальные;
- негосударственные в части документов, отнесенных к госсобственности;
- негосударственные, если ими заключен договор с госархивом.
Остальным предприятиям это делать не обязательно. Но желательно. Образец номенклатуры дел организации на 2020 год лучше иметь, потому что она помогает систематизировать делопроизводство, а также обеспечивать сохранность архивных документов. К ним относятся, в частности, документы по личному составу, которые создаются в любой компании, и за отсутствие которых предприятие рискует получить штраф по 5.27 КоАП РФ.
Номенклатура дел бывает трех видов:
- (это нормативный документ, который определяет состав дел, оформляемых в однотипных организациях);
- примерная (определяет примерный состав дел и их индексов в организациях, на которые она распространяется);
- индивидуальная (каждая фирма разрабатывает ее самостоятельно, учитывая примерную и типовую).
В компаниях, не имеющих структурных подразделений, составляется одна номенклатура. В ней указываются заголовки всех дел, заводимых в фирме в течение календарного года. На больших предприятиях для каждого структурного подразделения составляется своя, в дальнейшем они объединяются.
ДЛЯ ДЕТСКО-ЮНОШЕСКИХ СПОРТИВНЫХ ШКОЛ
- Должностные инструкции для пришкольного лагеря
- Инструкции по охране труда для пришкольного лагеря
- Инструкции для школьного лагеря
- Инструкции для детей пришкольного лагеря
- Инструктажи для детей пришкольного лагеря
- Положения ДОУ
- Документация по коронавирусу
- Журналы по охране труда
- Акты и протоколы по ОТ в ДОУ
- Нормативные документы ОТ
В общем случае каждое образовательное учреждение должно разработать индивидуальную НД, которая является основой общего документооборота организации. Исключение составляют образовательные учреждения, для которых разработана типовая НД.
Как и примерная, типовая НД содержит обязательный перечень дел, которые заводятся в образовательных учреждениях. Но в отличие от примерной, которая носит рекомендательный характер, типовая обязательна к применению. Типовые НД разрабатываются для организаций, имеющих разветвленную сеть подведомственных учреждений.
Форма индивидуальной НД разрабатывается в соответствии со структурой, прописанной в п. 3.4.9 Основных правил работы архивов организации, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — Архивные правила). В соответствии с указанной нормой НД должна состоять из 5 граф, при этом данные из 1, 2 и 4 граф индивидуально разработанной НД затем переносятся на обложки дел. НД должна включать все заголовки дел, которые были заведены в организации в течение года.
Рассмотрим структуру НД подробнее:
1. В первой графе указываются индексы каждого из дел, причем сам индекс состоит из группы цифр, отделенных друг от друга с помощью дефиса. В индексе указывается цифровое обозначение структурного подразделения организации и номер (порядковый) дела по существующей НД в этом структурном подразделении. Например, 03-02, где 03 — цифровое обозначение структурного подразделения, а 02 — номер по порядку заголовка дел по разработанной там НД.
Архивными организациями рекомендуется сохранять схожие индексы для типичных дел разных структурных подразделений. Например, дела с приказами следует обозначать «04» во всех подразделениях организации (02-04, 03-04 и т. д.).
2. Во второй графе НД должны отображаться непосредственно сами заголовки дел. Их сортировка внутри разделов НД должна производиться исходя из степени важности, а также с учетом наличия связанных документов. Так, сначала следует расположить заголовки дел, включающих организационные вопросы, причем распорядительная документация от вышестоящих организаций должна располагаться раньше, чем локальная документация. И последними следует отобразить заголовки дел, содержащих планы и отчеты.
Заголовки тех дел, которые были заведены по географическому признаку, вносятся в алфавитном порядке исходя из присутствующих географических названий. То же касается и дел, заведенных по корреспондентскому признаку.
Среди заголовков дел не допускается использовать обобщающие названия, такие как «Разные документы», «Общая корреспонденция» и т. д. Также недопустимо использовать в заголовках сложные синтаксические обороты и вводные слова. Причем заголовки могут быть уточнены в процессе формирования дел.
Допускается использовать обобщающее слово «Документы» в отношении тех заголовков дел, в которых собрана документация по одному поднятому вопросу, но они могут быть не связаны по хронологии делопроизводства. В заголовке со словом «Документы» должно дальше идти уточнение, которое конкретно указывает на разновидности и характер документации (например, «Документы по проведению технических семинаров»).
Если в деле накапливаются документы по вопросу, не решенному в течение года, тогда заголовок такого дела должен быть внесен в номенклатуру следующего года, причем под таким же индексом. Если дело объемное (состоит из нескольких томов), то следует составить общий заголовок дела.
3. В третьей графе следует указать количество дел, томов. Графа заполняется в конце года.
4. В четвертой графе проставляется срок хранения дел.
5. В пятой графе указываются примечания. Графа может заполняться на протяжении всего срока действия данной индивидуальной НД. Здесь проставляются данные о переходящих на следующий год делах, пометка по делам, которые надлежит уничтожить или передать в другую организацию, и т. д.
Структура индивидуальной НД может формироваться по направлениям деятельности, как и примерная, но может быть построена и по другой схеме. Различают форматы построения по следующим принципам:
- структурному (администрация, учебная часть, канцелярия, бухгалтерия);
- номинальному (исходя из наименования должностей специалистов, отвечающих за формирование дел, — заведующая, методист, секретарь, медсестра и т. д.);
- смешанному (номинально-функциональному) — тогда структура примет следующий вид: название раздела, должность специалиста, а подразделы — выполняемые специалистом функции.
Примеры составления номенклатуры дел см. в материалах:
- «Как составить номенклатуру дел организации — образец»;
- «Номенклатура дел отдела кадров — образец».
ДЛЯ ДЕТСКО-ЮНОШЕСКИХ СПОРТИВНЫХ ШКОЛ
| Индекс
дела |
Заголовок дела (тома, части) |
Количес-тво дел (томов, частей) | Сроки
хранения дела и номера статей по перечню |
Приме-
чание |
|
1 |
2 | 3 | 4 | 5 |
| 01 – Руководство и контроль | ||||
| 01-01 | Законы Российской Федерации, Чувашской Республики, Указы Президента Российской Федерации, Чувашской Республики, постановления, распоряжения Правительства Российской Федерации, Кабинета Министров Чувашской Республики, относящиеся к вопросам основной деятельности, присланные для руководства и сведения | ДМН
ст. 1б |
||
| 01-02 | Приказы, указания, письма Министерства физической культуры и спорта Чувашской Республики, относящиеся к вопросам основной деятельности | ДМН
ст. 1б |
||
| 01-03 | Устав детско-юношеской спортивной школы | постоянно
ст. 13а |
хранится в организации |
|
| 01-04 | Протоколы заседаний педагогического совета и документы к ним | постоянно
ст. 5а |
до ликвидации организации |
|
| 01-05 | Протоколы заседаний тренерского совета | постоянно
ст. 5а |
до ликвидации организации |
|
| 01-06 | Приказы по основной деятельности | постоянно
ст. 6а |
до ликвидации организации | |
| 01-07 | План работы детско-юношеской спортивной школы (педагогического и тренерского советов, инструкторов-методистов, медицинского кабинета) | постоянно
ст. 90 |
до ликвидации организации |
|
| 01-08 | Текстовый отчет о деятельности детско-юношеской спортивной школ | постоянно
ст. 198б |
до ликвидации организации |
|
| 01-09 | Статистические сведения о детско-юношеской спортивной школе (форма № 5-ФК) | постоянно
ст. 199б |
до ликвидации организации |
|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| 01-10 | Справки, информации по вопросам основной деятельности, направленные в Министерство физической культуры и спорта Чувашской Республики | постоянно
ст. 42 |
до ликвидации организации |
|
| 01-11 | Документы о лицензировании деятельности детско-юношеской спортивной школы (лицензии, протоколы, решения) | постоянно
ст. 19 |
||
| 01-12 | Акты и справки проверок деятельности детско-юношеской спортивной школы вышестоящей организацией | постоянно
ст. 48 |
до ликвидации организации |
|
| 01-13 | Переписка с Министерством физической культуры и спорта Чувашской Республики, предприятиями и организациями по вопросам, входящим в компетенцию детско-юношеской спортивной школы | 5 лет ЭК
ст. 12 |
||
| 01-14 | Журнал регистрации поступающих документов (входящей корреспонденции) | 3 года
ст. 72б |
||
| 01-15 | Журнал регистрации отправляемых документов (исходящей корреспонденции) | 3 года
ст. 72б |
||
| 01-16 | Номенклатура дел | постоянно
ст. 67 а |
||
| 01-17 | Описи дел долговременного хранения и по личному составу | 75 лет
ст. 74 |
||
| 01-18 | Акт о выделении документов к уничтожению | постоянно
ст. 73 |
||
| 02. УЧЕБНО-СПОРТИВНАЯ РАБОТА | ||||
| 02-01 | Календарный план проведения соревнований | постоянно
ст. 90 |
до ликвидации организации |
|
| 02-02 | Планы-конспекты и отчеты о работе тренеров-преподавателей | 5 лет
ст. 93 |
||
| 02-03 | Описательные отчеты о деятельности школы | постоянно
ст. 198б |
до ликвидации организации |
|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| 02-04 | Документы о проведении соревнований (положения, протоколы, отчеты и др.) | ДМН | ||
| 02-05 | Документы об организации деятельности пришкольного оздоровительного лагеря для учащихся (учебно-тренеровочные сборы) (планы, информации, списки и др.) | 5 лет ЭК | ||
| 02-06 | Документы о выполнении контрольных нормативов и переводе учащихся из группы в группу по году обучения (отчеты, протоколы и др.) | ДМН | ||
| 02-07 | Письма, приглашения (вызовы) на учебно-тренеровочные сборы, соревнования, семинары судей | 3 года
ст. 508 |
||
| 02-08 | Списки членов сборной команды школы (по возрастам) | 3 года
ст. 508 |
||
| 02-09 | Расписания учебно-тренеровочных занятий | 1 год | ||
| 02-10 | Книга учета спортсменов-разрядников школы | постоянно | хранится в организации | |
| 02-11 | Книга учета проведенных спортивных соревнований | ДМН | ||
| 02-12 | Книга учета выступлений учащихся на международных, всероссийских и республиканских соревнованиях | постоянно | хранится в организации | |
| 02-13 | Журнал учета работы тренеров-преподавателей | 5 лет | ||
| 02-14 | Журнал учета инструктажа по технике безопасности во время учебно-тренеровочных сборов и соревнований | 10 лет
ст. 316б |
||
| 03. БУХГАЛТЕРИЯ | ||||
| 03-01 | Инструкции, методические указания по бухгалтерскому учету и отчетности | ДМН
ст. 10б |
||
| 03-02 | Сметы расходов по бюджетным и внебюджетным средствам | постоянно
ст. 112а |
до ликвидации организации |
|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| 03-03 | Сметы на проведение спортивных соревнований | 5 лет
ст.150 |
при условии завершения ревизии |
|
| 03-04 | Штатное расписание | постоянно
ст. 32а |
до ликвидации организации |
|
| 03-05 | Тарификационные списки работников | 25 лет
ст. 288 |
||
| 03-06 | Годовой бухгалтерский баланс исполнения сметы расходов и документы к нему | постоянно
ст. 135б |
до ликвидации организации | |
| 03-07 | Квартальный бухгалтерский баланс исполнения сметы расходов и документы к нему | 5 лет
ст. 135в |
||
| 03-08 | Лицевые счета по заработной плате работников | 75 лет ЭК
ст. 153 |
||
| 03-09 | Кредитные, хозяйственные, операционные договоры и документы к ним | 5 лет ЭК
ст. 186 |
при условии завершения ревизии | |
| 03-10 | Договоры о материальной ответственности | 5 лет
ст. 189 |
при условии завершения ревизии |
|
| 03-11 | Справки о доходах физических лиц | 5 лет
ст. 150 |
||
| 03-12 | Банковские выписки из лицевого счета | 5 лет
ст. 150 |
при условии завершения ревизии |
|
| 03-13 | Ведомости уплаты взносов за использование спортивно-оздоровительного центра | 5 лет
ст. 150 |
при условии завершения ревизии |
|
| 03-14 | Ведомости уплаты родительских взносов за обучение | 5 лет
ст.150 |
при условии завершения ревизии |
|
| 03-15 | Оборотные ведомости | 5 лет
ст.168 |
при условии завершения ревизии |
|
| 03-16 | Первичные банковские документы (бухгалтерские проводки) | 5 лет
ст.168 |
при условии завершения ревизии | |
| 03-17 | Первичные бухгалтерские документы кассово-мемориального порядка (мемориальные ордера, ведомости, авансовые отчеты, счета-фактуры и др.) | 5 лет
ст. 150 |
при условии завершения ревизии |
|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| 03-18 | Документы для начисления и выдачи расчета заработной платы (расчетно-платежные ведомости, табеля учета рабочего времени, листки временной нетрудоспособности и др.) | 5 лет
ст. 150 |
при отсутствии лицевых счетов — 75 лет |
|
| 03-19 | Приходно-расходные кассовые ордера и корешки к ним | 5 лет
ст. 150 |
при условии завершения ревизии |
|
| 03-20 | Месячные платежные ведомости учета оплаты взносов за пользование спортивно-оздоровительным центром | 5 лет
ст. 155 |
||
| 03-21 | Карточки учета спецодежды | 5 лет
ст. 150 |
при условии завершения ревизии | |
| 03-22 | Главная книга | 5 лет
ст. 148 |
при условии завершения ревизии | |
| 03-23 | Кассовая книга | 5 лет
ст. 150 |
при условии завершения ревизии | |
| 03-24 | Журналы-ордера | 5 лет
ст.148 |
при условии завершения ревизии | |
| 03-25 | Книга количественно-суммового учета материальных ценностей | 5 лет
ст. 150 |
при условии завершения ревизии |
|
| 03-26 | Книга учета текущих счетов и расчетов | 5 лет
ст. 150 |
||
| 03-27 | Книга ассигнований и фактических расчетов по бюджетным и внебюджетным средствам | 5 лет
ст. 150 |
при условии завершения ревизии |
|
| 03-28 | Книга учета средств, направленных на потребление | 5 лет
ст. 150 |
при условии завершения ревизии |
|
| 03-29 | Книга аналитического учета кассовых расходов | 5 лет
ст. 150 |
при условии завершения ревизии |
|
| 03-30 | Книга складского учета материалов | 5 лет
ст. 150 |
при условии завершения ревизии | |
| 03-31 | Журнал регистрации приходных и расходных ордеров | 5 лет
ст. 150 |
||
| 03-32 | Журнал регистрации выданных доверенностей | 5 лет
ст. 150 |
||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| 03-33 | Журнал учета выдачи справок о стаже, месте работы | 3 года
ст. 358ж |
||
| 03-34 | Журнал учета командировочных удостоверений | 3 года
ст. 358з |
||
| 03-35 | Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) | 5 лет
ст.192 |
||
| 04. РАБОТА С КАДРАМИ | ||||
| 04-01 | Приказы по личному составу тренерско-преподавательского состава | 75 лет
ст.6б |
||
| 04-02 | Приказы по личному составу учащихся | 75 лет
ст.6б |
||
| 04-03 | Приказы о предоставлении отпусков и командировок | 5 лет
ст.6в |
||
| 04-04 | Должностные инструкции работников | постоянно
ст. 35 |
до ликвидации организации | |
| 04-05 | Штатное расписание. Копия | 3 года
ст. 32б |
||
| 04-06 | Списки тренерско-преподавательского состава | 75 лет
ст. 350г |
||
| 04-07 | Личные дела работников | 75 лет ЭПК
ст. 337б |
||
| 04-08 | Личные карточки работников (ф. Т-2) | 75 лет ЭПК
ст. 339 |
||
| 04-09 | Личные карты тренеров-преподавателей | 5 лет | после увольнения | |
| 04-10 | Личные карты учащихся | 5 лет | после окончания школы | |
| 04-11 | Трудовые книжки | До востребования
ст. 342 |
невостребованные – не менее 50 лет | |
| 04-12 | Документы об аттестации тренерско-преподавательского состава школы (протоколы, представления, аттестационные листы и др.) | 15 лет ЭК
ст. 359 |
||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| 04-13 | Документы (справки, докладные, объяснительные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления, командировочные удостоверения и др.), не вошедшие в состав личных дел | 5 лет
ст. 343 |
||
| 04-14 | Заявления работников (о предоставлении отпусков, отгулов, направлении в командировки и др.) | 5 лет
ст. 343 |
||
| 04-15 | Графики предоставления отпусков | 1 год
ст. 356 |
||
| 04-16 | Журнал учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним | 50 лет
ст. 358е |
||
| 04-17 | Журнал регистрации приказов по личному составу | 75 лет
ст. 358а |
||
| 04-18 | Журнал регистрации приказов по отпускам и командировкам | 5 лет
ст. 358б |
||
| 04-19 | Журнал учета военнообязанных | 3 года
ст. 358в |
||
|
05. ТЕХНИКА БЕЗОПАСНОСТИ
И ОХРАНА ТРУДА |
||||
| 05-01 | Нормативные, правовые документы по охране труда и технике безопасности | ДМН | ||
| 05-02 | Акты проверок противопожарного состояния | 5 лет ЭК
ст. 459 |
||
| 05-03 | Журнал учета первичных средств пожаротушения | 3 года | ||
| 05-04 | Журнал учета инструктажа по технике безопасности | 10 лет
ст. 316б |
||
| 05-05 | Журнал учета мероприятий по контролю | 3 года | ||
| 05-06 | Журнал учета теплоэнергии и горячего водоснабжения | 5 лет |
Номенклатура дел спортивной школы на 2022 год с новыми сроками хранения
- Должностные инструкции для пришкольного лагеря
- Инструкции по охране труда для пришкольного лагеря
- Инструкции школьного лагеря
- Инструкции для детей лагеря
- Инструктажи для детей
- Положения ДОУ
- Документация по коронавирусу
- Журналы по охране труда
- Акты и протоколы по ОТ в ДОУ
- Нормативные документы ОТ
Номенклатура дел — это тематизированный список документации всей организации, составленный и заполненный по определенным правилам, содержащий строгое наименование имеющихся материалов, а также сроки их хранения.
Все документы, формирующиеся на предприятии, необходимо храниться какое-то количество времени. Правильно их систематизировать, распределить по делам поможет составление номенклатуры.
Она направлена на решение таких задач, как:
- классификация и своевременный учет образующейся в процессе работы учреждения документации;
- облегчение поиска необходимых материалов;
- облегчение передачи материалов, составления описей;
- подготовка материалов к хранению, а также массовой утилизации.
Обратите внимание! Согласно письму Минобрнауки России «Рекомендации по сокращению и устранению избыточной отчетности учителей» от 16.05.2016 № НТ-664/08 одной из мер борьбы с избыточной отчетностью является актуализация и составление, утверждение новых номенклатур в каждом учреждении образования.
В 2021 и в 2022 году не введены новые требования к номенклатуре дел, по-прежнему применяется письмо Минобразования от 2000 года.
Для образовательных учреждений установлен примерный бланк-основа для ведения и заполнения номенклатуры (письмо Минобразования РФ «О методических рекомендациях по работе с документами в общеобразовательных учреждениях» от 20.12.2000 № 03-51/64). Примерная форма содержится в приложении 18.
Номенклатура дел в ДОУ: как оформляется
Номенклатура дел в ДОУ оформляется в установленном порядке по общим правилам. Основой для разработки номенклатуры дел в ДОУ является Приказ Министерства культуры РФ № 558 от 25 августа 2010 года Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов , органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения. Приказ зарегистрирован в Минюсте РФ 8 сентября 2010 года № 18380.
Руководитель ДОУ прежде чем разрабатывать номенклатуру дел, должен внимательно изучить приказ № 558. Номенклатура дел может составляться на 5 лет и пересматриваться ежегодно.
С 18 февраля 2020 года вступит в силу Приказ Росархива от 20 декабря 2019 N 236 года «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения». Зарегистрирован приказ в Минюсте России 06 февраля 2020 года N 57449.
Этапы разработки номенклатуры дел
- Определить круг документов для включения в номенклатуру.
- Составить заголовки (наименования) дел.
- Разработать классификационную схему номенклатуры (порядок расположения дел).
- Определить сроки хранения дел.
- Определить системы индексации и установить индексы дел.
Отдел документационного обеспечения
Все документы, формирующиеся на предприятии, необходимо храниться какое-то количество времени. Правильно их систематизировать, распределить по делам поможет составление номенклатуры.
Ведение документа может находиться в компетенции делопроизводителя, секретаря, сотрудника/руководителя отдела канцелярии или архива, кадровика – все зависит от распределения должностных обязанностей в организации. Но в любом случае, после составления номенклатура передается на подпись руководителю компании.
О Методических рекомендациях по работе с документами в общеобразовательных учреждениях от 20 декабря 2000 — Приложение 18.
Дела, заведенные в профсоюзе, при условии, что он зарегистрирован как отдельное юридическое лицо, в номенклатуру дел организации включать тоже не нужно.
О Методических рекомендациях по работе с документами в общеобразовательных учреждениях от 20 декабря 2000 — Приложение 18.
В графе 5 «Примечание» в течение всего срока действия номенклатуры дел проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для продолжения, выявлении особо ценных документов и др.
Список дел, из которых будет состоять номенклатура, определите самостоятельно. Для этого распределите по видам, направлениям деятельности, тематике все документы, которые образуются в процессе деятельности образовательной организации (п. 1.1.1.2 Методических рекомендаций Росархива от 19.07.2018). Руководствуйтесь перечнем, утвержденным приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.
Акт об уничтожении подобных дел по истечении сроков их временного хранения согласуется с соответствующим муниципальным архивом.
Росархив утвердил новый перечень документов со сроками хранения – ТП 2019 (приказ от 20.12.2019 № 236). При этом у части документов сохранились сроки хранения из прежнего перечня – ТП 2010 (приказ Минкультуры от 25.08.2010 № 558).
Организации, которые комплектуют архивы временно хранят документы, а потом передают на постоянное хранение в архив (приказ Росархива от № 236).
Номенклатура дел спортивной школы 2021 г
Примерная номенклатура дел может быть использована при составлении индивидуальной (конкретной) номенклатуры дел.
Номенклатура дел образовательного учреждения на 2021-й и последующие годы разрабатывается с учетом специфики ведения делопроизводства каждой из таких организаций.
С 2017 года — автор и научный редактор электронных журналов по бухучету и налогообложению. Но до этого времени вела бухгалтерский и налоговый учет в бюджетной сфере, в том числе как главбух.
При составлении индивидуальной НД следует выбрать из примерного образца те заголовки дел, которые фактически есть в образовательном учреждении. Кроме того, в индивидуальной НД могут быть указаны те документы, которые фактически применяются в документообороте организации, даже если о них нет упоминания в примерной НД.