Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Трудовая функция и изменение обязанностей работника: как не ошибиться». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Что такое функциональные обязанности? Функции – это определенное и строго очерченное поле деятельности работника, его продуктивные рабочие результаты, к которым он должен стремиться. В основе деятельности любого сотрудника лежит стремление к достижению общеорганизационных успехов и целей. К таковым относятся реализация поручений руководящих структур, выполнение существующего технического регламента, выполнение операционного контроля, кадровые задачи и вопросы, делопроизводство.
Формы ПП и ДИ рекомендуется разрабатывать в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст) [8].
Обязательными реквизитами ПП и ДИ являются: наименование организации, наименование вида документа об утверждении, его дата и номер, место составления, гриф утверждения. Они помещаются в начале текста документа.
Подписи лиц, согласующих проекты ПП и ДИ, помещаются либо в конце текста документа, либо на отдельном листе согласования, реквизиты которого должны однозначно определять, какой документ был согласован.
В конце текста ПП или ДИ или на отдельном листе ознакомления работники проставляют свои подписи об ознакомлении с документом и получении его копии на руки.
Что такое функции и должностные обязанности
Функции – конкретное поле деятельности сотрудника, идеальный результат его работы, направленный на достижение общеорганизационных целей. К ним относятся, в зависимости от сферы труда, выполнение поручений руководства, кадровое делопроизводство, технический и операционный контроль и многое другое. Это ожидаемый результат, который должен принести работник в результате успешной деятельности.
Должностные обязанности – конкретные действия, выполняемые работником для исполнения функций и достижения поставленных задач. Это исчерпывающий набор процессов, которые сотрудник должен выполнять в установленные сроки и на приемлемом уровне качества. Должностные обязанности должны быть конкретными и очерчивать оптимальный способ выполнения работником поставленных задач.
Определение служебных (должностных) функций сотрудников
Статья посвящена теме создания эффективной организации с четкой функциональной структурой. Автор утверждает, что этому способствуют слаженные действия, которые в значительной мере достигаются благодаря формализации поведения членов команды, если определены и документально закреплены служебные (должностные, рабочие) функции. Служебная функция, или должностная функция, должна быть частью общеорганизационной цели.
Именно указанные служебные функции в качестве главного инструмента конкретизируют стратегию компании на всех уровнях. Решение этой задачи позволяет заложить огромный управленческий ресурс.
Создание эффективной организации с четко функционирующей структурой требует особого внимания к проектированию, или дизайну, индивидуальных должностных позиций. Известный американский исследователь в области менеджмента, исследователь организации, Генри Минцберг [1] отмечает, что одним из важных параметров дизайна должностных позиций является формализация поведения работников. Притом чем выше потребность в координации действий работников, тем выше должен быть уровень формализации поведения.
Например, для быстрого тушения пожара действия членов пожарной команды должны быть четко скоординированы и каждый должен знать: кто управляет машиной, кто подсоединяет рукав брандспойта к гидранту, кто поднимается по пожарной лестнице. Такая слаженность действий достигается в значительной степени благодаря формализации поведения членов этой команды.
Одним из основных средств формализации рабочего поведения сотрудников на всех уровнях организации является определение и документальное закрепление служебных (должностных, рабочих) функций.
Документы, в которых фиксируются служебные функции, могут называться по-разному: функциональные обязанности, должностные обязанности, функциональные задачи и т. п. Служебные функции руководителя часто фиксируются в положении о подразделении, которым он руководит. Они могут быть включены в должностную инструкцию, в которой, кроме функций, обычно фиксируются полномочия (права), ответственность, особенности взаимодействия с другими подразделениями, сотрудниками предприятия и его контрагентами, а также отдельные процедуры (процессы) деятельности. Кроме того, правильно сформулированные служебные функции могут быть включены в тексты трудовых контрактов с работниками.
По признанию многих специалистов, определение служебных функций является главным инструментом конкретизации стратегии компании на всех ее уровнях. Решение этой задачи содержит огромный управленческий ресурс, который, впрочем, на практике зачастую недооценивается. Типичным проявлением такой недооценки является следующая ситуация: должностные функции разработаны, педантично прописаны, подшиты в соответствующие папки и… забыты. Более того, по наблюдениям практиков [2], примерно треть руководителей обеспокоена бесполезностью значительных усилий, затраченных на написание этих текстов. Они даже не догадываются о возможностях повышения управляемости организации, которые содержит в себе разработка и внедрение должностных функций.
Вместе с тем без достаточно четко определенных функций невозможно создание действенных систем мотивации труда, контроля, оценки персонала. «Функции подразделений и работников — одна из самых емких и благодарных точек развития организации. Здесь более или менее грамотный руководитель видит огромные возможности для повышения управляемости организации, для ее интеграции. Но, кроме того, от этой точки идут очень чувствительные связи к изменению мотивации, организационной культуре, к нововведениям» [2]. Немецкие исследователи организации Гельмут Лаукс и Феликс Лирманн [3] также подчеркивают, что определение адекватных с точки зрения организации функций каждого отдельного сотрудника является одной из ее центральных проблем. Несогласованность функций, особенно управленческой вертикали, может стать причиной функционального кризиса организации [4].
В определении понятия служебной функции удобнее всего отталкиваться от понятия цели. Цель — это планируемый результат деятельности. Целью организации является то, чего она планирует достигнуть
в процессе своей деятельности за некоторый период. Так вот служебная функция, или должностная функция, есть та часть общеорганизационной цели, которая возлагается на конкретное подразделение или сотрудника. «…функция есть вклад подразделения и сотрудника в достижение целей фирмы», — пишет Аркадий Пригожин [2]. Эдуард Смирнов дает более расширенное определение данному понятию: «…функция — это совокупность действий, относительно однородных по некоторому признаку, направленных на достижение частной цели и подчиненных общей цели управления» [4].
Сейчас можно выделить как минимум три подхода к разработке служебных функций: описательный, продуктный и ролевой.
Описательный подход
В настоящее время в определении служебных функций чаще всего используется описательный подход. Он ориентирован на процессы, выступающие составляющими деятельности. Ключевые слова и обороты, которые используются в описании: «контролирует», «координирует», «информирует», «поддерживает», «оценивает», «ведет учет», «несет ответственность», «участвует», «содействует», «вносит предложения» и т. п., отражают эти процессы. Иными словами, описательный подход в определении служебных функций дает перечень действий, а не результат, к которому эти действия должны привести. Притом действия или задания, связанные с определенной должностью, формулируются, как правило, в достаточно общей форме. Более того, Г. Лаукс и Ф. Лирманн считают, что «более точное (детализированное) описание должностных обязанностей является невозможным/ ненужным, особенно тогда, когда эти обязанности плохо структурированы либо сильно варьируются во времени» [4]. Часто служебные функции здесь обозначаются как определенный участок работы.
За счет обобщенного описания должностных обязанностей определяется круг задач, уточнение которых может происходить со временем путем издания дополнительных указаний и инструкций. Такое определение служебных функций, безусловно, должно сочетаться с достаточно детальным и четким планированием. Вместе с тем работнику может предоставляться право самостоятельно конкретизировать стоящие перед ним задачи.
Пример
Описательная формулировка функций главного инженера компании:
Такой подход имеет два существенных недостатка [2]:
А. Пригожин отмечает также, что авторами такого рода документов чаще всего добровольно или принудительно оказываются сами исполнители функций. Они заинтересованы в обтекающих, но ни к чему не обязывающих формулировках.
Продуктный подход
Недостатки описательного подхода, по мнению А. Пригожина, позволяет преодолеть продуктный подход, когда функции отдельного работника или целого подразделения определяются через требуемый продукт деятельности или конкретный вклад работника в решение задач организации. Продуктный подход предполагает ориентацию на «внутреннего клиента», которому каждое подразделение и его сотрудники должны предоставить некоторую услугу или условный товар. В качестве «внутреннего клиента» может выступать вышестоящий руководитель или подразделение организации. При этом внутренний клиент может принять предлагаемый «товар» или потребовать его модификации. Но может и отказаться от него. Те подразделения и работники, чьи продукты деятельности не находят своего «внутреннего клиента», являются ненужными для данной организации.
Продуктный подход в определении должностных функций, по сути, лежит в основе системы управления, которая получила название «управление по целям» (или «управление, нацеленное на результаты»). Появление этого термина чаще всего связывают
с именем известного «гуру» менеджмента, американского ученого Питера Друкера [5]. В системе «управление по целям» индивидуальные служебные функции предстают как цели конкретных работников, которые вносят свой вклад в достижение целей подразделения и организации в целом.
Значение должностной инструкции
Рабочая должностная инструкция формируется для конкретизации функциональных обязанностей организации. Она предполагает:
- оптимальное и справедливое распределение набора функций между сотрудниками;
- обеспечение надлежащего уровня и своевременность реализуемых задач;
- создание благоприятной социально-психологической обстановки в коллективе сотрудников;
- предотвращение конфликтных ситуаций;
- создание слаженной системы работы и налаженных коммуникаций между работниками и отделами;
- четкое описания прав сотрудников;
- повышение коллективной и личной эффективности и ответственности;
- внедрение способов материального и нематериального стимулирования работников;
- обеспечение равномерной нагрузки работающих.
Должностные и функциональные обязанности в чем разница — Адвокат
Это и будут их должностные обязанности.
Рассмотренная методика определения служебных функций и обязанностей работников, если ее грамотно и последовательно применить ко всей организации, создает фундамент организационного порядка, на который должны укладываться остальные «кирпичики» системы управления предприятием: формализация и автоматизация документооборота; управленческий учет и бюджетирование; ключевые показатели эффективности (KPI); стандарты и регламенты выполнения работы; оценка и развитие компетенций; система мотивации и оплаты труда; механизмы развития корпоративной культуры. Внедрение современных управленческих технологий заражает предприятие «вирусом развития», что ведет к преодолению болезненного разрыва между качеством бизнеса и качеством организации.
Внимание
Но, с другой стороны, эта работа зачастую проводится настолько неумело и формально, что после окончания «проекта» на практике все остается без изменений: подчиненные облегченно вздыхают («наконец-то, нас оставили в покое») и делают вид, что строго исполняют новые предписания, а руководители пребывают в иллюзии, что им удалось-таки формализовать работу фирмы и достичь желанного порядка. Причина этого явления кроется в непонимании «устройства» организации и незнании методов определения функций и обязанностей сотрудников.
Что такое служебная функция? По определению проф. Пригожина А.И. это общефирменная цель, переведенная на уровень конкретного подразделения или работника. Другими словами, это вклад подразделения или работника в достижение общих целей организации.
Функционал сотрудника – что это значит?
Также вы скорее всего слышали еще один очень похожий термин – “функционал работника”. Что же он означает? В первую очередь, важно отметить, что сам термин достаточно широкий. Он включает в себя сразу несколько определений, а именно прогнозируемый, идеальный и ожидаемый результаты деятельности сотрудника, который помогает в достижении цели компании.
Также функционалом работника можно назвать категорию или поле деятельности человека, которые обозначают весь смысл его основных действий на рабочем месте. Очень важно, чтобы работник понимал не только свои основные обязанности и что он должен делать на рабочем месте, но и то, для чего он все это делает. Ведь это поможет работнику лучше понимать суть работы и миссию всей организации, где он работает. Скорее всего это улучшит его мотивацию.
Если же у человека нет информации об актуальных трудовых целях компании, то он будет халатно относиться к своим обязанностям, ведь тогда повседневных труд превратится для него в рутину.
Противоречия между должностными обязанностями и функциональными
В некоторых случаях возникают такие ситуации, когда рассмотренные ранее в инструкциях должностные обязанности, могут вступить в противоречия с основными функциональными обязанностями, которые были закреплены в трудовом договоре. Такие ситуации возникают нечасто, однако могут сильно демотивировать многих сотрудников организации и даже вызвать среди них недоумении.
Рекомендуем проводить опросы среди коллег, чтобы узнать, как сотрудники относятся к своим “негласным” обязанностям. В тех случаях когда несостыковка документальных обязанностей с фактическими является демотиватором для сотрудников, советуем зафиксировать это в отчете и далее уже в тандеме с вашим непосредственным руководителем или руководителем данных сотрудников решать, как можно в лучшую сторону изменить ситуацию. Так, например, можно изменить должностную инструкцию или поменять название должности.
Важно учитывать! Очень важно обратить внимание на следующий нюанс. В тех ситуациях, когда вам возможно нужно поменять обязанности сотрудника, может потребоваться получить согласие от двух сторон в данных трудовых отношениях, а именно и работодателя, и сотрудника.
В тех ситуациях, когда меняются технологические или же организационные условиях работы, наниматель вправе самостоятельно поменять трудовые функции по своей же инициативе. Но для этого ему важно соблюдать строго тот установленный порядок, который указан в 74 статье Трудового кодекса Российской Федерации.
В общем же, если какие-либо незафиксированные ранее обязанности начинают положительно влиять на результат работы подчиненных и организации в целом, тогда приведите нормативные документы — правила или должностные инструкции в соответствие с этими обязанностями.
Функции – конкретное поле деятельности сотрудника, идеальный результат его работы, направленный на достижение общеорганизационных целей. К ним относятся, в зависимости от сферы труда, выполнение поручений руководства, кадровое делопроизводство, технический и операционный контроль и многое другое. Это ожидаемый результат, который должен принести работник в результате успешной деятельности.
Должностные обязанности – конкретные действия, выполняемые работником для исполнения функций и достижения поставленных задач. Это исчерпывающий набор процессов, которые сотрудник должен выполнять в установленные сроки и на приемлемом уровне качества. Должностные обязанности должны быть конкретными и очерчивать оптимальный способ выполнения работником поставленных задач.
Функциональные обязанности работника: отличие от должностных обязанностей
- не «организация эффективной коммерческой деятельности», а «увеличение маржинальной рентабельности предприятия» — для коммерческого директора;
- «не уборка офиса», а «постоянное поддержание чистоты и порядка в помещениях» — для уборщицы;
- не «проведение технического обслуживания и ремонта оборудования», а «снижение количества отказов оборудования в цехе» — для слесаря-механика;
- не «подготовка и проведение программ обучения сотрудников», а «выполнение заказов цехов на подготовку рабочих и мастеров для производства новых изделий» — для менеджера по персоналу;
- не «ведение базы данных о товарных остатках продукции на складе», а «обеспечение соответствия информации о товарных остатках в базе данных 1С реальному количеству товаров на складе» — для начальника склада и т.д.
Подобные примеры можно подобрать для любой должности в организации.
В каких случаях пригодится ДИС?
Наличие такого документа полезно не только для работника, но и для работодателя. Рассмотрим стандартные случаи, в которых любой из сторон трудовых отношений желательно иметь в наличии ДИС:
-
Судебное разбирательство между работодателем и сотрудником. Подписанные ДИС предоставляют в качестве доказательства исполненных или неисполненных должностных обязанностей.
-
Обоснование отказа в трудоустройстве на должность. Ссылаясь на пункты ДИС, можно доказать, что кандидат не соответствует требованиям работодателя и не обладает достаточной компетенцией.
-
Проверка квалификации работника в рамках испытательного срока. Установленные при устройстве на работу должностные обязанности позволяют своевременно оценить навыки сотрудника и определить его соответствие занимаемой должности.
-
Распределение и конкретизация функционала работников. Четкие и понятные ДИС позволяют избежать рабочих конфликтов, связанных с размытыми границами ответственности и не совсем правильным распределением нагрузки между сотрудниками.
Должностная инструкция и должностные обязанности работника
При приеме на работу помимо заключения трудового договора новому сотруднику нередко работодатели предлагают ознакомиться еще и с должностной инструкцией. Некоторые работники подписываются под текстом инструкции, не читая ее, другие же удивляются: все ведь прописано в договоре, так зачем же еще одна бумажка? Работодатели зачастую относятся к должностным инструкциям пренебрежительно: во-первых, это документ необязателен для коммерческих организаций, во-вторых, как и работники искренне не понимаю, зачем «дублировать» трудовой договор. Основные права и обязанности работника действительно закрепляются в трудовом договоре, но прописать абсолютно все должностные обязанностиработника в его тексте тяжело, а потому они обычно формулируются очень размыто. Очень часто в коммерческих организациях вообще существует лишь один типовой трудовой договор для всех сотрудников, поэтому в случае конфликта очень тяжело доказывать, что работник действительно не выполнил свои трудовые обязанности. Результатом такого пренебрежительного отношения к должностным инструкциям становятся конфликты между работником и администрацией, доходящие порой и до судебного разбирательства. Так зачем же нужна должностная инструкция? Должностная инструкция – это тот документ, который способен предотвратить все или почти все разногласия сторон по поводу должностных обязанностей и максимально конкретизировать трудовую функцию работника. Предположим, что работодатель увольняет сотрудника за неоднократное неисполнение должностных обязанностей, которое выразилось в том, что сотрудник отчитывался о проделанной работе не в письменной, а в устной форме. В трудовом договоре записано просто: «должен отчитываться», в какой именно форме, не указано. Такое увольнение вполне может быть признанным незаконным, поскольку доказать, что работник отчитался (не отчитался) в устной форме, весьма проблематично. Вот такая конкретика и должна содержаться в должностной инструкции. Уточнение прав сотрудника напрямую способствует качественному выполнению им своих должностных обязанностей. Например, для выполнения задания начальника работнику нужно получить какую-то информацию из другого отдела или службы. Если сотрудник не имеет права на получение таких сведений, а коллеги их не предоставят, то наказать работника за невыполнение задания будет нельзя. Другой вопрос, если такое право закреплено в его должностной инструкции, но он им не воспользовался… Вот тут уже речь может идти и о применении дисциплинарного взыскания. Главное же отличие должностной инструкции от трудового договора состоит в том, что она является «обезличенным» документом, то есть утверждается не для данного конкретного сотрудника, а для должности. При переводах сотрудников на другие должности серьезные изменения в трудовой договор вносятся редко, что приводит к коллизии: должность у работника новая, а должностные обязанности у него старые.
Понятие и виды конституционных обязанностей человека и гражданина
Конституционные обязанности человека и гражданинапредставляют собой установленные в соответствии с потребностями развития общества и государства Конституцией РФ государственно-властные требования к личности относительно вида и меры ее должного поведения. Они являются второй неотъемлемой частью «ядра» конституционного положения личности.
Конституция РФ не содержит развернутого перечня обязанностей, хотя в идеале предполагается, что каждому субъективному праву соответствует юридическая обязанность. Такое соответствие достигается посредством закрепления конкретных обязанностей не только Конституцией РФ, но и (главным образом) российскими законами, т.е. посредством закрепления юридических обязанностей в широком смысле.
Конституция РФ устанавливает следующие обязанности:
— обязанность человека и гражданина при осуществлении своих прав и свобод не нарушать права и свободы других лиц (ч. 3 ст. 17);
— Обязанности человека в виде обязанности родителей проявлять заботу о детях, их воспитании и обязанности трудоспособных детей, достигших 18 лет, заботиться о нетрудоспособных родителях (ч. 2 и 3 ст. 38);
— обязанности каждого получить основное общее образование и обязанности родителей или лиц, их заменяющих, обеспечить получение детьми такого образования (ч. 4 ст. 43)
— обязанности каждого заботиться о сохранении исторического и культурного наследия, беречь памятники истории и культуры (ч. 3 ст. 44),
— обязанности каждого платить законно установленные налоги и сборы (ст. 57)
— обязанности каждого охранять природу и окружающую среду, бережно относиться к природным богатствам (ст. 58)
— обязанность гражданина Российской Федерации защищать Отечество (ч. 1 ст. 59).
Отсутствие широкого перечня конституционных обязанностей вызвано традицией закреплять в конституциях прежде всего права и свободы, установлением универсальной конституционной обязанности граждан соблюдать Конституцию РФ и законы (ч. 2 ст. 15), акцентированием внимания на закреплении наиболее социально значимых обязанностей человека и гражданина.
При этом требует пояснения то, что универсальная обязанность граждан соблюдать Конституцию РФ и законы предполагает более широкую трактовку:
1. во-первых, соблюдаться должны не только собственно нормы Конституции РФ и законов РФ, но и федеральные подзаконные акты, конституции, уставы, законы и подзаконные акты субъектов Федерации, акты органов местного самоуправления, принятые на основе федеральной Конституции;
2. во-вторых, данная обязанность распространяется не только на граждан Российской Федерации, но и на каждого находящегося в сфере действия Конституции РФ человека, в том числе проживающего в России гражданина иностранного государства, лица без гражданства.
Важно отметить также и то, что обязанность соблюдать Конституцию РФ означает, по существу, обязанность соблюдать основы конституционного строя и все многообразие принципиальных положений, составляющих основы правового статуса личности, общественного и государственного строя.
28. Конституционные гарантии прав и свобод человека и гражданина: понятие, виды, правовое закрепление.
Под гарантиями понимаются созданные государством условия, используемые им средства (экономического, политического, юридического характера), направленные на обеспечение человеку и гражданину реальной возможности в осуществлении его прав и свобод.
Предметом изучения конституционного права являются юридические гарантии, то есть гарантии, закрепленные в правовых нормах.
Наиболее общей гарантией прав и свобод выступает сформулированное в Конституции положение о государственной защите прав и свобод, которая не исключает право граждан самостоятельно защищать свои права и свободы всеми способами, не запрещенными законом.
Центральное место в системе юридических гарантий занимает право на судебную защиту. Конституция РФ (ч. 1 ст. 46) гарантирует каждому судебную защиту его прав и свобод. Объектом обжалования в суд могут быть: решения, действия (бездействие) органов государственной власти, органов местного самоуправления, общественных объединений и должностных лиц.
Конституция предоставляет каждому право обращаться за защитой в межгосударственные органы по защите прав и свобод человека (ч. 3 ст. 46). Условиями, необходимыми для реализации данного права служат: наличие соответствующего международного договора Российской Федерации и исчерпание всех имеющихся внутригосударственных средств правовой защиты. К числу международных органов по защите прав человека относятся Комитет по правам человека ООН, Европейская комиссия по правам человека, Европейский Суд и многие другие.
Это интересно: Перечень продуктов разрешенных для передачи в сизо
В Конституции РФ содержатся так называемые гарантии осуществления правосудия, направленные на исключение произвола в судебном разбирательстве. К ним, в частности, относятся гарантии подсудности (ст. 47), презумпция невиновности (ст. 49), недопустимость повторного осуждения за одно и то же преступление (ст. 50), право на квалифицированную юридическую помощь (ст. 48) и другие.
К числу институтов, гарантирующих права и свободы, относ��тся получивший широкое распространение институт парламентского Уполномоченного по правам человека (омбудсман). Институт омбудсмана впервые появился в 1809 г. в Швеции и в настоящее время действует более чем в 40 странах.
Конституция РФ 1993 года впервые предусмотрела введение в России должности Уполномоченного по правам человека. Его правовое положение определяется Федеральным конституционным законом от 26 февраля 1997 г. «Об Уполномоченном по правам человека в Российской Федерации».
Значение должностной инструкции
Рабочая должностная инструкция формируется для конкретизации функциональных обязанностей организации. Она предполагает:
- оптимальное и справедливое распределение набора функций между сотрудниками;
- обеспечение надлежащего уровня и своевременность реализуемых задач;
- создание благоприятной социально-психологической обстановки в коллективе сотрудников;
- предотвращение конфликтных ситуаций;
- создание слаженной системы работы и налаженных коммуникаций между работниками и отделами;
- четкое описания прав сотрудников;
- повышение коллективной и личной эффективности и ответственности;
- внедрение способов материального и нематериального стимулирования работников;
- обеспечение равномерной нагрузки работающих.
Структура должностной инструкции
1. Заголовок с указанием должности, организации, даты утверждения и номера должностной инструкции.
2. Преамбула с указанием фамилии, имени, отчества работника, для которого составлена должностная инструкция, и документов на основании которых она утверждена: Трудовой договор с работником, Трудовой кодекс Российской Федерации.
3. Общие положения:
- к какой категории работников относится лицо, для которого составлена инструкция;
- кто принимается на работу и увольняет работников данной категории;
- какими законодательными, нормативными и учредительными документами, методическими материалами, внутренними правилами и приказами компании руководствуется работник;
- какие документы, нормы, правила и процессы обязан знать работник;
- кто выполняет обязанности работника во время его отсутствия.
4. Функциональные обязанности работника.
5. Должностные обязанности работника.
6. Права работника.