Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как платить НДФЛ и сдавать расчёты 6-НДФЛ в 2023 году — разъяснения ФНС». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Согласно п. 90 статьи 217 НК РФ, доходы в виде материальной выгоды, полученные в 2021–2023 годах, освобождены от НДФЛ. Излишне удержанные в 2021 году из таких доходов суммы налога подлежат возврату по письменному заявлению налогоплательщика в соответствии с п. 1 ст. 231 НК РФ.
Когда корректировку можно не сдавать
Налоговики разрешают не представлять уточнённый расчёт 6-НДФЛ в следующих ситуациях.
Налоговый статус физлица изменился с нерезидента на резидента или наоборот в IV квартале. Перерасчёт НДФЛ в этом случае будет отражён в расчёте по форме 6-НДФЛ за год. Представлять уточнённые расчёты за I квартал, полугодие, 9 месяцев не нужно.
Работник поздно подал документы по вычету. Если работник утратил право на стандартный вычет или получил право на имущественный вычет с начала года, а документы представил только в середине года, то перерасчёт НДФЛ следует отразить в расчёте за тот период, в котором работник принёс подтверждающие документы. Подавать уточнёнку за предыдущие отчётные периоды не нужно (письмо ФНС РФ от 12.04.2017 № БС-4-11/6925, письмо УФНС РФ по г. Москве от 03.07.2017 № 13-11/099595).
НДФЛ с зарплаты за декабрь отражён в расчёте за 1 квартал следующего года. Например, если удержанный налог с заработной платы за декабрь 2020 года, выданной 31.12.2020, отражён в разделе 1 расчёта за 1 квартал 2021 года, так как срок перечисления пришёлся на январь 2021. Поскольку в этой ситуации не возникло ни завышения, ни занижения НДФЛ, подлежащего уплате в бюджет, представлять уточнённый расчёт ни за 1 квартал 2021 ни за 2020 год не требуется (письмо ФНС РФ от 12.04. 2021 № БС-4-11/4935@).
Как исправить недостоверные данные в отчёте 6-НДФЛ закрытого обособленного подразделения
Если в отчёте по закрытому обособленному подразделению выявлены ошибки, то исправления должна внести головная организация. Титульный лист корректировки заполняется следующим образом:
- в верхней части титульника — ИНН и КПП головной организации;
- в поле ОКТМО — код закрытого обособленного подразделения;
- в поле «Форма реорганизации (ликвидация) (код)» — код 9 «закрытие обособленного подразделения»;
- в поле «ИНН/КПП реорганизованной организации» — ИНН и КПП закрытого подразделения;
- период представления (код) — он должен совпадать с кодом из первичного отчёта.
Когда сдается корректировка 6-НДФЛ
Налоговый агент сдает корректировку 6-НДФЛ, когда в расчет не включены данные или в отчете имеются ошибки.
Уточненный расчет нужно сдавать по форме, действовавшей в период, за который корректируется информация (п. 5 ст. 81 НК). Когда информация корректируется за периоды с 2021 года, расчет нужно подавать по форме, регламентированной Приказом ФНС от 15.10.2020 г. № ЕД-7-11/753@.
Расчет 6-НДФЛ нужно корректировать и сдавать не только при занижении подлежащих уплате сумм налога, но также и при их завышении (Письмо ФНС от 01.11.2017 г. № ГД-4-11/22216@, Письмо ФНС от 21.07.2017 г. № БС-4-11/14329@).
Кроме арифметических и технических ошибок, возникающих в отчетности, информацию о доходах и НДФЛ нужно исправлять, когда:
- в расчете за 1 квартал нет зарплаты, которая начислена за март, но выплачена после сдачи отчета (Письмо ФНС от 25.11.2021 г. № БС-4-11/16428@);
- НДФЛ, удержанный с декабрьской зарплаты за 2021 год, выплаченной в январе 2022 года, не отразился в стр. 160 разд. 2 и в разд. 1 отчета за 1 квартал 2022 года (Письмо ФНС от 11.02.2022 г. № БС-3-11/1230@);
- пересчитывается доход за предыдущие периоды (Письмо ФНС от 21.07.2017 г. № БС-4-11/14329@, Письмо ФНС от 27.01.2017 г. № БС-4-11/1373@).
Как заполнить корректировку в прил. 1 к 6-НДФЛ
С 2021 года формируется не справка 2-НДФЛ, а справка о доходах и суммах НДФЛ (прил. 1 к отчету 6-НДФЛ). Для корректировки информации в ней в ранее поданном отчете за год в корректирующий расчет включается корректирующая или аннулирующая справка.
В заголовке уточненной справки фиксируется (п. 5.2, 5.3 Порядка заполнения, регламентированного Приказом ФНС РФ от 15.10.2020 г. № ЕД-7-11/753@):
- в гр. «Номер справки» — номер ранее поданной первоначальной справки;
- в гр. «Номер корректировки сведений» — соответствующий номер корректировки (если корректирующая справка) или код «99» (если аннулирующая справка).
Ответ на требование ФНС
Самое главное – не паниковать. Писать пояснения налоговой совсем не страшно, но я хочу дать несколько рекомендаций, которых придерживаюсь сама:
- Не давать лишнюю информацию. Ответ лаконичный, в общих чертах без конкретики. Захотят – попросят уточнение. Почему так – требования иногда носят чисто формальный характер и инспектору достаточно получить ответ в принципе.
- Не понимаешь – позвони. Проверяешь отчеты – вроде все в порядке, чего от тебя хотят, не ясно, показатели в норме, расхождений нет. В требовании указывается номер исполнителя, свяжитесь и узнайте, что имел в виду инспектор. Возможно, требование отправлено по ошибке (у меня такое бывало).
К сожалению, не всегда удается дозвониться, тогда попытайтесь отправить в ответ на требование запрос об уточнении или просто укажите, что расхождений не обнаружено.
Еще один вариант – отчеты «замылили глаз», и вы не замечаете ошибку, так что не торопитесь обвинять ФНС.
- Прикладывать строго те документы, которые запрашивают. Если написано – приложить договор аренды, решение о дивидендах, то их и отсылаем. Когда указана более размытая формулировка, к примеру, «подтверждающие документы», выбирайте, что вы готовы отослать в качестве основания (возвращаясь к первому правилу – по минимуму).
- Не игнорировать требование. Здорово было бы забиться в уголок и забыть про «страшное» письмо, но отсутствие ответа грозит блокировкой счета, пристальным вниманием к компании, даже включением в график выездной проверки (при регулярном игноре).
Если отсутствуют документы – тяните время. Подтверждайте получение впритык к сроку, просите отсрочки, отправляя часть документов, сообщите об отсутствии ответственного сотрудника (кадровика, главбуха, руководителя) и наличия пароля на компьютере с данными.
Напишите, что в связи с болезнью, нахождением в отпуске заграницей (нет связи) и т.п. невозможно связаться с человеком и получить доступ. Конечно, врать не нужно, но если причины реальные, почему нет?
Напоследок несколько вариантов формулировок ответов (конечно, нужно указать собственные данные).
Все письма обычно начинаются с фразы «В ответ на требование № … от … сообщаем, что…» (номер требования по ТКС и номер в самом письме ФНС не совпадают, я пишу номер из текста требования):
- «…расхождений между отчетом РСВ за 2019 год и 6-НДФЛ за 2019 год не обнаружено».
- «…в расчете 6-НДФЛ за 2019 год в строке 020 указана сумма начисленных доходов, включая оплаты по договорам аренды, выплату действительной части доли, принадлежавшей вышедшему участнику на праве собственности менее 5 лет. В отчете РСВ за 2019 год в строке 030 подраздела 1.1 приложения 1 указаны вознаграждения физических лиц, не включающие эти доходы в связи с тем, что они не являются объектами обложения страховыми взносами в соответствии со статьей 420 НК РФ».
- «…в отчете за 2019 год 6-НДФЛ в строку 020 включена сумма дохода в виде материальной помощи бывшему сотруднику (превышающая необлагаемый размер) – 6000 рублей. Полностью материальной помощи составляет – 10000 рублей. В РСВ за период – 2019 год материальная помощь не включалась, поскольку она не относится к объекту обложения страховыми взносами (между организацией и бывшим сотрудником отсутствуют трудовые отношения)».
- «…в РСВ за 2019 год в строку 030 подраздела 1.1 приложения 1 включена материальная помощь при рождении ребенка в размере 50000 рублей, она также отражена в строке 040, как не подлежащая обложению в соответствии со статьей 422 НК РФ. В отчете 6-НДФЛ за 2019 год материальная помощь не отражалась, т.к. этот вид дохода не подлежит налогообложению в соответствии с п. 8 статьи 217 НК РФ».
При обнаружении в поданной форме ошибки либо при пересчете НДФЛ за прошлый год подается уточнённый расчёт. Определенных сроков для этого Налоговый кодекс не предусматривает. Но если вы нашли ошибку сами, незамедлительно исправьте ее и представьте «уточнёнку».
Если внести исправление раньше того, как ошибку найдут налоговики, штрафа в размере 500 рублей можно избежать.
Особенности уточненной формы 6-НДФЛ таковы:
- указывается номер корректировки — «001» для первой, «002» для второй и так далее
- в полях, в которых найдены неточности и ошибки, нужно указать правильные данные
- остальные поля заполняются так же, как в первичном расчёте
Отдельно упомянем о том, как исправить форму, если вы указали неверный код КПП или ОКТМО. В этом случае нужно подавать 2 расчёта:
- В первом нужно указать правильные коды КПП и ОКТМО и поставить номер корректировки «000». Все прочие данные перенести из прежней формы.
- Во втором расчёте указывается номер корректировки «001», а также КПП и ОКТМО, которые были указаны в ошибочной форме. Во всех разделах должны быть проставлены нулевые данные.
Форма 6-НДФЛ с 2023 года
Форма 6-НДФЛ в 2023 году изменится. В нынешнем отчете два раздела. В них внесут дополнения.
Первый Раздел содержит информацию о сроках и суммах платежей за отчетный квартал. Со следующего года в него добавят четыре строки для сведений по срокам перечисления налога в каждом периоде. Например, за 1 квартал строки отчета заполняются так:
- в 021 нужно отразить сумму НДФЛ, исчисленную в период с 1 по 22 января;
- в 022 — в период с 23 января по 22 февраля;
- в 023 — в период с 23 февраля по 22 марта;
- в 024 — в период с 23 по 31 декабря.
Со следующего года подавать отчет нужно по новым срокам:
- отчеты по итогам кварталов будут сдавать до 25 числа месяца, идущего за отчетным периодом;
- 6-НДФЛ по итогам года нужно подать до 25 февраля года, следующего за отчетным.
Подключаем контрольные соотношения
Провести такую работу, как проверить, верен ли расчет 6-НДФЛ, можно с помощью контрольных соотношений.
Контрольные соотношения – это последовательность математических вычислений между некоторыми строчками, которые должны совпадать с другими показателями отчета, то есть все расчеты, зашифрованные в строчках отчета, должны при пересечении давать соответствующие результаты.
Проверять контрольные соотношения 6-НДФЛ (за 3 квартал 2019 года, кстати, они будут, возможно, отличаться по сравнению с 1 кварталом этого же года) организация не обязана. Эта процедура носит рекомендательный характер для исключения элементарных ошибок в отчете, допущенных бухгалтером.
В некоторых новых бухгалтерских программах уже включена такая опция, как «проверить форму 6-НДФЛ», то есть автоматическая проверка информации, занесённых в строчки отчета, на предмет соответствия контрольным соотношениям. В результате анализа программа предлагает варианты корректировки данных.
Тем не менее, рекомендуется предпринять такой шаг, как проверить 6-НДФЛ самостоятельно, пересчитать на калькуляторе несколько или все контрольные соотношения еще и вручную − это обезопасит бухгалтера от составления уточненки.
В письме налоговой службы есть двенадцать пунктов тех показателей, несоответствие которых вызовут дополнительные уточнения со стороны налоговиков.
Вот некоторые из них:
- фактическая дата подачи 6-НДФЛ совпадает с указанной датой на титульном листе отчета;
- рассчитанное значение суммарного дохода, указанное в строчке 20, должно быть не меньше значения суммарных вычетов по строчке 30;
- значение строчки 40 должно соответствовать результату следующих операций: разность строчек 20 и 30 *строчка 10/100;
- значение из строчки 40 должно быть не меньше показателя из строчки 50;
- итоговая сумма, внесенная в бюджет, должна быть не меньше дельты между суммой НДФЛ, фактически удержанного (строчка 70) и значением строчки 90 (возврат плательщику) налога.
Сопоставляем 6-НДФЛ за год с 2-НДФЛ и декларацией на прибыль
Как проверить 6-НДФЛ за 9 месяцев, 3 и 6 месяцев мы рассмотрели на примере применения контрольных соотношений по строчкам двух частей внутри отчета. А вот как проверить отчет 6-НДФЛ за год – рекомендуется использовать дополнительные инструменты.
В результате проверки значения некоторых строчек годового отчета 6-НДФЛ должны определенно соотноситься с информацией, предоставленной организацией в справке 2-НДФЛ и декларации по прибыли за тот же период.
Налоговые инспекторы применяют следующие контрольные соотношения для проверки предоставленного отчета:
- значение строчки 20 (итого начислено дохода) равно сумме по заявленным справкам 2-НДФЛ и сумме в строке 20 второго приложения в декларации по прибыли;
- значение строчки 25 (итого начислено дивидендов) должно быть равно сумме по заявленным справкам 2-НДФЛ и по коду 1010 соответствовать в приложении 2 декларации;
- строчка 40 (рассчитанный налог) совпадает по значению со строчкой 30 второго приложения декларации и с суммой рассчитанного налога по заявленным справкам 2-НДФЛ;
- удержанный налог в строчке 80 соответствует строчке 34 декларации в приложении 2 декларации и сумме неудержанного налога по заявленным справкам 2-НДФЛ;
- количество физлиц, получивших выплаты от предприятия, равно количеству справок 2-НДФЛ и числу приложений №2, оформленных к декларации.
Оформление 2 раздела труднее, чем первого. Тут довольно принципиально не сделать ошибки с датами и суммами.
2 раздел дает собой однообразные блоки для размещения данных по датам и суммам со строками с 100 до 140.
Чтобы подлинно наполнить 2 раздел потребуется верно показать даты. Дабы абсолютно точно привнести информацию, нужно изготовить документацию, из которой возможно отметить:
- Дату фактического получения дохода. Это дата − не количество выдачи средств физ.лицу на руки. Наличествует облику количество начисления дохода (по получке, к примеру, – это конечный денек месяца).
- Дату удержания НДФЛ из всего дохода. Это количество удержания налога из дохода, а не количество платежного задания по перечислению налога.
- Конечный день срока, когда организация должна была перечислить в бютжет удержанный из сего дохода НДФЛ.
В случае если эти 3 количества схожи, то бухгалтер группирует информацию и показывает ее в одном блоке строчек с 100 до 140. В случае если даты разнятся, блоки заполняются персонально по всякой дате, и численность блоков соответствует численности разновидностей дат.
Как налоговики проверяют форму 6 НДФЛ
После представления расчета в ИФНС, инспектором проводится камеральная проверка. Она выполняется без выезда налоговиков к агенту. На проведение сверки контрольных соотношений у них три месяца по статье 88 пункта 2 НК.
При проверке сверяется информация из декларации с карточкой расчетов с казной и иными отчетными формами:
- дата подачи отчета в фискальные органы, указанная на титульной странице будет не позже установленного законодательством срока;
- значение в поле 20 будет больше либо равно сведениям, указанным в поле 30;
- значение в графе 40 будет больше либо равно сведениям, отраженным в поле 50;
- для проверки значения, отраженного в поле 40, применяют формулу:
графа 40 = графа 10х (графа 20 – графа 30).
Как отчет проверяет налоговая
При поступлении заполненного отчета от предприятия налоговая проверяет его на соответствие контрольных показателей. Законодательством предусмотрен порядок проверки отчетов, выявления несоответствий и алгоритм выставлений требований и применения штрафных санкций.
Налоговикам доступна вся информация по налогоплательщику, все отчеты консолидированы в карточке налогоплательщика. Поэтому организации стоит позаботиться о такой процедуре, как проверить 2-НДФЛ перед сдачей в налоговую и декларации по налогу на прибыль, так как потом «подогнать» информацию не представится возможным.
Инспекторы проверяют полученные отчеты на предмет наличия двух типов недочетов:
- Ошибки внутри отчета – это ошибки, связанные с неправильно указанными значениями в графах отчета, то есть соотношения между строчками не выполняется (такие ошибки находят специальные бухгалтерские программы).
- Отсутствие нужных соотношений между значениями в трех документах: 2-НДФЛ, 6-НДФЛ и декларация по налогу на прибыль (такие ошибки представляется возможным обнаружить только вручную).
При выявлении ошибок инспектор запрашивает у бухгалтера объяснения информации. При не отправке ответа на требование налоговая может назначить проверку. В ходе проверки организация обязана будет предоставить оригиналы всей документации, использованной для заполнения отчета, чтобы подтвердить достоверность информации.
Для избавления всего персонала бухгалтерии от таких забот, рекомендуется самостоятельно предпринять такие действия, как проверить 6-НДФЛ, ну, а если ошибка организацией обнаружена, немедленно предоставить уточненку.
Акцентировать внимание при заполнении нужно на типовых ошибках, в том числе опечатках, так как опечатка рассматривается как недостоверность информации, даже, когда она очевидна как техническая ошибка.
Подключаем контрольные соотношения
Провести такую работу, как проверить, верен ли расчет 6-НДФЛ, можно с помощью контрольных соотношений.
Контрольные соотношения – это последовательность математических вычислений между некоторыми строчками, которые должны совпадать с другими показателями отчета, то есть все расчеты, зашифрованные в строчках отчета, должны при пересечении давать соответствующие результаты.
Проверять контрольные соотношения 6-НДФЛ (за 3 квартал 2019 года, кстати, они будут, возможно, отличаться по сравнению с 1 кварталом этого же года) организация не обязана. Эта процедура носит рекомендательный характер для исключения элементарных ошибок в отчете, допущенных бухгалтером.
В некоторых новых бухгалтерских программах уже включена такая опция, как «проверить форму 6-НДФЛ», то есть автоматическая проверка информации, занесённых в строчки отчета, на предмет соответствия контрольным соотношениям. В результате анализа программа предлагает варианты корректировки данных.
Тем не менее, рекомендуется предпринять такой шаг, как проверить 6-НДФЛ самостоятельно, пересчитать на калькуляторе несколько или все контрольные соотношения еще и вручную − это обезопасит бухгалтера от составления уточненки.
В письме налоговой службы есть двенадцать пунктов тех показателей, несоответствие которых вызовут дополнительные уточнения со стороны налоговиков.
Вот некоторые из них:
- фактическая дата подачи 6-НДФЛ совпадает с указанной датой на титульном листе отчета;
- рассчитанное значение суммарного дохода, указанное в строчке 20, должно быть не меньше значения суммарных вычетов по строчке 30;
- значение строчки 40 должно соответствовать результату следующих операций: разность строчек 20 и 30 *строчка 10/100;
- значение из строчки 40 должно быть не меньше показателя из строчки 50;
- итоговая сумма, внесенная в бюджет, должна быть не меньше дельты между суммой НДФЛ, фактически удержанного (строчка 70) и значением строчки 90 (возврат плательщику) налога.
Возвращаясь к вопросу, как проверить 6-НДФЛ, пример приведем об изменениях контрольных соотношений.
В прежних редакциях писем рекомендовалось применять в качестве контрольного соотношения для проверки 6-НДФЛ: строка 070 должна равняться сумме строк 140. Напомним, что в строчке 70 предприятие информирует, на какую сумму оно удержало НДФЛ, в строчке 140 – тот же налог с распределением по датам выплаты всех видов вознаграждений.
Затем налоговики изменили свое мнение и допускают, что это контрольное соотношение не всегда правомочно.
Исключением ранее предложенного соотношения стал перенос фактической выплаты в следующем за начислением кварталом, например, заработной платы. Поэтому во вторую часть отчета некоторые суммы в строчку 140 не попадают.
Никакого нарушения законодательства в этом случае нет: кончается один квартал, и закрывается отчет, а в следующем квартале выплачивается зарплата. Отсюда расхождение результата по ранее предложенной налоговиками формуле проверки.
Исходя из предположения, что некоторые организации начисляют и выплачивают зарплату по такой схеме, ФНС исключило это контрольное соотношение из числа обязательных. Ведомство на официальном сайте подтвердило необязательность выполнения этого соотношения.
Поэтому, чтобы выполнить такую операцию, как проверить 6-НДФЛ за 2019 год (за любой отчетный период этого года), применять это контрольное соотношение нет необходимости. Если бухгалтер все же решится на более педантичное исследование подготавливаемого к сдаче отчета, напоминаем, что разница по значениям выделенных строчек − это сумма фактической выплаты вознаграждений, на которые налог начислен в текущем отчетном периоде, а выплата будет произведена в следующем квартале.
Контрольные соотношения
Каждый вид отчетности допускает применение контрольных соотношений. Под этим термином подразумевается соответствие числовых данных определенной строки итоговому значению других строк. В ряде случаев сверка проходит по принципу «больше-меньше»: важно, чтобы цифры, внесенные в одной графе, были больше либо меньше данных, обозначенных в других разделах.
Контрольные соотношения, применяемые к 6-НДФЛ, предполагают сверку между формами 2-НДФЛ и РСВ. Помимо этого, представители налоговой инспекции осуществляют проверку на основании сопоставления данных внутри формы.
В июне 2017 г. ФНС освежила формулы, применяемые для сверок. Большинство проверочных точек совпадают с предыдущими версиями. Согласно правилам новой редакции инспектор возьмет в работу отчет даже без нужной корреляции между строками. Причиной для отказа в принятии формы 6-НДФЛ может стать:
- расхождение сумм взносов в 1 разделе;
- несоответствие сумм взносов по 3 разделу.
Чтобы не тратить время на составление корректирующей отчетности, необходимо в первую очередь уделить внимание этим разделам, и проверить отчет по установленным формулам.
Прошла камеральная проверка: дальнейшие действия юр лица
Если камеральная проверка прошла, и к форме 6 НДФЛ вопросов не было, налоговики юр лицо об этом не уведомляют. При обнаружении неточностей или возникновения спорных моментов в адрес налогового агента направляют уведомление с перечнем вопросов.
За нарушения составления отчета составляют акт камеральной проверки, где зафиксированы правонарушения. Кроме того, к юридическому лицу применяют штрафные санкции, пени (статья 101 пункт 8 НК) и указывают суммы недоплаченного в казну налога.
Штрафные санкции за нарушение законодательства в отношении представления расчета 6 НДФЛ следующие:
- При обнаружении неточностей в оформлении, штрафные санкции по 126.1 составляют 500 рублей за каждый лист, поданный с ошибкой;
- при нарушении сроков представления расчета применяются санкции в сумме 1000 рублей за каждый месяц просрочки;
- при обнаружении недоплаты НДФЛ будет применен штраф в сумме 20% недоплаченного подоходного налога. Соответственно, на неоплаченный НДФЛ начисляется пеня по методике России за каждый календарный день просрочки.
Если действия налоговой инспекции не правомерны и организация не согласна с примененными санкциями, составляется ходатайство по акту налоговой проверки в течение 10 дней после получения уведомления.