Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Акт о результатах самопроверки». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Штатное расписание отражает структуру предприятия, поэтому здесь отмечают, какие в нём есть отделы и подразделения. Здесь же указывают должности (специальности, профессии), количество единиц, зарплату и общий фонд оплаты труда.
Сроки хранения штатного расписания
Законодательство в сфере трудовых отношений не обязывает работодателей периодически переутверждать штатное расписание. Таким образом, это делается при необходимости — при вводе каких-то новых должностей, численности, структурных подразделений, окладов и т.д. Когда в компании таких изменений нет, штатное расписание, которое утверждено один раз, может существовать довольно длительное время.
Срок внесения корректировок в штатное расписание из-за изменений в структуре организации не определен. Тем не менее, следует помнить о том, что на основании штатного расписания проставляется информация в трудовых договорах. Соответственно, утверждать скорректированное штатное расписание требуется своевременно.
Штатное расписание нужно хранить постоянно (п. 40 Перечня, регламентированного Приказом Росархива от 20.12.2019 г. № 236). Соответственно, документ должен храниться все время существования компании, а если она ликвидируется, штатное расписание нужно передать в архив.
Что такое штатное расписание
Штатное расписание — нормативный документ, показывающий:
-
структуру предприятия;
-
штатный состав;
-
численность работников — общую, на каждой должности;
-
профессии, квалификации, должности, классы, разряды работников;
-
оклады, надбавки, премии.
Типичные ошибки при составлении расписания
Предприниматели или ответственные лица при составлении штатного расписания могут допускать ряд ошибок.
Ошибка 1. Неверное заполнение граф, связанных с деньгами. Оклады указываются только как фиксированные цифры, не вилки. Контролирующие органы могут посчитать вилку за дискриминацию. Позволительно прописать часовую тарифную ставку, сдельную оплату. Тогда в Примечаниях нужно показать ссылку на локальные нормативные акты, касающиеся оплаты труда.
К грубым нарушениям Трудового кодекса относятся:
-
указание разных окладов для равных должностей; при этом допустимо устанавливать разные надбавки, например за знание иностранного языка;
-
указание оклада с учетом районного коэффициента — РК.
По какой форме заполнять штатное расписание
С 2013 года коммерческие организации и индивидуальные предприниматели не обязаны применять первичные документы унифицированной формы (за исключением некоторых, например, кассовых). Поэтому каждый работодатель вправе разработать свой бланк штатки, при условии, что учётный документ содержит все необходимые реквизиты, перечисленные в статье 9 закона N 402-ФЗ от 06.12.2011.
Но на практике многие организации и ИП используют бланк унифицированной формы Т-3, утверждённой постановлением № 1 Госкомстата России от 05.01.2004. Свой выбор надо закрепить в учётной политике работодателя.
Далее мы покажем пример заполнения штатного расписания 2022 года, составленного по форме Т-3.
Примеры употребления на «Секрете»
«»С уверенностью могу сказать, что инфраструктура ЦЭДов, на которые перераспределена нагрузка по новому алгоритму, не предусматривает увеличение объёма досмотров и выпуска таможенных деклараций в несколько раз, а штатное расписание в таможне осталось без изменений», — констатирует эксперт «Таможенной лиги» Александр Куденко».
(Из новости о том, что таможня неожиданно изменила порядок оформления деклараций.)
« …при сокращении сотрудников работодатель вправе изменить штатное расписание, убрав из него все вакантные должности».
Основные алгоритмы решения управленческих проблем слабо зависят от формы собственности. В гораздо большей степени на них влияют цели организации.
Именно с уточнения и осмысления целей организации следует начинать оптимизацию штатного расписания. Причем уточнять и осмыслять нужно не формальные, а реальные цели. В коммерческом секторе они очевидны — получать прибыль. Правда, для этого приходится думать о том, как наилучшим образом удовлетворить потребности клиентов, покупающих товары и услуги. С организациями бюджетной сферы все сложнее: цели им ставит учредитель — орган государственной власти или местного самоуправления, а услуги получают население и юридические лица, находящиеся на конкретной территории. Например, цели для муниципальной средней школы должны учитывать интересы учредителя, общества в целом, а также родителей, учеников, педагогов. Как же решить непростую задачу? Так ли необходимо формулировать цели и миссию учреждения?
Приведем пример. Один из вновь созданных лицеев Нижнего Новгорода потратил немало усилий для определения своих целей и миссии. В итоге миссия получилась не из двух — пяти предложений, а заняла полторы страницы. Однако благодаря пониманию того, в каком направлении нужно развиваться, была достигнута поставленная цель — через пять лет лицей стал лучшим в области, «подвинув» более именитые общеобразовательные учреждения, и 100% его выпускников поступали на бюджетные места ведущих нижегородских вузов.
Организующая структура учреждения
--------------------------------¬
¦ Учредитель ¦
¦(его полномочный представитель)¦
L--------------T--T--------------
¦ ¦/
/
/
--------------------------------¬
¦ Директор ¦
¦ ¦
L----------------T---------------
¦
------------------¬ ¦ --------------------------¬
----------------------¬ ¦Юридический отдел¦ ¦ Отдел информационных¦ ¦ (аутсорсинг) ¦ +->¦коммуникации и канцелярия¦
¦технологий (IT-отдел)¦ L------------------ ¦ L--------------------------
¦ (аутсорсинг) ¦ L---------------------- ¦
----------T-----------------T----------------------------+----------T---------------------------------¬
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦/
¦ ¦ ¦ ¦ ¦/ ----------------------¬
¦ ¦ ¦ ¦ -----------------------------¬ ¦Заместитель директора¦
¦ ¦ ¦ ------------------¬¦/¦Первый заместитель директора¦ ¦ по общим вопросам ¦
¦ ¦ ¦ ¦Главный бухгалтер+-- ¦ (основные подразделения) ¦ ¦ (АХО) ¦
¦ ¦/ ¦/ L--------T--------- L---------------T------------- LT----------TT---------
¦-----------------¬-----------------¬ ¦/ ¦/ ¦ /
¦¦Отдел управления¦¦Отдел маркетинга¦ ----------------¬ -----------------------------¬ ¦ - - - - - - - - -¬
¦¦персоналом: ¦+----------------+ ¦ Бухгалтерия ¦ ¦ "Производственные" отделы ¦ ¦ ¦ --------------¬
¦¦- Сектор приема ¦¦- Сектор сбора и¦ +---------------+ +-------------T--------------+ ¦ ¦Обслуживающий¦ ¦
¦¦и распределения ¦¦анализа ¦ ¦- Сектор ¦ ¦Сектора и ¦Участники ¦ ¦ ¦ ¦ персонал ¦
¦¦персонала. ¦¦информации, ¦ ¦подготовки ¦ ¦отделы ¦секторов по ¦ ¦ ¦ здания ¦ ¦
¦¦- Секто𠦦изменений ¦ ¦отчетов. ¦ ¦основной ¦оказанию ¦ ¦ ¦ L--------------
¦¦мотивации ¦¦конъюнктуры ¦ ¦- Сектор работы¦ ¦деятельности:¦дополнительных¦ ¦ --------------¬ ¦
¦¦персонала ¦¦рынка и ¦ ¦с банками и ¦ ¦- Сектор 1. ¦платных услуг:¦ ¦ ¦ ¦ Сантехники ¦
¦L-----------------¦ценообразования.¦ ¦Казначейством. ¦ ¦- Сектор 2. ¦- Участок 1. ¦ ¦ L-------------- ¦
¦----------------¬ ¦- Сектор рекламы¦ ¦- Сектор ¦ ¦- Сектор 3 ¦- Участок 2. ¦ ¦ ¦ --------------¬
¦¦Отдел по связям¦ ¦и публикаций. ¦ ¦расчетно- ¦ ¦ ¦- Участок 3 ¦ ¦ ¦ Электрики ¦ ¦
++ с ¦ ¦- Сектор ¦ ¦кассовых ¦ L-------------+--------------- ¦ ¦ L--------------
¦¦общественностью¦ ¦продвижения на ¦ ¦операций. ¦ ¦ (аутсорсинг) ¦
¦+---------------+ ¦рынок ¦ ¦- Сектор учета ¦ ¦ L - - - - - - - - -
¦¦ Отдел развития¦ L----------------- ¦ТМЦ. ¦ ¦/
++ и коррекции ¦ ¦- Сектор ¦ ----------------¬
¦¦ организации ¦ ¦подготовки ТЭО ¦ ¦Вспомогательный¦
¦+---------------+ ¦проектов, ¦ ¦ персонал ¦
L+ Учебный центр ¦ ¦расчета бизнес-¦ LT---------------
L---------------- ¦планов и ¦ + Уборщица -
¦управленческого¦ ¦1 штат. ед.
¦учета. ¦ + Дворник -
¦- Сектор ¦ ¦1 штат. ед.
¦финансового ¦ + Охранник -
¦анализа и ¦ ¦2 штат. ед.
¦прогнозирования¦ L Другие - по
L---------------- 1 штат. ед.
Рассмотрим некоторые ее составляющие более подробно.
Теперь можно делать завершающие шаги по созданию штатного расписания.
Шаг первый — оцениваем реальную на данный момент нагрузку для каждого структурного подразделения. «Квадраты», в которых нагрузка явно будет меньше восьми часов в день, должны быть сгруппированы, объединены с другими, но ни в коем случае не вычеркнуты из оргструктуры.
Допустим, в учреждении не предполагается вводить отдельные штатные единицы для выполнения блока функций по работе с персоналом. Но тогда все эти функции должны быть жестко закреплены за сотрудниками организации и включены в их должностные обязанности.
Например, если учреждение относительно небольшое (менее 30 человек), оно не сможет позволить себе пять сотрудников отдела управления персоналом (вместе с начальником отдела). Да и загрузить этих людей полезной работой на 40 рабочих часов (в совокупности) в день не получится. Сотрудники будут либо «сидеть» в социальных сетях, играть в компьютерные игры и т.п., либо (более совестливые) начнут сами себе придумывать работу, чтобы оправдать выплачиваемую им зарплату. Следовательно, работу с персоналом нужно распределить среди существующих сотрудников, имеющих неполную загрузку в течение рабочего дня, недели или месяца. Распределение функций службы управления персоналом может выглядеть так:
Отдел управления |
Отдел по связям с |
Отдел развития и |
Учебный центр |
|
1. Сектор приема и |
Штатных единиц пока |
Отдельные штатные |
Все |
Как видим, часть функций отдела управления персоналом будут включены в должностные обязанности секретаря-референта (напомним, что у него не было загрузки на полный рабочий день), а более квалифицированная работа останется директору. Если в будущем количество персонала в организации существенно увеличится, директор не сможет выполнять возросший объем работы наряду с другими обязанностями руководителя, то появится отдельная служба по работе с персоналом, куда будут приняты соответствующие специалисты.
Надо ли ежегодно обновлять документ?
Сколько раз в год составляется штатное расписание? Законодательство не содержит ответа на этот вопрос. Однако, учитывая, что это документ является нормативным актом предприятия, который ведет четкий учета числа подчиненных, практики рекомендуют его обновлять ежегодно. Для этого его нужно согласовать с необходимыми должностными лицами на предприятии и переутвердить его.
Если данный акт был изменен в течение года неоднократно, и данные изменения носили масштабный характер, то его возобновление на следующий год обязательно.
При переутверждении в новом году рекомендуется нумерацию возобновлять. Новому документу присваивается номер «1» и год утверждения.
Далее, в течение года нумерация сквозная. Однако, это не обязанность. Если документу будет присвоен номер, следующий за номером в прошлом году, это не будет являться нарушением.
Периодичность составления документа и сроки хранения
Трудовое законодательство не обязывает работодателей периодически переутверждать штатное расписание. Соответственно, делается это только по необходимости — при появлении каких-либо новых вводных (должностей, численности, подразделений, окладов и т.п.). Если в организации все стабильно и структура не меняется, то единожды утвержденное штатное расписание может существовать сколь угодно долго.
Срок, в течение которого нужно внести правки в штатное расписание в связи с изменениями в структуре компании, не установлен. Однако нужно помнить, что на основании этого документа указываются сведения в трудовых договорах и трудовых книжках. Поэтому вводить обновленное штатное расписание надо заблаговременно, то есть до того, как наступят даты составления трудового контракта или внесения записи в трудовую книжку.
ВАЖНО. Сколько должно храниться штатное расписание в организации, которая его утвердила? Постоянно (п. 40 перечня типовых управленческих архивных документов, утв. приказом Росархива от 20.12.19 № 236;). Другими словами, его нужно хранить все время существования организации, а при ее ликвидации — передать в государственный или муниципальный архив.
Штатное расписание. Чек-лист для самопроверки
- Есть ли в организации штатное расписание.
- Какая форма штатного расписания. С 1 января 2013 года форма штатного расписания в негосударственных организациях может быть своя, необязательно по форме Т-3. Главное, чтобы она была утверждена учетной политикой.
- На какой период утверждено штатное расписание.
- Есть ли приказы об утверждении штатного расписания.
- Если численность работников превышает 50 человек, проверьте, есть ли в штатном расписании специалист по охране труда (ст. 217 ТК РФ).
- Если на воинском учете состоят не менее 500 человек, должен быть минимум 1 специалист, ведущий воинский учет (Постановление Правительства РФ от 27.11.2006 № 719 «Об утверждении Положения о воинском учете»).
-
Вилки в окладах по одной должности вызывают споры с проверяющими и работниками
(ст. 22, ст. 132 ТК РФ). -
Срок хранения штатного расписания — постоянно (ст. 71 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»,
утв. Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558).
Правильное составление штатного расписания
Составление штатного расписания требует от руководителя и кадровой службы особой внимательности, так как в нем должны быть учтены все должности, необходимые для работы организации, а также вакансии.
В штатном расписании отражается вся необходимая информация для работы организации, но наименования подразделений должны быть зафиксированы по степени важности. Руководство предприятия может поручить составление расписания любому сотруднику, который обладает необходимыми для этого навыками.
После выдачи задания на составление штатного расписания руководитель должен составить приказ о вступлении его в действие. При готовности документа уведомляются все работники, которых касаются данные изменения. Для продолжения процесса необходимо согласие сотрудников на изменения.
После приказ публикуется и вступает в силу в тот срок, который в нем указан. Также работодатель может составлять расписание на определенный срок, что особенно важно для растущих и развивающихся компаний. В любой период действия документа работодатель имеет право внести правки или изменения в соответствии с производственной необходимостью. Для этого достаточно приказа и уведомления заинтересованных лиц.
Штатное расписание составили, утвердили и ввели в действие. Теперь расставляем людей. Документ «Штатная расстановка» не является обязательным и никаких рекомендаций по его ведению и заполнению законодатель не дал. Есть только одно маленькое НО. Для этого документа установлен срок хранения 75 лет (Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.2000). Данный документ можно не вести, но я советую потратить время и сделать штатную расстановку. Так вы всегда будете знать, кто и на какой должности работает, есть ли на предприятии вакантные места. Увидите в одном документе кто совмещает должности, и сможете оценить реальность данного совмещения. (Например, при заполнении таблицы со штатной расстановкой выясняется, что Василий Васильев работал в должности грузчика и на полставки уборщиком помещения склада. А месяц назад вы приняли в штат уборщицу, и Василий больше не отвлекается на уборку помещения…)
Чаще всего штатную расстановку заполняют в такой же таблице как и штатное расписание, добавив колонку с именами сотрудников. Но многие кадровики составляют собственный документ, в котором отражают не только соответствие должности определенному работнику, но и нахождение сотрудников в отпуске (особенно, если этот отпуск длинный) и замещение сотрудниками отсутствующих работников.
Обязательность штатного расписания
В соответствии с Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (далее — Указания), утвержденными Постановлением N 1 , штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее уставом (положением о ней). Оно содержит перечень структурных подразделений, наименования должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц.
Сразу скажем, что норма, обязывающая работодателя разрабатывать и утверждать штатное расписание, в Трудовом кодексе отсутствует, однако упоминание все же есть. В частности, согласно ст. 57 ТК РФ обязательным для включения в трудовой договор условием является в том числе трудовая функция — работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы… Если в соответствии с ТК РФ, иными федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации.
Кроме Трудового кодекса, штатное расписание упоминается в иных нормативных актах. В частности, п. 91 Методических указаний о порядке назначения, проведения документальных выездных проверок страхователей по обязательному социальному страхованию и принятия мер по их результатам, утвержденных Постановлением ФСС РФ от 07.04.2008 N 81, предусмотрено, что ФСС для подтверждения правильности начисления страховых взносов на обязательное социальное страхование затребует у работодателя учредительные и организационно-распорядительные документы, в том числе штатное расписание. Также ФСС его затребует при проверке правильности начисления страховых взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний .
Наличие штатного расписания необходимо и для Пенсионного фонда, который при сборе сведений о трудовом стаже застрахованных работников обращается к данному документу для установления наименований структурных подразделений учреждения и соответствия наименований должностей .
Упоминается штатное расписание и в Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69. В частности, в п. 3.1 инструкции отмечается, что записи о наименовании должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации производятся, как правило, в соответствии со штатным расписанием организации.
Исходя из вышеприведенных нормативных актов наличие в учреждении штатного расписания просто необходимо. Отметим, что для некоторых учреждений обязательность штатного расписания прямо установлена нормативными актами:
— Приказом МЧС РФ от 24.09.2008 N 563 утверждены правила и сроки составления, согласования, утверждения и регистрации штатных расписаний работников бюджетных и казенных учреждений МЧС и гражданского персонала спасательных воинских формирований МЧС;
— Приказом Спецстроя РФ от 03.12.2010 N 540 определены порядок и сроки составления, рассмотрения, утверждения и регистрации штатных расписаний гражданского персонала воинских формирований и организаций при Спецстрое, содержащегося за счет бюджетных ассигнований.
Штатное расписание в филиалах
Начнем с того, что филиал не является юридическим лицом, а значит, и не будет работодателем для работников. Поскольку филиалы так же, как отделы, секторы или иные подразделения, являются структурными частями учреждения, составление штатного расписания по частям (отдельно по должностям головной организации и филиалов) неверно, ведь штатным расписанием оформляется структура всей организации.
Однако все же руководителям филиалов может быть предоставлено право утверждения штатного расписания филиала и тогда у них будет свое расписание. Если такое право предоставлено, в графе «Наименование организации» необходимо указать наименование не филиала, а головной организации в соответствии с уставными документами. Наименование филиала будет указано в графе «Структурное подразделение», чем он, по сути, и является. А в локальных нормативных актах рекомендуется прописать процедуру передачи информации (например, путем передачи заверенной копии штатного расписания филиала или выписки из него в головную организацию).