Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Документы Командировка в отпуске законность и правила оформления». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Перед проведением и оформлением отзыва работника следует получить его согласие в письменном виде. Без официального подтверждения приказы и иные документы предприятия не имеют законного основания (не обладают юридической силой). Однако есть определенные нюансы, которые зависят от типа отпуска. Если сотрудник помимо непосредственной работы обучается в институте, на каждую сессию ему предоставляется необходимое время. Руководство может вызвать его только в том случае, если он сдал экзамены досрочно.
Нюансы оформления документов в зависимости от вида отпуска
Женщина, которая находится в отпуске по уходу за ребенком, также может быть вызвана для срочной командировки (в отличие от беременной девушки). Помимо классического согласия необходимо ознакомить ее со всеми правами. Например, что есть возможность отказаться без последствий.
Внимание
При отзыве работника из такого отпуска, неотгулянную его часть можно заменить денежной компенсацией. В ином случае допускается либо предоставление неиспользованной части в текущем году, либо ее перенос на следующий
В случае с ненормированным рабочим днем, допускается замена части отпуска компенсационными выплатами, при условии, что эта часть превышает три дня. В случае с опасными производствами, обязательная для использования часть составляет семь дней.
Инфо
По истечении этого срока работодатель может настоять на компенсации выплаты и отозвать работника из отпуска для отправления его в командировку. Не распространяются, т.к. срок отпуска устанавливается справкой-вызовом из учебного заведения
Важно
Более того, отозвать работника из учебного отпуска нельзя. Требуется ли согласие Требуется обязательное согласие на вызов из отпуска от имени работника организации.
Когда из зарплаты сотрудника можно удержать деньги по инициативе работодателя
По инициативе руководства организации (администрации) из заработка сотрудника можно удержать:
1) неотработанный аванс, выданный в счет зарплаты;
2) неизрасходованные и своевременно не возвращенные суммы, выданные под отчет, в связи с переводом на работу в другую местность и т. п.;
3) излишне выданную зарплату и другие суммы, излишне выплаченные сотруднику в связи со счетной ошибкой или при доказательстве его вины в простое или невыполнении норм труда;
4) суммы возмещения за неотработанные дни отпуска при увольнении сотрудника до окончания года;
5) суммы пособий (больничного и пособия по беременности и родам), излишне выплаченные в случае счетной ошибки (например, при подсчете заработка за расчетный период допущена арифметическая ошибка) или неправомерных действий сотрудника (например, сотрудник скрыл сведения, влияющие на размер пособия).
Отказ в компенсации проезда в отпуск
Работодатель может отказать работнику в компенсации проезда в отпуск, если, например, у работника нет права на компенсацию проезда в отпуск, если он не предоставил документы, подтверждающие расходы на проезд и т.д.
Однако, отказ в компенсации может быть и неправомерным. В этом случае необходимо попробовать выяснить основания отказа работодателя в компенсации. Если урегулировать этот вопрос с работодателем не получается, тогда можно пожаловать в трудовую инспекцию, в прокуратуру для проведения проверки правомерности отказа работодателя компенсировать проезд.
Если Вы уверены, что Вам положена компенсация и у Вас имеются все необходимые документы, результаты обращения в трудовую инспекцию и в прокуратуру не привели к действиям со стороны работодателя, тогда можно обратиться в суд с иском и взыскать положенную компенсацию в судебном порядке.
Наш адвокат по трудовым спорам Адвокатского бюро «Кацайлиди и партнеры» г. Екатеринбург поможет в защите Ваших прав работника. Звоните нам прямо сейчас!
Отпуск во время командировки
У сотрудника в командировке может возникнуть необходимость взять незапланированный отпуск. Это возможно по согласованию с работодателем. Отпуск оформляется в обычном порядке. А командировку придётся прекратить, издав приказ о прерывании и сроках возобновления.
Закон не запрещает работнику уехать в отпуск сразу после командировки, не возвращаясь на работу. Как и в пункте выше, отпускные должны быть перечислены за три дня до начала отпуска. Документы, подтверждающие командировочные расходы и авансовый отчёт, сотрудник может предоставить в течение трёх дней с момента выхода на работу, то есть после отпуска. Это предусмотрено пунктом 26 Постановления Правительства N 749. Из письма Минфина N 03-04-06/1546 следует, что с суммы оплаты билетов, по которым сотрудник отправится из места командировки в отпуск в другой город нужно удержать НДФЛ. И эти затраты нельзя включить в расчёт налоговой базы.
Оформление документов на командировку
После согласовательной части идет документальное оформление командировки.
Так, на третьем шаге выпускают приказ о направлении работника в командировку. Его готовит обычно кадровая служба на основании положительного решения директора компании.
После подписания приказа и ознакомления с ним командируемого работника на четвертом этапе заказывают билеты и гостиницу.
Почему важно оформлять проездные документы только после издания приказа? Потому что в любой момент планы руководства могут измениться и командировка не состоится. В этом случае ваши расходы на проезд и найм жилья будут признаны необоснованными.
Работник может самостоятельно заняться оформлением проездных и гостиницы. Однако для упорядочивания расходов желательно заказ билетов и проживания доверить отдельному сотруднику, который будет оформлять данные расходы в соответствии с установленными нормами. В этом случае нужно сделать предварительный расчет для начисления командировочных.
Прочие расходы на командировку
Кроме основных расходов в период командировки у работника могут быть и прочие расходы. Для того, чтобы бухгалтерия смогла их возместить и принять к учету, работник должен предоставить подтверждающие документы:
• за пользование постелью;
• уплата страховых сборов (вкл. страховой сбор по обязательному и добровольному личному страхованию пассажиров на транспорте);
• оплата регистрационных взносов;
• оплата услуг по оформлению проездных документов;
• возврат билетов, штрафы (при наличии приказа об отмене/изменении/сокращении/продлении командировки);
• счета гостиниц по оказанию дополнительных услуг (страховка, пользование холодильником).
Также у работника могут быть расходы на оплату багажа – при перевозке документов, запчастей и иного оборудования, если данная задача предусмотрена приказом на командировку. Их возмещают командированному работнику в полном объеме на основании подтверждающих документов.
Командировка во время отпуска
В рамках ст. 166 ТК РФ служебной командировкой является отзыв работника от осуществления постоянной трудовой деятельности путем направления его в иное место осуществления трудовых обязанностей на временной основе.
Под отпуском, согласно ст. 106 и ст. 107 ТК РФ понимается длительное время отдыха работника, которое он может тратить по своему усмотрению, вне зависимости от требования работодателя. Командировка во время отпуска недопустима, поэтому перед фактическим направлением сотрудника в иное место деятельности по служебным обстоятельствам на временной основе, его необходимо отозвать с отдыха для дальнейшего оформления.
В соответствии со ст. 125 Трудового кодекса РФ, работник может быть отозван из отпуска только по своему согласию, за исключением случаев, когда отзыв невозможен.
Нельзя отозвать с отдыха следующие категории работников:
- если работник не достиг возраста совершеннолетия;
- если работник является беременной женщиной;
- если работник занят на опасном для здоровья производстве, а равно и осуществляет трудовую деятельность при опасных условиях труда.
По иным основаниям допускается отзыв сотрудника организации, если имеется достаточное количество оснований для этого, и сам работник не против вынужденного сокращения времени отдыха.
Предоставление неоконченной части отпуска осуществляется несколькими способами, в зависимости от того, какой именно вариант выберет работник организации:
- Предоставление неотгулянной части в течение оставшегося календарного года, в период, установленный самим сотрудником предприятия.
- Присоединение оставшейся части отдыха к следующему очередному отпуску.
Оформлением отзыва работника из отпуска и направлением его в командировку занимается работодатель, однако в некоторых случаях инициатором вызова выступает сам работник.
Для оформления отзыва и направления работника в командировку работодатель должен:
- Сформировать положение о командировке, в котором указывается вся сопутствующая поездке информация.
- Уведомить сотрудника, который находится в отпуске.
- Получить согласие на отзыв из отпуска.
- Зарегистрировать приказ об отзыве из отпуска конкретного сотрудника, а также сформировать приказ о его отправке в командировку.
- Действовать дальше в рамках трудового законодательства.
При обоюдном согласии работодателя и работника о необходимости поехать в командировку в период отпуска, важнейшим документом является согласие работника и приказ о его отзыве.
В приказе должна содержаться следующая информация:
- причины прерывания времени отдыха работника;
- временной период, на который отзывается сотрудник организации;
- длительность командировки;
- дальнейшая судьба оставшейся части отпуска.
Экспертное мнение к вопросу о том, какая может быть установлена длительность командировки
На сегодняшний день не действует ни одного законодательного акта, который не утратил бы силу, определяющего минимальную и максимальную продолжительность командировок – заграничных или внутрироссийских.
Длительность служебной поездки должна быть прописана в Распоряжении руководства о направлении работника в командировку. Продолжительность поездки должна быть обоснована – она определяется на основании объемов и сложности производственных целей (служебного задания) и времени, которое целесообразно выделить на осуществление данных работ.
В том случае, если внутренними нормативными актами установлена необходимость издания служебного задания, то в нем непременно должна быть прописана длительность командировки. Если в дальнейшем возникает необходимость сокращения периода пребывания в поездке или, наоборот, продления командировки, нужно издавать отдельное Распоряжение начальства.
Эксперты Федеральной налоговой службы напоминают о том, что следует разграничивать понятия командировки, разъемного характера работ и перевода работника в другую местность – это три различных понятия. Соответственно, в расходы при расчете налога на прибыль нельзя отнести затраты, не относящиеся к оплате именно командировочных расходов.
Составляет приказ о направлении в командировку кадровик организации. Существуют два вида бланков: форма Т-9 — на одного сотрудника и форма Т-9а — сразу на группу работников. Приказ может быть составлен в свободной форме, без использования утвержденного бланка, но в нем обязательно должны быть указаны:
- реквизиты организации-работодателя;
- Ф.И.О. и должность работника;
- место отправления;
- место назначения;
- срок пребывания в поездке;
- цель командировки;
- размер суточных.
Руководитель компании подписывает документ и возвращает его в отдел кадров. Командируемый знакомится с приказом под подпись. Если поездка планируется дальняя и продолжительная, работник самостоятельно или при помощи уполномоченных организацией лиц заказывает проездные билеты и бронирует для проживания номер в гостинице. На основании приказа и предварительной сметы предстоящих расходов бухгалтерия компании рассчитывает сумму аванса, который должен включать в себя суточные, средства на оплату проезда и проживания (если они не были оплачены заранее). Аванс можно выдавать сотруднику двумя способами:
- наличными из кассы организации;
- безналичным способом, путем перевода средств на карту сотруднику.
Срок выплаты аванса определяется локальными нормативными актами организации. В поездке следует собирать все чеки и квитанции, так как при написании авансового отчета они привлекаются в качестве подтверждения произведенных расходов.
Как гласит положение в п. 3 ст. 217 НК РФ, необлагаемые налогом суточные: 700 рублей — при поездке по территории РФ, и 2500 рублей — при заграничной командировке. Работодатель вправе устанавливать любой размер суточных, но в этом случае из суммы, превышающей указанные порядки, надлежит вычесть НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ). Суточные начисляются за каждый день пребывания сотрудника в командировке, включая день отъезда и возвращения. Стоимость проезда и проживания должна быть подтверждена билетами, чеками и квитанциями. Другие расходы, связанные с командировкой, могут быть компенсированы по отдельному решению работодателя.
Данная поездка является командировкой, т.к. работник будет выполнять задание руководства вне места постоянной работы.
Вопрос о целесообразности ежедневного возвращения работника из места командирования к месту постоянного жительства в каждом конкретном случае решается руководителем организации с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха.
Работнику положены суточные, если срок командировки продолжительностью более 24 часов.
Расходы на проживание в гостинице, подтвержденные документально, учитывайте для налога на прибыль. НДФЛ и страховые взносы на них не начисляйте (ст. ст. 217, 264, 422 НК РФ).
К расходам на командировки, в частности, относятся расходы на выплату суточных.
Суточные не облагаются НДФЛ и страховыми взносами в пределах 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории России (п. 1 ст. 217, пп. 12 п. 1 ст. 264, п. 2 ст. 422 НК РФ).
Целесообразность выбытия из командировки в более позднюю дату решает руководитель. То есть, он может разрешить оплатить обратный билет сотруднику в случае более позднего возвращения из командировки, или не разрешить.
То же самое в отношении предоставления неоплачиваемого отпуска – предоставлять отпуск по уважительной причине является правом, а не обязанностью организации. Продолжительность отпуска определяется по соглашению сторон. При этом в данном случае отпуск предоставляется не во время командировки, а после нее.
При этом расходы на обратный проезд можно будет учесть при налогообложении, поскольку они были бы понесены в любом случае, независимо от срока, проведенного сотрудником в месте назначения.
Вместе с тем, со стоимости обратного билета придется удержать НДФЛ, поскольку в этом случае оплата стоимости проезда не может рассматриваться как компенсация расходов, которые связаны со служебной командировкой.
Обоснование
1.Из ситуацииАндрея Кизимова, заместителя директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России
Как учесть при расчете налога на прибыль и НДФЛ расходы на служебную поездку, если указанные в билете даты не совпадают с датами в приказе о командировке
При расчете налога на прибыль затраты на проезд включите в состав расходов.
Но только если более ранний выезд сотрудника в командировку (задержка выезда из командировки) произошел с разрешения руководителя, которое подтверждает целесообразность выбытия в командировку (из командировки) в более раннюю или позднюю дату.*
А значит, расходы на обратный билет можно учесть при налогообложении прибыли, даже если сотрудник задержался в месте командировки по причине отпуска или выходного (при условии, что они произведены с разрешения руководителя, подтверждающего целесообразность этих расходов).
В отношении удержания НДФЛ с расходов на проезд учтите следующее.
Однако, если сотрудник возвращается из командировки позднее даты, которая установлена в приказе о направлении в командировку, оплата его проезда в некоторых случаях не может рассматриваться как компенсация расходов, связанных со служебной командировкой.
Если же сотрудник остается в месте командировки непродолжительное время (например, на выходные или праздничные нерабочие дни), то оплата проезда от места проведения командировки (отдыха) до места работы к возникновению экономической выгоды не приводит. В этом случае удерживать НДФЛ со стоимости билета не нужно.
Такие же правила применяются и в случае, когда сотрудник убывает в командировку ранее даты, указанной в приказе. Например, для того, чтобы подготовиться к выполнению задания в месте командировки.
Как отчетные документы командировочных отражаются в бухгалтерском учете
Чтобы бухгалтеры могли документально учитывать затраты на командировки и компенсации выезжающим сотрудникам, используется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». В нем дебет счета показывает полученные работником суммы денег, а кредит отражает все расходы, возникшие у него в служебной поездке.
Неистраченную часть аванса, выданного работнику перед командировкой, он должен вернуть в бухгалтерию при возвращении, заполнив для этого приходный кассовый ордер. Эти командировочные расходы вносятся в отчетные документы, заполняемые для налоговой инспекции.
Если выданных денег оказалось недостаточно, и сотрудник истратил свои личные денежные средства, предприятие возмещает ему причиненные затраты сверх предварительного аванса, сопровождая это оформлением расходного ордера.
Проводки по расходам сверх выданного аванса
| Дебет | Кредит | Название операции |
| 71 | 50 | Выданы денежные средства под отчет |
| 50 | 71 | Возвращены не истраченные денежные средства предприятию в кассу |
| 71 | 50 | Выдана работнику сумма, потраченная им свыше выданного аванса |
С учетом целей служебной поездки командировочные расходы разносятся в бухгалтерском учете по соответствующим счетам. Затраты на развлечения и культурные мероприятия подлежат учету как внереализационные расходы.
Когда в командировочных расходах показан НДС, о чем имеется документальное подтверждение с обособленным отдельной строкой налогом (бланки строгой отчетности, счет-фактура), данный НДС разносят на счет 19, после чего направляют его к вычету (если указанные расходы таковы, что уменьшают налоговую составляющую при определении налога на прибыль от продаж).
Что делать, если отчетные документы командировочных отсутствуют
Как быть, если утерян посадочный талон?
Данный документ подтверждает перелет пассажира. Его потеря может стоить вам отказа в компенсации. В этом случае нужно обратиться к служащим аэропорта с запросом подтверждающих документов.
Как быть, если в гостинице отсутствуют необходимые бумаги?
Некоторые гостиницы считают достаточным оформление счетов без выдачи чеков и приходных ордеров. Законодательство позволяет субъектам-предпринимателям, не использующим ККТ, работать со счетами как бланками строгой отчетности. Поэтому бухгалтерия не вправе отказать вам в приеме данного вида документального подтверждения. Чтобы не возникало сомнений, предварительно свяжитесь с забронированным отелем и выясните, что там выдают, и есть ли у них документы, которые вам нужны.
Чем доказать проживание в частной квартире?
Данный случай требует подачи командированным сотрудником договора аренды жилого помещения и акта оказанных услуг за подписями двух сторон. Передачу денег доказывает расписка хозяина квартиры.