Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Проактивные выплаты в 2022 году: как построить работу с ФСС по‑новому». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Обычный бланк заполняется лечащим врачом и вручается работнику, который в свою очередь отдает его в бухгалтерию на работе. Электронный представляет собой запись в базе Фонда социального страхования. Медработник вносит сведения, ставит ЭП и сообщает человеку только номер.
Преимущества электронного больничного
До сих пор по закону применимы оба вида больничных. Однако всё чаще в последнее время участники документооборота с листами нетрудоспособности прибегают к оформлению их в электронном виде. Из плюсов ЭЛН можно назвать следующие.
Его не нужно распечатывать, отправлять или пересылать по почте или курьерскими службами, относить куда-либо лично, не нужно где-либо хранить, например, в архиве.
Вся информация по ЭЛН хранится в системе ФСС, что полностью исключает возможность подделки больничного, а также утерю документа. Формат ЭЛН полностью исключает возможность доступа к информации о диагнозе и персональных данных третьими (сторонними) лицами.
Этот формат больничного ускоряет документооборот, исключает ошибки в документе и вероятность его повреждения. ЭЛН нельзя порвать, случайно выбросить, залить кофе, его не может изжевать питомец или раскрасить ребёнок.
С работодателя снимается ответственность за хранение больничных, если они оформлены электронно – ведь информация хранится в системе ФСС. При проверках от работодателей также не требуется представлять ЭЛН.
Применение ЭЛН для работодателя также упрощает ведение учёта, расчётов суммы выплат по пособиям, да и в целом коммуникации с ФСС по возмещениям пособий.
Насколько надежна система безопасности «Соцстрах»?
Информационная система «Соцстрах» обеспечивает все необходимые условия защиты информации и сохранения ее конфиденциальности в соответствии с требованиями законодательства в сфере информационных технологий. При этом сведения о диагнозе пациента медицинской организации, сформировавшей ему электронный листок нетрудоспособности, работодателю не предоставляются.
Сторонние лица доступа к электронному листку нетрудоспособности не имеют. Идентификация и аутентификация пользователей информационной системы «Соцстрах» для получения сведений в личных кабинетах осуществляются посредством федеральной государственной информационной системы «Единая система идентификации и аутентификации в инфраструктуре, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме».
Как информируется работодатель об ЭЛН?
В соответствии с разъяснениями, приведенными в Информации ФСС, после закрытия медицинской организацией листка нетрудоспособности в форме электронного документа гражданин сообщает своему работодателю номер ЭЛН, который запрашивает в информационной системе «Соцстрах». Работодатель по номеру ЭЛН и СНИЛС работника заполняет сведения о работнике, работодателе, сведения о стаже и заработке и направляет их в информационную систему «Соцстрах» с квалифицированными электронными подписями главного бухгалтера, руководителя и самого работодателя – юридического лица.
Как отмечают специалисты ФСС, с ЭЛН нет необходимости ехать по месту работы и сдавать его в бухгалтерию или кадры – работник может сообщить работодателю номер ЭЛН любым удобным для него способом, например посредством предоставления талона с номером ЭЛН, телефонной связи или через Интернет.
При этом талон с номером ЭЛН, выдаваемый медицинской организацией застрахованному лицу, не является основанием для назначения страховых выплат и предназначен для информирования гражданина о сформированном ЭЛН.
Пособия работникам на ГПХ
Как в 2022 году. Работодатели не платят социальные взносы за сотрудников, которые работают по договорам ГПХ. Соответственно, такие сотрудники не имеют права получать пособия по нетрудоспособности и по беременности и родам (БиР).
Как в 2023 году. Работники на ГПХ смогут рассчитывать на больничные и пособия по БиР. Обязательное условие для этого — сумма взносов, которую перечислили с вознаграждений таких сотрудников в предшествующем страховому случаю году, была больше, чем стоимость страхового года.
Если подрядчики работают у нескольких страхователей, пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, ежемесячное пособие по уходу за ребенком они получат у одного из страхователей на момент наступления страхового случая по своему выбору (п. 4.1 ст. 13 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ).
Получить пособия по временной нетрудоспособности и материнству в 2023 году смогут не все сотрудники (письмо Минтруда РФ от 05.08.2022 № 17-1/В-103).
Лимиты больничных и детских пособий в 2023 году: проект
С 1 февраля 2023 года правительство планирует увеличить размеры больничных пособий и пособий в связи с материнством (законопроект от 27.09.2022 № 201616-8).
|
Пособие |
В 2022 году |
В 2023 году |
|
Единовременное пособие при рождении ребенка |
20 472,77 ₽ |
23 011 ₽ |
|
Максимальное пособие по беременности и родам при декретном отпуске в 140 дней |
360 164 ₽ |
383 179 ₽ |
|
Ежемесячное пособие по уходу за ребенком |
От 7677,81 до 31 282,82 ₽ |
От 8630 до 33 282 ₽ |
Электронный больничный в связи с карантином и режимом самоизоляции по COVID-19
С 20 марта по 01 июля 2020 года электронные больничные оформляют в случае ухода на карантин, чтобы не допустить распространения коронавируса. Временные правила оформления документов регламентирует Постановление Правительства РФ от 18.03.2020 № 294.
В постановлении заявлено, что лицо, вернувшееся из страны, где зафиксированы случаи заражения COVID-19, обязано добровольно уйти на карантин. То же самое следует сделать гражданам, совместно проживающим с таким человеком, если они относятся к застрахованным лицам, т.е. за них страховые взносы в ФСС уплачивает работодатель.
Чтобы получить электронный листок нетрудоспособности, гражданин заходит в личный кабинет на сайте ФСС, оставляет о себе данные и передает документы, подтверждающие возвращение из зараженного государства. Больничный открывается автоматически на 14 дней.
Помимо карантина для вернувшихся из-за границы, правительство предложило оформлять больничные листы работающим гражданам старше 65 лет. В Постановлении Правительства от 01.04.2020 №402 чиновники предусмотрели следующий алгоритм открытия документа о нетрудоспособности:
- Работодатель подает сведения о работниках старше 65 лет, которые соблюдают режим самоизоляции (не переведены на дистанционный труд, не отправлены в оплачиваемый отпуск), в ФСС через личный кабинет.
- Человеку автоматически открывают лист нетрудоспособности на период с 6 по 19 апреля.
- Оплата за счет ФСС производится частями (за первые 7 дней — в ближайшую неделю, за вторые — не позже 21 апреля) на карточку работника.
Оплата больничных матерям
Уже давно объявлено, на какую карту будет выплачиваться пособие по беременности и по временной нетрудоспособности матерям: в 2023 году выплаты возможно будет получить исключительно на карту Мир, хотя еще недавно российский премьер говорил о том, что это пока не обязательно. Уже действуют следующие нововведения:
- в 2022 отпала необходимость в написании заявления, к которому прилагается больничный или его электронный номер;
- теперь для отправки сведений в ФСС работодателю дается не пять, а три дня, ФСС должен рассмотреть вопрос за 10 дней;
- уход за ребенком до 7 лет оплачивается в размере 100%, но не более 2 месяцев на протяжении года;
- начиная с 8-ми лет процент оплаты зависит от страхового стажа;
- больничный не оплачивается, если он совпал с отпускным периодом родителя.
Как оформляется электронный больничный
| Пошаговая инструкция |
Характеристика |
| Оформление больничного у врача | Если вы заболели, как обычно обращаетесь в поликлинику за больничным листом. Доктор может оформить как бумажный так и электронный больничный. Если вы решили использовать электронный, тогда сообщите об этом врачу. |
| Врач входит на сайт ФСС | формирует в ней листок нетрудоспособности: вносит необходимые данные, копирует информацию из электронной медкарты. Также он запрашивает в системе уникальный номер электронного больничного.
Готовый больничный медучреждение выгружает в ЕИИС «Соцстрах». При выдаче листка нетрудоспособности его необходимо заверить, только уже не печатями, как раньше ,а как раз электронной подписью. Сотрудник не увидит больничного, он получит индивидуальный номер, который необходимо предоставить бухгалтеру для дальнейшего оформления. |
| Бухгалтер получает номер больничного | Бухгалтер идентифицируется в личном кабинете ФСС, находит данный больничный и может воспользоваться данными из него, а именно, о том когда он начался, когда человека выписали, вносит данные в свою программу для расчета .
Также нужно будет заполнить свою часть: наименование компании, средний заработок, стаж и т.д. Дополнения в листке нужно заверить электронной подписью, которую вы используете для сдачи электронной отчетности. |
| Выплата пособия | Заполненный больничный мгновенно поступит в отделение ФСС по месту работы застрахованного. Данные сведения, поданные врачом и бухгалтером будут учтены фондом при начислении пособия.
Далее есть два варианта выплаты: если вы относитесь к регионам с пилотным проектом, то ФСС напрямую оплачивает больничный сотруднику, если нет, то работодатель. |
Для того, чтобы получить доступ к больничным листам сотрудников, работодатель обязан зарегистрироваться на сайте Фонда социального страхования. Там у него появится личный кабинет, куда будут приходить сведения о временно нетрудоспособных сотрудниках, какие именно болезни им диагностировали и в каких медицинских учреждениях были открыты больничные листы. Также там будут храниться такие сведения о пациентах, как продлевали ли они листы о нетрудоспособности, когда они будут закрыты и с какой даты сотрудник должен выйти на свое.
Ответы на часто встречающиеся вопросы
1.Вопрос №1:
Как получить электронную подпись для личного кабинета?
Ответ: Для этого необходимо ознакомится с перечнем сертифицированных центров вашего города, которые этим официально занимаются. Подъехать туда с полным комплектом документов по предприятию, а именно устав, свидетельства о регистрации и постановке на учет, выписка, приказ о назначении директора, протокол создания. После чего заполнить заявление и определить круг лиц, на кого данная подпись будет оформляться.
2.Вопрос №2:
Как пользоваться системой ЭБ?
Ответ: После регистрации на сайте ФСС, заключив с фондом соглашение вы заходите в личный кабинет, где видите множество функций. Ваша задача найти интересующий вас больничный, проверить введенные данные, предоставить необходимый расчет и отправить в ФСС
3.Вопрос №3:
Я предоставила в бухгалтерию бумажный больничный, необходимо ли предоставлять электронный?
Ответ: Нет, если вы оформили его на бумаге, значит его вам и оплатят, если предоставить еще электронный, произойдет задвоение и неразбериха.
Порядок оформления ЭЛН в медицинской организации.
Формирование электронного больничного в медицинском учреждении возможно, если данная организация подключена к единой системе работы с документами в цифровом формате. Последовательность формирования электронного больничного листа в лечебном учреждении следующая:
1. Пациент обозначает лечащему врачу, что собирается получить ЭЛН. А также информирует о том, что компания, в которой он работает, является участником единой информационной системы и способна получать и предоставлять сведения в электронном виде. Физическому лицу при этом при себе необходимо иметь:
- Документ удостоверяющий личность;
- СНИЛС;
- Согласие на выдачу ЭЛН в письменном виде.
2. Врач осуществляет запрос в ЕИИС «Соцстрах» о необходимости присвоения уникального кода документу. С полученным кодом заносятся данные в соответствующий раздел программы.
3. После формирования документа он подписывается электронно-цифровой подписью врача, а в последующем еще и ЭЦП медицинской организации.
Пошаговая инструкция по работе
Работодателю важно знать, как работать с электронными листками нетрудоспособности. Знание всех моментов и тонкостей обеспечит оперативное и правильное оформление данного документа. Работник и предприятие должны быть зарегистрированы на портале Госуслуг.
Инструкция по работе с электронным больничным приведена ниже:
- войти в личный кабинет ЕИИС «Соцстрах»;
- заполнить больничный лист сотрудника;
- вкладка «Электронные листы нетрудоспособности» содержит следующие данные: ФИО работника, номер больничного и СНИЛС, дата выдачи документа, сроки начала и завершения выходных дней. Эту информацию вносит врач. Её нужно проверить на предмет наличия ошибок. В случае обнаружения неточностей в ФИО сотрудника, СНИЛС, следует направить работника в больницу для внесения корректив. После этого ФСС аннулирует документ с ошибками и зарегистрирует новый листок о нетрудоспособности;
- если информация врачом внесена верно, тогда надо перейти во вкладку «Заполняется работодателем». Тут необходимо указать данные по расчету пособия, поставить электронную подпись.
Важно! Перед получением виртуального листка нетрудоспособности заболевшему гражданину стоит узнать у бухгалтеров, могут ли они делать выплаты по таким бланкам. Если бухгалтер работает с соответствующей базой ФСС, то при первом визите к врачу стоит заявить о необходимости оформления электронного больничного.
После выздоровления работнику выдается уникальный номер, который следует передать в бухгалтерию. Если в бланке обнаружатся неточности, то потребуется их устранить. Пособие по нетрудоспособности выплачивается после того, как обе стороны (работодатель и Фонд социального страхования) будут оповещены о выполнении инструкций по внесению данных во все блоки закрытого документа.
Какие недостатки есть у электронного больничного листа
Листок, который подтверждает, что работоспособность была утрачена на короткое время, имеет свои недостатки. Однако сразу нужно отметить, что все они преодолимы и их решение зависит от конкретных людей. При желании их можно устранить. Самое главное, чтобы больницы и работодатели взаимодействовали между собой. Недостатки документа:
- отсутствие оснащения медучреждения компьютерами;
- нельзя оформить при вызове врача на дом;
- больничный лист не оформляется при сбое программы;
- существует риск потери документа из-за вирусов;
- дополнительная подготовка медперсонала;
- трата средств, связанная с обучением.
На самом деле это больше преграды, чем недостатки, которые можно устранить. Любая больница может рассчитать свои возможности и стремится к тому, чтобы создать базу электронных больничных. Другой вопрос, нужно ли это делать сейчас, когда многие работодатели отказываются принимать такие документы.
Как работает система выдачи больничного листа в электронном виде
В ФСС уверяют, что нововведение пошло на пользу как медицинским учреждения, так и простым гражданам. Теперь больница ФСС и работодатель работают вместе. Однако выгода от этого есть только у медиков и пациента.
Теперь не тратятся деньги за закупку специальных бланков и их хранение. Врач оформляет больничный лист на своем рабочем компьютере. Пациенту отдается только листок с данными, которые он должен передать работодателю. Любой гражданин может рассчитать сумму за больничные дни зайдя в базу данных ФСС и введя номер, который был выдан врачом.
Оплата происходит либо за счет ФСС или же непосредственно работодателем, что является более привычным расчетом для многих предприятий, которые работают с электронными больничными листами. Срок оплаты зависит от того в какой форме работает предприятие.
Обязан ли работодатель принимать ЭЛН или нет?
Обязана ли организация принимать ЭЛН? Нет, если она по какой-то причине не готова это делать. В этом смысле участники взаимодействия — МО, работодатель и сотрудник — равны, и каждый может сделать выдачу ЭЛН невозможной. Организация также не обязана принимать от сотрудников электронные больничные, если у неё отсутствует всё необходимое для реализации.
Конечно, работодатель может отказаться вести работу по оформлению ЭЛНа. При не до конца продуманной технической и организационной платформе для данного нововведения выдача электронных больничных принесет, скорее, массу лишней суеты и отнимет драгоценное рабочее время участников процесса.
Но совсем списывать со счетов новую идею не стоит: при достаточно законодательно и технически закрепленном алгоритме работы и автоматизации процесса новая схема действительно упростит обработку персональных данных, снизит число ошибок, исключит появление поддельных больничных листов.
Сейчас на стадии утверждения находятся несколько правовых актов, призванных обеспечить законодательную базу и сделать работу по выдаче электронных листков нетрудоспособности более четкой и простой. Думается, что с принятием этих документов система станет отлаженной и легко сможет перевести свое существование исключительно в плюсы для всех участников.