Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Резервы отпусков». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В бухгалтерском учете исчисленная сумма оценочных обязательств по отпускам Красновой Р.З. на начало июля составляет 11 193,38 руб. Обязательства в июле исчерпаны и не начисляются, так как у этого сотрудника не было рабочих дней, а значит и заработка.
Инвентаризация резервов по отпускам в налоговом учете
Инвентаризацию резервов по отпускам в налоговом учете необходимо проводить по состоянию на 31 декабря. В ходе инвентаризации уточняются суммы резервов, начисленных за год, а также сумма фактических расходов на оплату отпусков за год.
За год в резервы было отчислено 65 000,00 руб., из которых:
- 49 923,19 руб. — резервы по оплате труда;
- 15 076,81 руб. — резервы по страховым взносам.
Сумма фактических расходов на оплату отпусков за год составляет 45 070,88 руб., из которых:
- 3 071,67 руб. — сумма отпускных Красновой Р.З. за апрель;
- 927,65 руб. — страховые взносы, начисленные с отпускных Красновой Р.З. за апрель;
- 31 544,98 руб. — отпускные Красновой Р.З. за июль;
- 9 526,58 — страховые взносы, начисленные с отпускных Красновой Р.З. за июль.
Допустим, ООО «Современные Технологии» будет создавать резервы на оплату отпусков в следующем, 2016 году. В этом случае остаток резерва, соответствующий неиспользованным отпускам, можно перенести на следующий год.
Рассчитаем резерв, который можно перенести, исходя из количества дней неиспользованного отпуска, среднедневной суммы расходов на оплату отпусков и страховых взносов (письмо Минфина России от 11.01.2013 № 03-03-06/1/4).
Любавин П.П. не использовал 28 дней отпуска, его средний заработок составил 853,24 руб. (рис. 6). Отпускные Любавина с учетом страховых взносов равны:
(853,24 + 853,24 x 30,2 %) x 28 = 31 105,72 (руб.)
Такой расчет необходимо делать по всем работникам, имеющим остатки неиспользованных отпусков. Поскольку у Красновой Р.З. неиспользованных дней отпуска нет, в отношении нее резервы исчерпаны и на следующий год не переносятся.
Итого остаток резерва, который можно перенести на следующий год, составляет 31 105,72 руб.
Обратите внимание, эта сумма равна остаткам оценочных обязательств по отпускам, которые переносятся на следующий год, по данным бухгалтерского учета. Причина такого совпадения в том, что методика расчета оценочных обязательств методом обязательств (МСФО) и методика, применяемая при инвентаризации резервов, — идентичны. Это произведение среднего заработка и количества оставшихся дней отпуска с учетом страховых взносов.
В примере суммы резервов, начисленных за год, меньше суммы фактических расходов на оплату отпусков за год и остатка резерва, переносимого на следующий год: 65 000,00 — (45 070,88 + 31 105,72) = -11 176,60, из которых:
- 8 584,18 руб. — это расходы на оплату труда за счет резервов;
- 2 592,42 руб. — это расходы на страховые взносы за счет резервов.
Пример расчета по методике 3
Пускай на начало года данные по категориям сотрудников таковы:
- по управленческому персоналу: остаток отпускных дней — 300 календарных дней, среднедневной заработок — 2000,00 руб.;
- по хозяйственному персоналу: остаток дней — 200 календарных дней, среднедневной заработок — 1200,00 руб.
Резервная сумма = 2000 руб. × 300 дн. + 1200 руб. × 200 дн. = 840 000.
Суммарная ставка 30,2 %, следовательно, сумма на оплату страховых взносов = 840 000 × 0,302 = 253 680.
Итого следует зарезервировать 840 000 + 253 680 = 1 093 680.
Вот пример, как формируется таблица резерва отпусков бюджетного учреждения:
№ п/п | ФИО сотрудника | Дата заключения трудового договора | Заработано на 01.12.2021 | Использовано | Резерв | Количество дней отпуска без сохранения зарплаты |
---|---|---|---|---|---|---|
1 | Иванов Иван Иванович | 01.12.2017 | 224 | 120 | 104 | |
2 | Петров Петр Петрович | 30.11.2020 | 56 | 30 | 16 | 3 |
3 | Викторова Виктория Викторовна | 05.12.2017 | 112 | 50 | 62 |
Признание оценочных обязательств (резервов) нормативным методом
Пример
Организация ведет учет оценочных обязательств и резервов по оплате предстоящих отпусков нормативным методом (10% от фонда оплаты труда с учетом страховых взносов и взносов НСиПЗ) в бухгалтерском и налоговом учете. Предельная величина, до достижения которой будут начисляться обязательства и резервы, составляет 1000000 руб. в год.
За январь 2021 г. сотрудникам ООО Конфетпром начислено по окладу — 145000 руб., страховые взносы — 43500 руб., взносы НСиПЗ — 290 руб. Необходимо рассчитать суммы признаваемых оценочных обязательств и резервов по оплате предстоящих отпусков за январь 2021 г.
Настройка учета оценочных обязательств (резервов) по оплате отпусков в организации производится в настройке учетной политики организации (Настройка — Организации — Учетная политика и другие настройки — Резервы отпусков. В связи с тем, что организация формирует оценочные обязательства (резервы) нормативным методом (выбран соответствующий переключатель), необходимо установить: процент для расчета сумм ежемесячно признаваемых расходов, который задается в поле Размер отчислений % от ФОТ, а в поле Предельная величина — предельную величину, до достижения которой будут начисляться оценочные обязательства (резервы).
Пример расчета процента отчислений в резерв отпусков
Для определения процента отчислений можно использовать формулу:
Планируемая сумма отпускных и взносов / Планируемая сумма по оплате труда и взносам * 100%
Следует отметить, что субъект самостоятельно устанавливает планируемые суммы отпускных, оплаты труда и страхвзносов в соответствии с численностью персонала, тарифными ставками и окладами и т. д.
Для определения ежемесячного размера отчислений с учетом установленного процента используется формула:
Сумма по оплате труда и взносам * Процент
Если в каком-то месяце сумма всех предыдущих отчислений превысила определенный ранее лимит отчислений, то размер отчисления нужно определить по особой формуле:
Предельная величина отчислений в резерв ─ Фактический размер отчислений с начала года
В следующие месяцы отчисления рассчитывать не надо.
Пример
Компания ООО «Альфа» должна сформировать резерв отпусков в налоговом учете на будущий календарный год, производя ежемесячные отчисления в текущем. На первом этапе нужно определить процент ежемесячных отчислений:
№ п/п |
Показатель |
Сумма, руб. |
1 | Планируемая величина расходов на отпуска | 500 000 |
2 | Страховые взносы с отпусков (стр. 1 * 30,2%) | 151 000 |
3 | Итого планируемая величина расходов на отпуска и страховые взносы (стр. 1 + стр. 2) ─ лимит отчислений в резерв | 651 000 |
4 | Планируемая величина расходов на оплату труда | 6 000 000 |
5 | Страховые взносы с расходов на оплату труда (стр. 4 * 30,2%) | 1 812 000 |
6 | Итого планируемая величина расходов на оплату труда и страховые взносы (стр. 4 + стр. 5) | 7 812 000 |
7 | Ежемесячный процент отчислений в резерв отпусков (стр. 3 / стр. 6 * 100%) | 8,33% |
Избыток средств резерва
Данная ситуация возникает, если:
- в течение года из компании уволились работники, которым планировалось предоставить отпуск, а новые работники либо не были набраны, либо в отпуск не уходили;
- отпуск отгуляло меньшее число сотрудников, чем было запланировано, либо отпуск был предоставлен всем сотрудникам, но на меньшее число дней.
В этом случае с корректировкой налоговых обязательств дело обстоит гораздо сложнее. Порядок действий при этом следующий:
- во-первых, необходимо подсчитать, сколько дней отпуска, запланированного на текущий год, работники фактически не отгуляли;
- во-вторых, необходимо произвести расчет средней дневной суммы расходов на оплату труда работников, которые не до конца отгуляли положенный им отпуск. Рассчитывается такая сумма в соответствии с порядком, закрепленным в Положении об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденном Постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. N 922;
- в-третьих, необходимо рассчитать сумму, которую работодатель затратил или затратит впоследствии на оплату не отгулянных работником дней запланированного отпуска. Указанную величину принято называть суммой расходов на оплату не использованных в текущем году отпусков, а определяется она по формуле:
Инвентаризация резерва на оплату отпусков – механизм выполнения
Право налогоплательщиков на образование отпускных резервов предусмотрено стат. 324.1 НК. Порядок учета таких операций, включая ежемесячный процент и предел отчислений, необходимо закрепить в учетной политике. Согласно актуальным законодательным нормам организации не обязаны применять резервирование, а те, кто работает по «кассовому методу» воспользоваться указанной льготой не могут.
Если же предприятие создает резерв отпускных расходов, проведение инвентаризации обязательств является обязательным по п. 3 ст. 324.1 НК. Необходимость в контрольной оценке возникает из-за того, что созданные в разрезе сотрудников суммы могут быть использованы не полностью или, наоборот, перерасходованы. При этом на 31 декабря образуется превышение фактически выданных персоналу отпускных над резервной величиной или же формируется остаток резерва. По результатам корректировок в произвольной форме составляется бухгалтерская справка либо акт.
Как скорректировать резерв на конец года, если его размер отличается от суммы предполагаемых отпускных
Теперь другая ситуация: оценочное обязательство по итогам 2012 года вы использовали не полностью. Тут нужно действовать таким образом.
Возьмите сумму предполагаемых выплат по тем отпускам, которые причитаются сотрудникам на конец года. Далее сравните результат с суммой оставшегося обязательства под предстоящие отпускные выплаты.
Если остаток оценочного обязательства окажется больше, всю сумму причитающихся отпускных, в том числе и разницу, вы вправе учесть при формировании резерва в 2013 году. Тогда включать эту разницу в прочие доходы не нужно. Это определяет второй абзац пункта 22 ПБУ 8/2010.
Если же полагающиеся на конец года отпускные больше остатка резерва, просто сделайте запись на разницу:
ДЕБЕТ 20 (23, 25, 26, 29, 44) КРЕДИТ 96 субсчет «Оценочное обязательство на оплату отпусков»
— доначислен резерв на оплату отпусков на сумму разницы между величиной «отпускных» обязательств компании на конец года и суммой резерва, не использованного в 2012 году.
Налоговый учет резервов на предстоящую оплату отпусков
Федеральным законом от 29 мая 2002 года №57-ФЗ «О внесении изменений и дополнений в часть вторую Налогового кодекса Российской Федерации и в отдельные законодательные акты Российской Федерации» расходы в виде отчислений в резерв на предстоящую оплату отпусков включены в состав расходов на оплату труда (пункт 24 статьи 255 НК РФ). Порядок учета таких расходов установлен статьей 324.1 НК РФ.
Порядок формирования резерва в целях налогового учета отличается от его формирования в бухгалтерском учете.
Предполагаемая годовая сумма расходов на оплату отпусков (с учетом ЕСН) делится на предполагаемую годовую суму расходов на оплату труда (с учетом ЕСН), таким образом, определяется ежемесячный процент отчислений в резерв – в процентах от фонда оплаты труда. Значит, если в целях бухгалтерского учета каждый месяц в резерв отчисляются одинаковые суммы, независимо от начисленной суммы оплаты труда, то в целях налогового учета эти суммы могут отличаться.
По итогам года проводится инвентаризация резерва. Если фактически на оплату труда израсходовано больше средств, чем было зарезервировано, то сумма разницы между фактическими расходами (с учетом ЕСН) и суммой резерва включается в состав расходов текущего налогового периода.
Относительно того, как учитывать сумму неиспользованного резерва, в статье 324.1 содержатся два противоречащих друг другу положения. В пункте 3 статьи говорится:
«Недоиспользованные на последний день текущего налогового периода суммы указанного резерва подлежат обязательному включению в состав налоговой базы текущего налогового периода».
Списание оценочных обязательств и резервов
Расчет достаточности накопленного резерва ведется отдельно по каждому сотруднику.
В зависимости от того, хватает или нет накопленных сумм оценочных обязательств и/или резервов на отпускные текущего месяца по сотруднику, в документе Отражение зарплаты в бухучете формируются различные Виды операций. Далее эти Виды операций в бухгалтерской программе формируют различные проводки:
Вид операции | БУ, счет ДТ | НУ, счет ДТ | Формирование оцен.обяз-в | Формирование резервов | Комментарий |
Ежегодный отпуск | Счет затрат | Счет затрат | + | — | ОО не хватает |
Ежегодный отпуск за счет оценочных обязательств | 96 | Счет затрат | + | — | ОО хватает |
Ежегодный отпуск за счет оценочных обязательств и резервов | 96 | 96 | + | + | ОО и резервов хватает |
Ежегодный отпуск за счет резервов | Счет затрат | 96 | + | + | ОО не хватает, достаточность резервов не проверяется (они всегда за счет 96 счета) |
Компенсация ежегодного отпуска | Счет затрат | Счет затрат | + | + | ОО не хватает, резервы всегда за счет затрат |
Компенсация ежегодного отпуска за счет оценочных обязательств | 96 | Счет затрат | + | + | ОО хватает, резервы всегда за счет затрат |
Рассмотрим поведение программы 1С на примере.
Для целей бухгалтерского учета резерв на предстоящую оплату отпусков признается оценочным обязательством (п. 5 ПБУ 8/2010 «Оценочные обязательства, условные обязательства и условные активы», утв. Приказом Минфина РФ от 13.12.2010 г. №167н, далее по тексту — ПБУ 8/2010). Правом не создавать отпускные резервы наделены лишь субъекты малого предпринимательства, не являющиеся эмитентами публично размещаемых ценных бумаг (п. 3 ПБУ 8/2010). Все остальные организации должны в бухгалтерском учете резервировать суммы на оплату отпускных.
Никакой конкретной методики формирования отпускного резерва на законодательном уровне не установлено. В п.15 ПБУ 8/2010 изложен лишь общий подход к созданию оценочного обязательства: признается в бухгалтерском учете в размере, достаточном для исполнения обязательств перед работниками в части отпускных выплат на отчетную дату. То есть величина созданного отпускного резерва в бухгалтерском учете на отчетную дату должна соответствовать сумме выплаты причитающихся отпускных (с учетом начисленных страховых взносов во внебюджетные фонды) всем работникам организации на эту же дату.
Алгоритм резервирования расходов на создание отпускного резерва необходимо закрепить в учетной политике организации для целей бухгалтерского учета (п. 7 ПБУ 1/2008). Образец формулировки для вставки в учетную политику для целей бухгалтерского учета приведен в примере №1. Аналогичный алгоритм создания резерва можно использовать и для целей налогового учета. При этом следует учитывать, что предполагаемый размер расходов на оплату труда в бухгалтерском и налоговом учете может не совпадать (некоторые расходы на оплату труда могут не признаваться в налоговом учете). Так, суммы компенсаций, выплачиваемые работникам за задержку заработной платы, не признаются расходами в налоговом учете (Письмо Минфина РФ от 31.10.2011 г. №03-03-06/2/164), в то время как подлежат включению в расчет среднего заработка для начисления отпускных.
ООО «Лютик» создает резерв на выплату отпускных по каждому работнику. В этом случае рассчитывается средняя заработная плата за последние 12 месяцев (с учетом премий, индексаций, надбавок и т.д.) по каждому работнику и на ее основе ежемесячно рассчитывается «заработанная» сумма начисленных отпускных и страховых взносов:
В каких случаях заполняются графы 12 и 13 регистра? Если в отчетном периоде фактические расходы на выплату отпускных больше, чем размер признанного оценочного обязательства, то сумма превышения отражается напрямую по дебету затратных счетов с кредитом счетов 70,69 (п. 21 ПБУ 8/2010, Письмо Минфина РФ от 29.01.2014 г. №07-04-18/01). Как было отмечено в начале статьи, в налоговом учете в течение года не уточняется сумма резерва на выплату отпускных (Письма Минфина РФ от 11.01.2013 г. №03-03-06/1/4, МНС РФ от 18.08.2004 г. №02-5-11/142@).
Инвентаризация отпускного резерва на конец года
В налоговом учете, в отличие от бухгалтерского, создание резерва под предстоящие расходы на оплату отпусков является правом организации, а не обязанностью. Это объясняется прежде всего тем, что цели создания «отпускного» резерва в бухгалтерском и налоговом учете разнятся. В бухучете отражать оценочное обязательство по оплате отпусков необходимо для того, чтобы перед пользователями бухгалтерской отчетности предстала реальная картина финансового состояния компании. В свою очередь, в налоговом учете отпускные «резервируются» с тем, чтобы равномерно учитывать расходы на отпуска в течение года. При этом на конец года необходимо провести инвентаризацию этого резерва. А порядок учета результатов данного мероприятия зависит от того, продолжит ли компания «резервировать» отпускные или же откажется от создания данного резерва.
Положениями гл. 25 Налогового кодекса (далее — Кодекс) предусмотрено два варианта учета для целей налогообложения прибыли отпускных выплат.
Инвентаризация резерва на оплату отпусков (образец)
7 ст. 272 НК). Иными словами, даже если имеет место «переходящий» отпуск, то соответствующую сумму взносов «делить» на периоды, к которым они относятся, не надо — их списываем на дату начисления (см. Письмо Минфина от 9 июня 2014 г. N 03-03-РЗ/27643).
Пример 1. Предположим, менеджеру Платонову П.П. был предоставлен ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней с 30 сентября 2016 г. Сумма начисленных отпускных — 28 000 руб. (цифры условные). Отпускные выплачены 27 сентября.
При расчете налога на прибыль за 9 месяцев 2016 г. организация учтет отпускные в размере 1000 руб. «Остаток» отпускных относится уже к расходам октября 2016 г.
Сумму страховых взносов во внебюджетные фонды, начисленные на отпускные, компания учтет в периоде их начисления. То есть в рассматриваемой ситуации они будут отражены в отчетности по налогу на прибыль за 9 месяцев 2016 г.
Инвентаризация резерва на оплату отпусков
1 ст. 324.1 НК РФ налогоплательщик, принявший решение о равномерном учете для целей налогообложения предстоящих расходов на оплату отпусков работников, обязан отразить в учетной политике для целей налогообложения принятый им способ резервирования, определить предельную сумму отчислений и ежемесячный процент отчислений в указанный резерв.
Для этих целей налогоплательщик обязан составить специальный расчет (смету), в котором отражается расчет размера ежемесячных отчислений в указанный резерв, исходя из сведений о предполагаемой годовой сумме расходов на оплату отпусков, включая сумму страховых взносов на обязательное пенсионное страхование, обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, обязательное медицинское страхование, обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний с этих расходов. Сумма ежемесячных отчислений в резерв определяется по формуле:
Сумма ежемесячных отчислений в резерв на оплату отпусков = (Сумма фактических расходов на оплату труда за месяц, включая обязательные страховые взносы Х Процент отчислений в резерв на оплату отпусков) / 100%
При этом процент отчислений в указанный резерв определяется так:
Процент отчислений в резерв на оплату отпусков = (Предполагаемая сумма расходов на оплату отпусков за год / Предполагаемая сумма расходов на оплату труда за год) Х 100%
К сведению. В соответствии с положениями ст. 120 ТК РФ продолжительность ежегодных основного и дополнительных оплачиваемых отпусков работников исчисляется в календарных днях и максимальным пределом не ограничивается.
В Письме Минфина России от 02.09.2014 N 03-03-06/1/43925 был рассмотрен вопрос о проведении инвентаризации резерва расходов на оплату отпусков для целей налога на прибыль. Специалисты ведомства указали, что согласно п. 3 ст. 324.1 НК РФ на конец налогового периода налогоплательщик обязан провести инвентаризацию данного резерва. Недоиспользованные на последнее число текущего налогового периода суммы резерва подлежат обязательному включению в состав налоговой базы текущего налогового периода.
На основании п. 4 ст. 324.1 НК РФ резерв предстоящих расходов на оплату отпусков работникам должен быть уточнен исходя из количества дней неиспользованного отпуска, среднедневной суммы расходов на оплату труда работников (с учетом установленной методики расчета среднего заработка) и обязательных отчислений страховых взносов на обязательное пенсионное страхование, обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, обязательное медицинское страхование, обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.
Таким образом, при проведении инвентаризации резерва на оплату отпусков следует учитывать планируемое количество дней отпуска в расчете за год, которое сравнивается с фактически использованными днями отпуска за год.
В Письме Минфина России от 29.10.2012 N 03-03-10/121 (направлено для сведения Письмом ФНС России от 12.12.2012 N ЕД-4-3/21167@) уточнено следующее:
- если по итогам инвентаризации резерва предстоящих расходов на оплату отпусков сумма рассчитанного резерва в части неиспользованного отпуска, определенная исходя из среднедневной суммы расходов на оплату труда и количества дней неиспользованного отпуска на конец года, превышает фактический остаток неиспользованного резерва на конец года, сумма превышения подлежит включению в состав расходов на оплату труда;
- если по итогам инвентаризации резерва предстоящих расходов на оплату отпусков сумма рассчитанного резерва в части неиспользованного отпуска, определенная исходя из среднедневной суммы расходов на оплату труда и количества дней неиспользованного отпуска на конец года, оказывается меньше фактического остатка неиспользованного резерва на конец года, отрицательная разница подлежит включению в состав внереализационных доходов.
Что представляет собой проведение инвентаризации по отпускным резервам?
Проведение инвентаризации оценочных обязательств по отпускным будет заключаться в сопоставлении:
- учетной величины резерва по отпускам, зафиксированной на счете 96;
- актуальной расчетной величины резерва (того, каким он должен быть по состоянию на конец отчетного периода).
На практике это означает пересчет показателей РД и СЗ в рамках указанных выше формул — по состоянию на конец отчетного периода. Возможно их сопоставление с аналогичными показателями по предыдущей инвентаризации.
Таким образом, дата инвентаризации может совпадать (и это оптимально) с днем очередного формирования резервов (например, в последний день месяца, квартала или года). Инвентаризация будет обосновывать обновленную величину показателя РО (ФИРМА) либо отражать отсутствие потребности в ее изменении.
Объектом инвентаризации оценочных обязательств по отпускам будут документы, отражающие:
- величину средней зарплаты за период с начала года и до даты проведения инвентаризации (например, приказы о выдаче премий, об индексациях и надбавках);
- количество человеко-дней отпусков, которые не использованы на дату проведения инвентаризации (например, табели учета рабочего времени, графики отпусков и приказы на них).
Результаты инвентаризации резервов по отпускам могут быть утверждены документально в отдельном акте.
Как рассчитать резерв отпусков на 2019 год
Резерв по отпускам — это аккумулированные средства, которые предназначены на оплату будущих отпусков работников. Резерв должны создавать многие организации. В статье рассмотрим, кто обязан формировать такое обязательство, опишем, как рассчитать резерв отпусков, каковы особенности формирования и учета в бухгалтерском и налоговом учете.
КонсультантПлюс ПОПРОБУЙТЕ БЕСПЛАТНО
Получить доступ
Резерв отпусков является оценочным обязательством и обязанность его создания предписывает ПБУ 8/2010, утвержденное Приказом Минфина от 13.12.2010 № 167н.
Создавать его обязаны все компании, за исключением тех, у кого есть право вести бухучет в упрощенной форме. Право ведения упрощенного бухгалтерского учета установлен Законом о бухучете № 402-ФЗ для следующих организаций:
- субъектов малого предпринимательства;
- некоммерческих организаций;
- участников проекта «Сколково».
Все остальные компании обязаны создавать резерв предстоящих расходов на оплату отпусков. Правила его формирования организация определяет самостоятельно и прописывает в своей учетной политике.
При его создании в расходах признается сумма оценочного обязательства, а не выплата отпускных. Последние будут начисляться за счет оценочного обязательства.
Для их учета используется счет 96 плана счетов бухучета, к которому открывается отдельный субсчет «Резерв на оплату отпусков».
Резерв на оплату отпусков, проводки:
ОперацияДебетКредит
Зарезервированы денежные средства на будущую оплату отпусков | 20, 25, 26, 44 | 96 |
Начислены отпускные | 96 | 70 |
Выплачены начисленные суммы | 70 | 51, 50 |