Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Номенклатура дел на 2021 год с новыми сроками хранения». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Номенклатура дел организации оформляется по установленной Правилами хранения форме, которая заведена в «1С:Документообороте». Она разрабатывается и подписывается лицом, ответственным за документационное обеспечение управления. Номенклатура дел визируется лицом, ответственным за архив.
Передача документов в архив
Отдельно остановимся на случае, когда документы необходимо сдавать в архив.
Такие дела готовятся для сдачи в соответствии с требованиями Госархива. Через год после завершения делопроизводства в архив организации передаются дела постоянного и временного хранения. Этот процесс проходит по графику, утвержденному руководством. Дела принимаются по описям и номенклатурам с приложением регистрационных карточек на документы. Если для текущей работы необходимо оставить какие-то из дел, то архив оформляет выдачу этих дел во временное пользование. Подготовка дел и сдача их в архив включает в себя проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описей на дела с постоянным и долговременным сроками хранения.
Экспертиза ценности документов
Как правило, информация в большей части документов имеет разовое значение и после использования теряет свою актуальность. А документы, содержащие ценную в научном и практическом отношении информацию, должны храниться постоянно. Для оптимального отбора ценных документов и проводится экспертиза с позиций определения государственного, социально-культурного и иного значения документов с целью отбора их на государственное хранение или для установления сроков их хранения. Комиссия создается приказом руководителя из наиболее квалифицированных специалистов, а также заведующего канцелярией, ведомственным архивом и главного бухгалтера. Основными задачами экспертной комиссии являются :рассмотрение проектов классификаторов и номенклатур делопроизводства.
Какие существуют виды
В зависимости от особенностей документооборота на конкретном предприятии разберем, как составить номенклатуру дел организации, которых может быть один или несколько видов.
Типовая — это нормативный документ. Ее формы закреплены в приложениях 7 (для предприятия в целом) и 8 (для структурного подразделения) «Основных правил работы архивов организаций». Сводная НД позволяет объединить данные по отделам в единый регистр.
Другой вид НД — перечень дел одного отдела, например, отдела кадров, составляется непосредственно самими кадровиками предприятия Такое решение рационально, если в силу специфики деятельности такой регистр дел не вписывается в стандарты. Здесь стоит учитывать:
- формы НД за прошлые годы;
- мнение высшего руководства и начальников подразделений;
- учредительные документы;
- штатное расписание;
- планы развития предприятия;
- отчеты с выявленными недостатками в ведении документооборота.
Существуют и примерные НД — это регистры рекомендательного характера. Они используются в определенных учреждениях. В них приводится перечень дел, подлежащих учету, и заполненный образец индекса дела по номенклатуре дел конкретного предприятия.
Так, например, в Приложении 17 к Письму Министерства образования №03-51/64 от 20.12.2000 находится пример номенклатуры дел в образовательном учреждении. А в остальных приложениях — перечень документов, подлежащих включению в нее.
Утверждаем и вводим в действие
После составления номенклатуру необходимо утвердить. Первым делом данный документ визируется руководителем архива или лицом, ответственным за архив. Затем номенклатура подписывается руководителем службы или лицом, ответственным за документационное обеспечение управления, и после одобрения ЦЭК (ЭК) организации направляется на согласование с ЭПК соответствующего архивного учреждения. И только после этого номенклатура утверждается руководителем учреждения.
После утверждения номенклатуры дел организации структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе. По правилам должно быть три или четыре экземпляра номенклатуры дел организации, которые хранятся:
- в службе делопроизводства – документ постоянного хранения;
- в государственном архиве (экземпляр отсутствует, если нет согласования с ЭПК соответствующего архивного учреждения);
- в архиве организации;
- рабочий экземпляр (удобнее пользоваться в электронном виде и разместить в свободном доступе для всех сотрудников организации).
Обратите внимание
Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года. Согласованная с архивным учреждением номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. При этом номенклатура согласовывается с архивным учреждением не реже одного раза в пять лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации разрабатывается новая номенклатура дел (п. 3.4.6 Правил).
По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел заменяется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются архивному учреждению, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, и расшифровки его подписи (п. 3.4.10 Правил).
Приведем пример оформления номенклатуры дел.
| ФГБНУ «Научно-исследовательский радиофизический институт» | |||||||
|
(наименование организации) |
|||||||
|
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ |
УТВЕРЖДАЮ | ||||||
|
Директор |
|||||||
|
21.11.2013 |
№ |
2 |
(наименование должности руководителя организации) |
||||
|
г. Нижний Новгород |
Солнцев |
П. И. Солнцев |
|||||
|
(место составления) |
(подпись) | (расшифровка подписи) | |||||
| На |
2013 |
год | Дата |
21.11.2013 |
|||
|
Индекс дела |
Заголовок дела |
Кол-во ед. хр. |
Срок хранения и № статей по перечню |
Примечание |
|||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|||
|
01. Руководство |
|||||||
| 01-01 | Устав | Постоянно, ст. 51 | |||||
| 01-02 | Положения о структурных подразделениях организации, филиалах и представительствах | Постоянно, ст. 55 | |||||
| 01-03 | Доверенности, выданные филиалам, представительствам | 5 л. ЭПК, ст. 60 | |||||
| 01-04 | Переписка с органами местного самоуправления по основным направлениям деятельности | 5 л. ЭП��, ст. 32 | |||||
|
… |
… |
… |
… |
… |
|||
|
03. Отдел делопроизводства и документоведения |
|||||||
| 03-01 | Документы (служебные письма, записки, докладные записки, справки и др.), предоставляемые структурными подразделениями руководству организации | 5 л. ЭПК, ст. 87 | |||||
| 03-02 | Журнал регистрации входящих и исходящих документов | 5 л., ст. 258 | |||||
|
04.Отдел радиофизического дистанционного зондирования природных сред и изучения динамических процессов |
|||||||
| 04-01 | Положение об отделе | Постоянно, ст. 55 | |||||
| 04-03 | Договоры о повышении квалификации работников | 5 л.*, ст. 721 | * После истечения срока действия договора | ||||
| 04-04 | Переписка о реализации решений съездов, конгрессов, конференций, совещаний | 5 л. ЭПК, ст. 24 | |||||
|
… |
… |
… |
… |
… |
Часто задаваемые вопросы
Вопрос №1 Что представляет собой номенклатура дел?
Ответ: Номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме.
Вопрос №2 Какое предназначение номенклатуры дел?
Ответ: предназначение номенклатуры дел заключатся в том, что предприятия с помощью номенклатуры дел производиться упорядоченность всей документации в соответствии срокам хранения, а так же других общих признаков.
Вопрос №3 Кем составляется приказ об утверждении номенклатуре дел, какой порядок его составления?
Ответ: Приказ составляется или юридическим сотрудником, или кадровым сотрудником , или секретарем предприятия, но при это он должен обладать определенными знаниями и умениями по составлению приказа. Приказа составляется в произвольной форме, так как законодательством не предусмотрено каких либо стандартов по составлению приказа. Его можно составить на на листе А4, А5 или на фирменном бланке. Параметры, которые необходимо соблюдать при составлении приказа таковы: полное наименование предприятие, номер и дату приказа, цель приказа, назначаются ответственные лица за выполнение данного приказа. Так же необходимо заверить приказ подписью руководителя предприятия.
Вопрос№4: Если создается новый приказ, но при этом еще действует старый приказ по номенклатуре, как можно отменить старый приказ?
Ответ: Если на момент составления приказа об утверждении номенклатуры на новый календарный год действует предыдущий приказ, тогда его необходимо отменить составленном новом приказе. Например, внести в новый приказ такой пункт, в котором будет говориться об отмене действия предыдущего приказа.
Основные правила оформления приказа об утверждении номенклатуры дел
На сегодняшний день не существует строгих правил по формированию приказа об утверждении номенклатуры дел. Предприятие самостоятельно в произвольной форме формируется или в рукописном виде, или в печатном виде. Приказ оформляется на листе А4 или А5 , так же можно оформить на фирменном бланке предприятия.
К сведению: приказ должен иметь оригинальную подпись руководителя предприятия или лица его замещающего.
Печать на приказе не обязательно, так как это считается внутренним документом предприятия. Но при необходимости печать проставляется. С 2021 года законодательством отменено использовать печать и штампы юридическому лицу.
Приказ храниться в специально отведенном месте, вместе с другими распорядительными документами в течение всего периода его действия. После того, как приказ утратил свое действие, он должен быть перенаправлен в архив предприятия и храниться там, на протяжении всего времени, которое отведено для хранения. После истечения срока хранения в архиве приказ необходимо утилизировать по специальному разработанному порядку.
Порядок составления и утверждения номенклатуры дел
Работа ведется на основании нормативно-методических документов. Ответственность за составление номенклатуры дел возлагается на службу делопроизводства (секретариат, канцелярия, общий отдел и т.д.).
Прежде всего, необходимо определить состав образующихся документов. Изучают устав или положение об организации, ее структуру, положения о структурных подразделениях, другие имеющиеся документы, определяющие деятельность организации (положения, регламенты, правила и т.д.), плановые и отчетные документы организации, полезно просмотреть номенклатуру дел за предыдущий год.
Считается, что сводная номенклатура дел организации составляется на основании согласованных с ведомственным архивом номенклатур дел структурных подразделений. Исходя из моего опыта, я могу сделать вывод, что сотрудники отделов просто не способны разработать требуемый документ (отсутствие квалификации, времени). Поэтому основная работа ложится на ответственного специалиста за составление сводного документа. Будет лучше для всех, если структурные подразделения просто представят в службу делопроизводства список названий всех заводимых дел.
При этом все документируемые участки должны быть отражены. Часто сотрудники отделов говорят «да у меня тут в столе», «чтобы под рукой». Вместе с тем правила требуют, чтобы все заголовки заводимых дел были включены в номенклатуру дел. И затем исполненные документы формировались в дела в соответствии с заложенной системой.
Как уже отмечалось выше самая сложная работа в разработке номенклатуры дел – правильно сформулировать заголовки дел, систематизировать их и проставить сроки хранения дел со ссылкой на соответствующую статью по перечню документов. Это мы рассмотрим позднее на конкретном примере номенклатуры дел организации в следующей статье.
Оформление сводной номенклатуры дел производится на общем бланке организации, где основная часть представлена в табличной форме с регламентируемыми названиями граф.
Основные виды номенклатуры дел
Различают три вида номенклатуры в делопроизводстве. Это:
- Типовая номенклатура дела — это обязательный перечень дел, которые заводят в однотипных компаниях. Типовую номенклатуру чаще разрабатывают в тех учреждениях, которые владеют широкой сетью подведомственных организаций.
- Примерная номенклатура дел — это документ, сходный по своему назначению с типовой формой номенклатуры дел организации. Ее разрабатывают для однотипных организаций, но при этом она имеет лишь рекомендательный характер. Это означает, что подведомственные компании вправе самостоятельно решать, принимать им этот документ в качестве типового образца или разработать свою схему делопроизводства по номенклатуре.
- Индивидуальную номенклатуру дел утверждают в каждой организации. При этом как заголовки дел, так и сроки хранения документов переносят в нее из типовой или примерной номенклатуры. Если у организации отсутствует типовая или примерная номенклатура дел, индивидуальную номенклатуру такая организация разрабатывает самостоятельно.
Как составить опись дел
Чтобы определить порядок составления документа, необходимо определить его структуру. НД состоит из следующих реквизитов:
Цифровое обозначение заводимого дела в организации с учетом подразделений и порядковых номеров вносимого вида документа.
Заголовки или полные наименования. В НД вносятся в зависимости от их значимости для компании.
Количество единиц хранения
Отражается количество томов, книг, частей объектов хранения. Показатель заполняется в конце календарного года.
Указываются сроки хранения документации с указанием статей действующих НПА, в которых регламентирована данная информация. Подробнее о сроках расскажем далее.
Дополнительная информация, заполняется при необходимости.
Обратите внимание, что указывать в описи простые или обобщенные фразы недопустимо. Например, нельзя указать «деловая переписка», входящая документация», «справочная информация»
Необходимо конкретизировать виды бумаг по видам, форматам и срокам хранения.
Порядок формирования и утверждения
Впервые номенклатура дел должна быть разработана в самом начале деятельности организации. Можно и в процессе деятельности, но это не совсем удобно: к моменту принятия этого решения накопится значительный объем рабочей документации, который придется разбирать. В конце каждого года номенклатура дел может при необходимости пересматриваться. В этом случае в нее вносятся изменения, дополнения или исключения, после чего применяется в уточненном варианте с начала нового периода (п. 3.4.6 Основных правил работы архивов). То есть образец номенклатуры дел на 2021 год с новыми сроками хранения должен быть утвержден в конце прошлого или в самом начале текущего года.
Разработку обычно поручают подразделению документационного обеспечения, канцелярии предприятия или, если предприятие небольшое, кадровику, бухгалтеру или секретарю. При необходимости можно обратиться за помощью к работникам Росархива (п. 3.4.2 Основных правил работы архивов).
Номенклатура базируется на бумагах, характеризующих особенности деятельности и структуры фирмы, предыдущих номенклатурах, а также перечнях типовых документов, образующихся в течение деятельности фирмы.
При разработке номенклатуры дел необходимо учитывать:
- документы о создании организации (положение, устав);
- документы, регламентирующие деятельность структурных подразделений;
- штатное расписание;
- номенклатуру дел предыдущих лет;
- регистрационную форму организации;
- типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения.
Перечислим основные этапы ее утверждения:
- разрабатывается подразделением организации;
- подписывается начальником подразделения;
- утверждается приказом руководителя предприятия. Приказ об утверждении номенклатуры дел (образец) вы можете скачать ниже.
Приказ, посредством которого в документооборот фирмы вводится номенклатура дел, издается с целью выполнения фирмой предусмотренной законом обязанности по обеспечению сохранности архивных документов. Соответствующий локальный акт подписывается руководством компании по завершении предшествующей процедуры по согласованию номенклатуры дел.
Ознакомиться с иными фактами, касающимися использования номенклатуры дел на предприятии, вы можете в статьях:
- «Как составить номенклатуру дел в организации?»;
- «Какие сроки хранения документов по номенклатуре дел?».
Источники:
- Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236
- Перечень типовых документов, утвержденный Главархивом СССР 15.08.1988
- Основные Правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002)
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.
Какие дела включать в номенклатуру
В номенклатуре регистрируются все дела, имеющие отношение к деятельности фирмы, невзирая на то, к головному офису они относятся или ее филиалам и представительствам (учредительные бумаги, приказы, должностные инструкции, исходящие и входящие документы и т.п.), сюда же вносятся секретные бумаги, содержащие конфиденциальную информацию или коммерческую тайну. Дела ликвидированных компаний, правопреемником которых является предприятие, также необходимо включать в номенклатурный перечень.
Исключение составляют печатные издания, к которым в числе прочего относятся книги и журналы учета, а также различного рода заявления сотрудников, внутренняя переписка между отделами и т.п. Дела, заведенные в профсоюзе, при условии, что он зарегистрирован как отдельное юридическое лицо, в номенклатуру дел организации включать тоже не нужно.
Как правило, номенклатура содержит несколько разделов, включающих основной, в который входит полный спектр учредительной документации и сопутствующих регистрации фирмы бумаг, а также другие части, включающие список дел, относящихся к различным структурным подразделениям.
Как утверждают НД на предприятии
НД составляется на фирменном бланке компании. Затем следует процесс согласования. В его рамках необходимо:
- получить одобрение архивной службы;
- заручиться подписью начальника отдела документационного обеспечения;
- согласовать с экспертной комиссией;
- согласовать с экспертами федерального или муниципального архива (если дела передаются на государственное хранение).
В итоге руководителем компании утверждается перечень дел бухгалтерии с новыми сроками хранения, уже прошедшая все вышеперечисленные процедуры, для чего требуется оформить приказ, который действует на протяжении календарного года.
Приказ содержит следующие сведения:
- наименование организации;
- номер и дату приказа;
- описание НД, подлежащей утверждению;
- основание для этого;
- Ф.И.О. и должность ответственного лица;
- дату;
- подпись руководителя;
- отметку об ознакомлении с приказом ответственного лица.
Порядок формирования и утверждения
Впервые номенклатура дел должна быть разработана в самом начале деятельности организации. Можно и в процессе деятельности, но это не совсем удобно: к моменту принятия этого решения накопится значительный объем рабочей документации, который придется разбирать. В конце каждого года номенклатура дел может при необходимости пересматриваться. В этом случае в нее вносятся изменения, дополнения или исключения, после чего применяется в уточненном варианте с начала нового периода (п. 3.4.6 Основных правил работы архивов). То есть образец номенклатуры дел на 2021 год с новыми сроками хранения должен быть утвержден в конце прошлого или в самом начале текущего года.
Разработку обычно поручают подразделению документационного обеспечения, канцелярии предприятия или, если предприятие небольшое, кадровику, бухгалтеру или секретарю. При необходимости можно обратиться за помощью к работникам Росархива (п. 3.4.2 Основных правил работы архивов).
Номенклатура базируется на бумагах, характеризующих особенности деятельности и структуры фирмы, предыдущих номенклатурах, а также перечнях типовых документов, образующихся в течение деятельности фирмы.
При разработке номенклатуры дел необходимо учитывать:
- документы о создании организации (положение, устав);
- документы, регламентирующие деятельность структурных подразделений;
- штатное расписание;
- номенклатуру дел предыдущих лет;
- регистрационную форму организации;
- типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения.
Перечислим основные этапы ее утверждения:
- разрабатывается подразделением организации;
- подписывается начальником подразделения;
- утверждается приказом руководителя предприятия. Приказ об утверждении номенклатуры дел (образец) вы можете скачать ниже.
Номенклатура дел (НД) позволяет упорядочить все дела, которые в ней заводят. Она отличается четкой систематизацией и соблюдением указанного срока хранения. Такое определение дано в статье 3.4 «Основных правил работы архивов организаций», одобренных Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.
Когда бумаги хранятся более 10 лет или постоянно, их следует учитывать более строго и упорядоченно. Систематизировать документацию помогает типовая номенклатура дел организации, к основным функциям которой относятся:
- группировка имеющихся документов по разным критериям;
- обеспечение их сохранности;
- возможность быстро найти требуемую бумагу;
- индексация дел.
Применяется она и в архивном делопроизводстве, когда документы хранятся менее 10 лет.