Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Образец положения об отделе кадров». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Согласно подп. 10 п. 2 ст. 17 Закона № 125‑ФЗ работодатель обязан предоставлять сотруднику, который нуждается в санаторно-курортном лечении из-за производственной травмы, профессионального заболевания, дополнительный оплачиваемый отпуск на весь период лечения, включая проезд к месту лечения и обратно.
Почему нужно разработать положение о работе с кадрами
Основная задача отдела кадров — решение различных вопросов, связанных с персоналом. К ним могут относиться:
- прием и увольнение;
- ведение трудовых книжек;
- оформление документов (трудовых договоров, приказов и пр.);
- иные кадровые вопросы.
Положение об отделе кадров 2022 необходимо для того, чтобы документально закрепить права, обязанности, организацию работы структурного подразделения. Законодательно закрепленной формы такого локального акта нет, поэтому работодатель сам решает, что в него включать. Обычно его структура выглядит следующим образом:
- Общие нормы.
- Задачи.
- Функции.
- Права и обязанности.
- Ответственность.
- Заключительные пункты.
HR-департамент – «лицо компании», потому что именно с него начинается процесс знакомства нового сотрудника с корпоративной культурой работодателя. Основные цели деятельности трудовиков – грамотная работа с имеющимися специалистами, поиск и набор новых. Они разбиваются на следующую совокупность задач:
- анализ потребности предприятия в новых кадрах;
- поиск новых сотрудников, отвечающих требованиям к уровню квалификации и личностным качествам;
- обеспечение адаптации принятых специалистов;
- ведение кадрового документооборота (прием в организацию, увольнения, выдача справок персоналу по запросам, хранение документации, ведение личных карточек);
- обеспечение соблюдения трудовых прав работников, социальных гарантий;
- организация обучения персонала;
- участие в формировании корпоративной культуры;
- анализ влияния различных факторов на производительность труда, разработка комплекса мероприятий по ее повышению;
- организация профессионального продвижения квалифицированных сотрудников и т.д.
Фирма-наниматель вправе дополнить второй раздел положения об отделе кадров собственными задачами, которые кажутся руководству актуальными на текущий момент.
Отдел кадров выполняет следующие функции:
4.1. Обеспечение разработки кадровой политики и стратегии предприятия.
4.2. Разработка прогнозов, определение текущей потребности в кадрах и источниках ее удовлетворения на основе изучения рынка труда.
4.3. Обеспечение предприятия кадрами рабочих и служащих требуемых профессий, специальностей и квалификации в соответствии с целями, стратегией и профилем предприятия, изменяющимися внешними и внутренними условиями его деятельности. Формирование и ведение банка данных о количественном и качественном составе кадров.
4.4. Совместно с руководителями заинтересованных подразделений подбор и отбор работников и внесение соответствующих предложений об их назначении на должности, оформление приказов о приеме на работу и другой необходимой кадровой документации.
4.5. Разработка условий приема на работу по конкурсу, подготовка и организация работы конкурсной комиссии.
4.6. Информирование работников предприятия об имеющихся вакансиях, использование средств массовой информации для помещения объявлений о найме работников.
4.7. Установление прямых связей с соответствующими учебными заведениями, службами занятости и кадровыми агентствами.
4.8. Оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации, положениями, инструкциями и приказами руководителя предприятия.
4.9. Обеспечение учета личного состава.
4.10. Прием, заполнение, хранение и выдача трудовых книжек. Ведение установленной документации по кадрам.
4.11. Подготовка материалов для представления персонала к поощрениям.
4.12. Подготовка соответствующих материалов по привлечению работников к материальной и дисциплинарной ответственности.
Изменения в работе кадровика в 2022 году: обзор 115 10 минут
Составление графиков отпусков, оформление приказов о предоставлении работникам различных видов отпусков, учет количества использованных дней отпуска.
Документ разрабатывается руководителем HR-службы при помощи юристконсультов предприятия на основании учредительных документов и типовых положений об отделе кадров.
Составление графиков отпусков, оформление приказов о предоставлении работникам различных видов отпусков, учет количества использованных дней отпуска.
Все вышеизложенное свидетельствует о том, что предприятию с кадровой численностью более ста человек рекомендуется возложить данные обязанности и функции не на какого-либо одного сотрудника, а организовать отдельную службу (отдел).
Положение об отделе предприятия или организации — это документ, которые описывает круг решаемых задач, особенности деятельности, взаимосвязи с другими структурными подразделениями работников этого отдела. Отдел кадров — не исключение. Отдел кадров — звено, с которого начинается работа любого сотрудника в компании, куда регулярно обращается каждый работник.
Прежде чем отдавать проект положения на утверждение руководителю организации, нужно провести его по маршруту визирования, принятому в компании. Визы согласования оформляются на отдельном листе, если компания практикует бумажный документооборот, или в системе электронного документооборота. Лист согласования может быть отдельным, и тогда нужно правильно его надписать, указав, проект какого документа визируется, либо на оборотной стороне последнего листа положения. Виза согласования оформляется так:
СОГЛАСОВАНО
Директор по правовым вопросам Петрова И.В. Петрова 12.08.2016
Отметим, что для внутреннего визирования документа слово «СОГЛАСОВАНО» указывать необязательно. Некоторые положения могут иметь в факультативном порядке и другие реквизиты, например «Отметка о приложении» или «Гриф согласования», но к положениям об отделах это, как правило, не относится.
Подпись работников в ознакомлении с положением по ГОСТу не является реквизитом, но оформляется практически так же, как и виза согласования:
С положением ознакомлены:
Начальник отдела кадров Селиванова И.В. Селиванова 16.08.2016
Приведем пример положения об отделе кадров. Любой из его разделов может быть изменен, дополнен или отредактирован иным образом под нужды конкретной организации.
Пример. Фрагмент положения об отделе кадров.
Функции отдела кадров
Основная функция отдела кадров на предприятии – подбор персонала.
К основным функциям отдела кадров на предприятии относятся:
-
определение потребности организации в кадрах и подбор персонала совместно с руководителями подразделений;
-
анализ текучести кадров, поиск методов борьбы с высоким уровнем текучести;
-
внедрение систем мотивации труда;
-
подготовка штатного расписания предприятия;
-
оформление личных дел сотрудников, выдача по требованию работников справок и копий документов;
-
проведение операций с трудовыми книжками (прием, выдача, заполнение и хранение документов);
-
ведение учета отпусков, составление графиков и оформление отпусков в соответствии с действующим трудовым законодательством;
-
организация аттестаций сотрудников;
-
подготовка планов повышения квалификации сотрудников.
Президент России подписал Федеральный закон от 22.11.2021 № 337-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации». Поправки касаются электронного документооборота (ЭДО) в сфере трудовых отношений. Закон направлен на упрощение оформления кадровых документов. Как сказано в пояснительной записке, соискатель сможет подобрать себе работодателя из другого региона, дистанционно пройти собеседование и заключить трудовой договор.
Обязанности перейти на ЭДО пока нет, каждый работодатель сможет решить этот вопрос по своему усмотрению. В случае перехода работодателям не нужно дублировать электронные документы на бумажном носителе. Все взаимодействие с работниками будет происходить в электронной форме при использовании электронных подписей.
В электронном виде работник сможет знакомиться с внутренними документами работодателя, заключать трудовой договор, подавать заявления работодателю и пр. Заявления и уведомления, направленные работником через систему автоматизации документооборота (СЭД), будут считаться полученными работодателем на следующий рабочий день после их направления.
Для внедрения ЭДО работодатель сможет использовать портал «Работа в России» или свою собственную информационную систему. Но ЭДО через портал «Работа в России» будет существенно проще и дешевле – для подписания документов будет достаточно ЭЦП, оформленной на портале госуслуг.
Для перехода к ЭДО в первую очередь необходимо будет разработать локальный нормативный акт, в котором указать:
- сведения об используемой системе ЭДО;
- порядок доступа к ней;
- перечень электронных документов и перечень категорий работников, в отношении которых осуществляется электронный документооборот;
- дата введения ЭДО;
- срок уведомления работников о введении;
- сроки подписания работником электронных документов и (или) ознакомления с ними с учетом рабочего времени работника, периодичность такого подписания и ознакомления;
- порядок проведения инструктажа работников (при необходимости);
- исключительные случаи, при которых допускается оформление документов на бумажном носителе.
Далее нужно будет уведомить каждого работника и получить письменное согласие на взаимодействие с ним через ЭДО. Если работник откажется, то придется продолжать оформление документов с ним в бумажной форме, причем безвозмездно. Однако законодатель рассчитывает, как и в случае с трудовыми книжками, в конце концов всех перевести в электронный формат. Поэтому сотрудники, принимаемые на работу после 31.12.2021 или не имеющие до этой даты трудового стажа, обязаны использовать ЭДО, их согласие получать не требуется.
2.1. Структуру и штатную численность отдела кадров утверждает [наименование должности руководителя предприятия], исходя из конкретных условий и особенностей деятельности предприятия по представлению начальника отдела кадров и по согласованию с [отделом организации и оплаты труда].
2.2. Отдел кадров может иметь в своем составе структурные подразделения (бюро, группы, секторы, участки, пр.).
Например: бюро (сектор, группа) приема, бюро (сектор, группа) учета, бюро (сектор, группа) увольнения, бюро (сектор, группа) по работе со служащими и рабочими.
2.3. Положения о подразделениях отдела кадров (бюро, секторах, группах, пр.) утверждаются начальником отдела кадров, а распределение обязанностей между работниками подразделений осуществляется [руководителями бюро, секторов, групп, заместителем(ми) начальника отдела].
2.4. [Вписать нужное].
Отдел кадров выполняет следующие функции:
4.1. Обеспечение разработки кадровой политики и стратегии предприятия.
4.2. Разработка прогнозов, определение текущей потребности в кадрах и источниках ее удовлетворения на основе изучения рынка труда.
4.3. Обеспечение предприятия кадрами рабочих и служащих требуемых профессий, специальностей и квалификации в соответствии с целями, стратегией и профилем предприятия, изменяющимися внешними и внутренними условиями его деятельности. Формирование и ведение банка данных о количественном и качественном составе кадров.
4.4. Совместно с руководителями заинтересованных подразделений подбор и отбор работников и внесение соответствующих предложений об их назначении на должности, оформление приказов о приеме на работу и другой необходимой кадровой документации.
4.5. Разработка условий приема на работу по конкурсу, подготовка и организация работы конкурсной комиссии.
4.6. Информирование работников предприятия об имеющихся вакансиях, использование средств массовой информации для помещения объявлений о найме работников.
4.7. Установление прямых связей с соответствующими учебными заведениями, службами занятости и кадровыми агентствами.
4.8. Оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации, положениями, инструкциями и приказами руководителя предприятия.
4.9. Обеспечение учета личного состава.
4.10. Прием, заполнение, хранение и выдача трудовых книжек. Ведение установленной документации по кадрам.
4.11. Подготовка материалов для представления персонала к поощрениям.
4.12. Подготовка соответствующих материалов по привлечению работников к материальной и дисциплинарной ответственности.
2.1. Структуру и штатную численность отдела кадров утверждает [наименование должности руководителя предприятия], исходя из конкретных условий и особенностей деятельности предприятия по представлению начальника отдела кадров и по согласованию с [отделом организации и оплаты труда].
2.2. Отдел кадров может иметь в своем составе структурные подразделения (бюро, группы, секторы, участки, пр.).
Например: бюро (сектор, группа) приема, бюро (сектор, группа) учета, бюро (сектор, группа) увольнения, бюро (сектор, группа) по работе со служащими и рабочими.
2.3. Положения о подразделениях отдела кадров (бюро, секторах, группах, пр.) утверждаются начальником отдела кадров, а распределение обязанностей между работниками подразделений осуществляется [руководителями бюро, секторов, групп, заместителем(ми) начальника отдела].
2.4. [Вписать нужное].
Законодательное регулирование
Положение об отделе кадров (ОК) входит в число локальных нормативных актов, определение которых содержится в Трудовом кодексе Российской Федерации.
Статьей 8 настоящего документа дается полное разъяснение термина, в том числе: положение об ОК является внутренним документом, где в полном объеме указываются права и обязанности работодателя (нанимателя) и его работников в вопросах, не охваченных действующим законодательством.
Собственник не имеет право разрабатывать положение о кадровой службе без учета прав и гарантий персонала, защищенных на законодательном уровне. Организация службы управления кадрами не является обязательной в соответствии с законами РФ.
Обязанности работы с персоналом работодатель может возложить на любого другого сотрудника компании в плане совмещения должностных обязанностей (например, секретарь-референт может совмещать должности свою и кадровика), особенно, если дело касается организаций с небольшим количеством рабочих единиц, где должность менеджера по персоналу – нецелесообразна.
Вариантом грамотного решения может стать аутсорсинг – сервис по предоставлению услуг различной квалификации на контрактной основе, в том числе и HR. Подробнее читайте об этом здесь.
Документ подлежит утверждению руководителем предприятия с указанием даты простановки подписи, после чего положение разбирается на экземпляры (минимум – 2 шт.), прошивается, заверяется печатями и подписями ответственных лиц.
Утвержденные экземпляры передаются на хранение:
- 1 экземпляр – руководителю организации;
- 2 экземпляр – в отдел кадров.
Срок действия положения устанавливается на предприятиях в индивидуальном порядке, рекомендуемый – 5 лет.
Вносить изменения в документ – зачеркивать либо вписывать нововведения – категорически запрещается. В разделе «Заключение» при разработке документа необходимо предусмотреть описание порядка внесения изменений, который может включать следующие шаги:
- чтобы произвести правки в положении, руководитель предприятия может выразить свое решение в форме приказа, в котором указываются формулировки изменения фрагмента документа и «до», и «после»;
- изменения вносятся в существующий документ в соответствии с имеющимися экземплярами;
- с внесенными изменениями ознакамливают работников службы кадров и остальных сотрудников причастных подразделений предприятия под роспись.
Служба персонала является важной составляющей структуры любого современного предприятия, а ее многогранность и функционал отражается в положении об отделе кадров.
Данный документ разрабатывается в интересах организации на долгие годы, хотя и не является обязательным в соответствии с действующим законодательством, но послужит основой для реализации политики в области управления кадрами предприятия.
Законодательное регулирование
Положение об отделе кадров (ОК) входит в число локальных нормативных актов, определение которых содержится в Трудовом кодексе Российской Федерации.
Статьей 8 настоящего документа дается полное разъяснение термина, в том числе: положение об ОК является внутренним документом, где в полном объеме указываются права и обязанности работодателя (нанимателя) и его работников в вопросах, не охваченных действующим законодательством.
Собственник не имеет право разрабатывать положение о кадровой службе без учета прав и гарантий персонала, защищенных на законодательном уровне. Организация службы управления кадрами не является обязательной в соответствии с законами РФ.
Обязанности работы с персоналом работодатель может возложить на любого другого сотрудника компании в плане совмещения должностных обязанностей (например, секретарь-референт может совмещать должности свою и кадровика), особенно, если дело касается организаций с небольшим количеством рабочих единиц, где должность менеджера по персоналу – нецелесообразна.
Вариантом грамотного решения может стать аутсорсинг – сервис по предоставлению услуг различной квалификации на контрактной основе, в том числе и HR. Подробнее читайте об этом здесь.
Функции отдела кадров
Некоторые руководители ошибочно считают, что отделом кадров можно пренебречь. Тем не менее, сотрудники – это основа организации. От их личных и профессиональных качеств зависит успешность предприятия. В свою очередь, качество персонала в организации непосредственно зависит от кадровой политики, принятой в организации.
Для этого анализируется ситуация с «текучкой», определяется, нужны ли дополнительные человеческие ресурсы. Если есть лишние сотрудники, отдел кадров может принимать решение о сокращении. Также отдел кадров формирует систему мотивации работников, которая включает как материальный, так и нематериальный компонент.
Помимо этого, на отдел кадров возлагается «бумажная» работа, такая как создание штатного расписания, личных дел каждого конкретного работника, а также карточек и книжек. В область компетенции службы также входит профессиональное обучение, проведение тренингов и других учебных мероприятий.
Если обобщить всю деятельность, которую выполняет отдел кадров, она сводится к реализации следующих функций:
- Определение того, нуждается ли организация вообще в дополнительных кадрах и каких именно. В соответствии с желаниями руководителей подразделений, осуществляется подбор персонала.
- Анализ текучки кадров. Это явление, когда сотрудники часто увольняются, из-за чего предприятию приходится постоянно привлекать новых работников и обучать их.
- Мотивация сотрудников, психологическое сопровождение работников, чтобы они получали наслаждение от процесса. Для этого предлагается комплекс мер, таких как социальный пакет, бесплатные путевки, тим-билдинги, бесплатный кофе на рабочем месте. Все индивидуально.
- Подготовка штатного расписания предприятия.
- Выдача документов по требованию работников.
- Работа с электронными книгами. Сюда входят такие действия, как прием, выдача, заполнение, хранение.
- Работа над отпусками сотрудников, ведение учета, сравнение графиков.
Одним словом, спектр функций отдела кадров очень разнообразен, но он включает все возможные меры. При условии, что они связаны с личными и профессиональными качествами работников, естественно.
Что делает менеджер по персоналу?
Менеджер по персоналу – ключевая должность для отдела кадров. Его также можно назвать кадровиком. На него возложена ответственность по реализации указанных ранее функций. В частности, в его сферу ответственности входят такие обязанности:
- Организация работы по обеспечению персоналом. Работник этой сферы должен руководствоваться действующим законодательством и кадровой политикой предприятия.
- Обеспечение персонала работниками, имеющими требуемый уровень квалификации.
- Адаптация сотрудников к должности и к коллективу.
- Прогнозирование перспектив конкретных соискателей касаемо успешной интеграции в рабочий коллектив.
- Разрешение конфликтов между сотрудниками, а также сотрудниками и руководством.
- Организация работы по обучению, аттестации персонала.
- Мотивация персонала предприятия.
Также важной составляющей работы менеджера по персоналу является тимбилдинг. Это термин, который подразумевает создание из группы людей полноценной команды, которые могут взаимодействовать друг с другом для реализации общих целей предприятия.
Главная задача тимбилдинга – сделать людей более сплоченными. Поэтому нередко в его основе лежат неформальные связи между сотрудниками. Например, их направляют на пикники или на корпоративы.
Кто должен разрабатывать документ
Кадровая политика — широкое понятие, охватывающее разные направления деятельности. Сюда входит и выбор методов работы с персоналом, и разработка правил подбора и расстановки сотрудников, и постановка целей и задач в кадровой работе на разных этапах развития компании.
Кадровая политика может быть открытой или закрытой.
Открытый тип политики. Свойственна компаниям, переживающим период бурного роста и развития.
У такой политики много преимуществ. Например, она позволяет эффективно находить сотрудников на любые должности, используя внешние источники. Или повышает динамику кадровых процессов и воспитывает в сотрудниках готовность к нововведениям.
Но есть и недостатки: постоянный риск потери работы и сложность в продвижении по карьерной лестнице негативно влияет на моральный дух коллектива и демотивирует персонал.
Закрытый тип политики. Свойственна зрелым крупным организациям со строгой внутренней иерархией.
Преимущества: позволяет выращивать лояльных специалистов среднего и высшего звена внутри компании. Помимо экономии средств, такой подход дает возможность по-настоящему сплотить коллектив и привить сотрудникам корпоративные ценности.