Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Особенности регулирования труда дистанционных работников». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Нормы об увольнении работников на дистанции также претерпели значительные изменения, причем не в пользу работодателей. Эти поправки требуют внесения изменений в трудовые договоры и ЛНА о дистанционной работе. До 2021 года, напомним, уволить дистанционных сотрудников можно было по любым основаниям, предусмотренным трудовым договором. Некоторые работодатели успешно этим пользовались, прописывая до 20 и более «своих» оснований. А кто-то воспользовался ситуацией и сначала из-за пандемии перевел сотрудников на удаленную работу, а потом расторг трудовые договоры по основаниям, которые было бы невозможно применить к рядовым сотрудникам, трудящимся в офисе и подлежащим увольнению только по основаниям, прямо установленным ТК РФ, например из-за общего падения объема заказов.
Обмен документами и использование электронных подписей
Одним из основных сдерживающих факторов применения дистанционного труда до 2021 года было требование об использовании усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП). Полностью отказаться от ее использования в новом законе не удалось, однако ее применение сильно ограничили, что, безусловно, облегчит взаимодействие с дистанционными работниками.
По новым правилам (ч. 1 ст. 312.3 ТК РФ) использовать усиленную электронную подпись нужно только при заключении (внесении изменений и расторжении) в электронном виде:
- трудового договора и допсоглашений к нему,
- договора о материальной ответственности,
- ученического договора на получение образования без отрыва или с отрывом от работы.
Причем работодатель обязан подписывать перечисленные документы усиленной квалифицированной электронной подписью, а работник может использовать как усиленную квалифицированную, так и усиленную неквалифицированную подписи (УНЭП). Это без сомнения значительно упростит (и удешевит) взаимоотношения с «удаленщиками», ведь квалифицированную подпись выдает только удостоверяющий центр, а неквалифицированную может выдать и работодатель.
Для обмена другими документами в электронном виде использовать УКЭП или УНЭП нет необходимости2. Главное, чтобы факт получения электронного документа (работником и работодателем) был зафиксирован. Причем если стороны обмениваются документами по «электронке», то они должны подтверждать получение документа от другой стороны в срок, установленный ЛНА, трудовым или коллективным договором (см. Таблицу).
Большим достижением нововведений можно назвать разрешение ознакамливать работника с документами, касающимися его трудовой деятельности, в любой форме, в том числе электронной (по почте, мессенджеру, через корпоративный портал, программу системы электронного документооборота и пр.). Сюда же относятся подача дистанционным работником любых заявлений, объяснений и прочих обращений. Для этого, как мы уже сказали, не потребуется УКЭП, а достаточно простой электронной подписи. Правда, способ ознакомления должен быть прописан в ЛНА (см. Таблицу).
Новые правила дистанционной, удаленной работы
С 1 января 2021 г. подлежат применению новые правила дистанционной, удаленной работы, определенные Федеральным законом от 8 декабря 2020 г. 407-ФЗ «О внесении изменений в ТК РФ в части регулирования дистанционной, удаленной работы и временного перевода работника на дистанционную, удаленную работу по инициативе работодателя в исключительных случаях».
Начиная с текущего года удаленка может предусматриваться как трудовым договором или дополнительным соглашением к трудовому договору, так и локальным нормативным актом организации, принимаемым в соответствии со статьей 312.9 ТК РФ.
Согласно ст. 312.9 ТК РФ между работником и работодателем можно достигать соглашения о следующих вариантах дистанционной работы.
Удаленную работу разделили на постоянную и временную
Новая редакция ТК РФ предусматривает несколько видов удаленной работы:
- постоянная удаленная работа — работник трудится удаленно в течение всего срока действия трудового договора;
- временная удаленная работа — осуществляется только в течение срока, который прописан в договоре, но не более 6 месяцев;
- чередование удаленной и офисной работы (комбинированная удаленная работа). В случае совмещения удаленной работы и работы на стационарном рабочем месте периодичность и длительность таких видов работы определяются условиями трудового договора (ст. 312.1 ТК РФ). Сроки и периоды работы в ТК РФ не ограничены.
Об оплате труда сотрудников на удаленке
В статью 312.5 ТК РФ включено новое правило: выполнение работником работы в удаленном режиме не может быть основанием для снижения его заработной платы. Таким образом, переводя сотрудника на удаленку, снижать ему зарплату нельзя. При необходимости это можно сделать только в общем порядке и при наличии достаточных оснований.
При этом стоит помнить, что работодатель должен обеспечить сотрудникам равную оплату за труд равной ценности (абз. 6 ч. 2 ст. 22 ТК РФ), то есть изменить оклад (тарифную ставку) можно не для конкретного работника, а для определенной должности. Соответствующие действия повлекут внесение изменений в штатное расписание.
Новые правила рабочего времени и времени отдыха удаленного работника
Как и действующие нормы, новая редакция статьи 312.4 ТК РФ предоставляет сотруднику право самому определить режим рабочего времени, если он не определен в коллективном или трудовом договоре либо в локальном нормативном акте, принятом с учетом мнения профсоюзного органа. Однако новые нормы (в отличие от действующих) установили круг вопросов, которые работник и работодатель могут согласовать.
Это:
- режим рабочего времени удаленного работника (если режим рабочего времени не определен, работник определяет его по своему усмотрению);
- продолжительность и (или) периодичность выполнения удаленной работы при временной дистанционной работе;
- условия и порядок вызова работодателем удаленного работника для выполнения им работы на стационарном рабочем месте или выхода на работу такого работника по своей инициативе;
- порядок предоставления удаленному работнику, работающему удаленно на постоянной основе, ежегодного оплачиваемого отпуска и других видов отпусков.
Нюансы дистанционной работы
По общему правилу режим рабочего времени и времени отдыха дистанционного работника устанавливается им по своему усмотрению. Но если в соглашении будет установлен конкретный график удаленной работы, сотрудник обязан будет его придерживаться (ч. 1 ст. 312.4 ТК РФ).
Это значит, что если в договоре будет прописано, что дистанционный сотрудник работает 5 дней в неделю с 9 до 18 часов, то отсутствие работника в указанное время на рабочем месте будет считаться прогулом и может повлечь неблагоприятные для него последствия, вплоть до увольнения (пп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).
Также есть определенные нюансы в отношении места работы дистанционного работника. Как правило, место выполнения работы/осуществления трудовой функции выбирается самим дистанционным работником с учетом необходимости обеспечения постоянной связи с работодателем. Иными словами, сотрудник может работать из любого удобного для него места, где есть стабильный интернет и телефонная связь, позволяющие оперативно решать рабочие моменты.
Однако это не означает, что дистанционный работник может работать на территории иностранного государства. Это обусловлено тем, что в таких случаях работодатель не сможет обеспечить дистанционному работнику безопасные условия труда и его охрану, поскольку нормы ТК РФ не имеют юридической силы на территории других стран.
Следовательно, местом работы дистанционного работника может являться любое место жительства/временного пребывания дистанционного работника в пределах территории РФ (письма Минтруда от 16.01.2017 № 14-2/ООГ-245, от 15.04.2016 № 17-3/ООГ-378, от 15.04.2016 № 17-3/ООГ-578).
При этом если фактическое место проживания работника находится на территории Крайнего Севера или приравненных к нему местностей, а работодатель располагается, скажем, в Москве, то зарплата работнику должна будет выплачиваться с учетом «северных» надбавок. И наоборот – если работодатель находится на Севере, а работник проживает в Москве, то зарплата ему будет начисляться без учета районного коэффициента (ст. 316 ТК РФ).
Что касается непосредственных контактов с руководством, то их необходимо прямо обговорить в тексте соглашения о переводе сотрудника на дистанционную работу. Если в трудовом договоре/дополнительном соглашении о дистанционной работе не указано, что дистанционный сотрудник обязан в определенные дни присутствовать в офисе по месту нахождения работодателя, в офис он являться не обязан.
При этом работодатель, не закрепивший данные условия в трудовом договоре, не вправе будет уволить работника за прогул или за систематическое непоявление по месту нахождения работодателя (определение Верховного суд РФ от 16.09.2019 № 5-КГ19-106).
Более того, вызов дистанционного работника в офис работодателя будет считаться служебной командировкой, и, если из офиса работник не имеет возможности ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, ему необходимо будет выплачивать суточные (письмо Минтруда от 09.06.2017 № 14-2/ООГ-4733).
Понятно, что в новых условиях профилактики инфекции дистанционная работа обусловлена лишь заботой о здоровье и безопасности сотрудников и вряд ли работодатель станет требовать появляться в офисе, если сам объявил карантин.
Как работодателю и сотруднику взаимодействовать при удалёнке
В случае обмена электронными документами нужна усиленная квалифицированная электронная подпись работодателя и усиленная квалифицированная или усиленная неквалифицированная работника при:
- заключении в электронном виде трудовых договоров, допсоглашений к ним, договоров о материальной ответственности, ученических договоров на получение образования без отрыва или с отрывом от работы;
- внесении изменений в эти договоры (допсоглашения);
- их расторжении.
В иных случаях достаточно обмена электронными документами с использованием других видов электронной подписи. Или вообще в иной форме, предусмотренной:
- коллективным договором;
- локальным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации;
- трудовым договором,
- дополнительным соглашением к договору.
Если работодатель переводил свой штат или отдельных сотрудников на дистанционный режим приказом и дополнительным соглашением к трудовому договору, то оформлять обратный перевод нужно аналогичным образом. То есть нужно издать приказ об отмене дистанционной работы и подготовить новые дополнительные соглашения с каждым работником.
Также нужно письменно уведомить работника о переходе в офис, если инициатива перевода на дистанционку исходила от работодателя. В ситуации когда сотрудник иногда приходит на работу, это сделать проще. Если же появляется редко, то уведомление можно отправить ему на электронную почту, указанную в трудовом договоре, или заказным письмом с отметкой о получении.
Уведомить работника нужно за 2 месяца до перевода, не позже, согласно ч. 2 ст. 74.1 ТК РФ. В случае когда инициатором перевода на удаленку был сам работник, от него требуется получить заявление с просьбой разрешить начать работать в офисе. В таком случае сроки значения не имеют.
Перевод с дистанционного режима на территорию работодателя не меняет трудовую функцию работника, поэтому не нужно заключать новый трудовой договор.
Внимание! Если работник был переведен на дистанционный режим работы на определенный срок, который прописан в дополнительном соглашении и приказе, то допсоглашение об отмене дистанционной работы и соответствующий приказ составлять не нужно. При наступлении указанной в документах даты сотрудник может начать работать на территории работодателя.
Обеспечение работника необходимым оборудованием и программами
В новой статье 312.6 ТК РФ закрепили правило, согласно которому работодатель обязан обеспечивать удаленного работника необходимым оборудованием, программами, средствами защиты информации и пр. При этом не важно, закреплена эта обязанность в трудовом (коллективном) договоре или нет.
Вместо работы на оборудовании работодателя сотрудники смогут использовать собственные средства и программы, но только с согласия работодателя. В этом случае работодатель обязан выплачивать компенсацию за использование и возмещать расходы, связанные с этим использованием. Размер компенсации и возмещаемых расходов определяется в коллективном договоре, ЛНА, трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему.
Действующие нормы устанавливают, что обеспечение средствами труда осуществляется только в порядке и в сроки, закрепленные в трудовом договоре, это позволяет не устанавливать такие условия.
На удаленного работника, который направляется работодателем для работы в другую местность, будет распространяться действие статей 166-168 ТК РФ. Такая поездка будет считаться командировкой, а работнику должны быть предоставлены соответствующие гарантии и компенсации. Сейчас этот аспект работы удаленного сотрудника в законе не прописан. Тем не менее по-прежнему нет ответа на вопрос, является ли поездка удаленного работника в офис работодателя командировкой или нет.
Дополнительное соглашение о переводе на дистанционную работу
При этом работодатель может потребовать направить ему нотариально заверенные копии данных документов на бумаге по почте заказным письмом с уведомлением (ч. 3 ст. 312. 2 ТК РФ). Со своей стороны работодатель еще до заключения трудового договора должен ознакомить сотрудника с локальными актами (Правилами трудового распорядка, Положением о премировании и т. п. ).
Сделать это можно путем обмена электронными документами с электронной подписью между работодателем и дистанционным сотрудником.
Это следует из положений части 5 статьи 312. 1, части 5 статьи 312. 2 Трудового кодекса РФ, статьи 6 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ. Далее отношения оформите по общим правилам, установленным трудовым законодательством, с соблюдением требований статьи 68 Трудового кодекса РФ. А именно: Вопрос из практики: нужно ли дистанционных сотрудников включать в штат организации Да, нужно.
Оформляем перевод на дистанционную работу
Какие изменения внести в трудовой договор Чтобы трудовой договор работника стал договором о дистанционной работе, необходимо внести ряд изменений, некоторые из которых обязательны, а другие зависят от договоренностей сторон трудового договора. 1. Прописываем условие о дистанционной работе Прежде всего, добавим в трудовой договор пункт о том, что работник теперь трудится дистанционно (ст. 312. 1 ТК РФ). а необходимость этого указывает и судебная практика (см. , например, Решение Люблинского районного суда г. Москвы от 08. 04. 2015 по делу N 2-3076/2015
М-2190/2015).
Формулировка данного условия в дополнительном соглашении к трудовому договору может быть следующей. Пример 1. «1. 4. Настоящий договор является трудовым договором о дистанционном труде, и стороны в период его действия строят свои взаимоотношения в соответствии с его условиями и действующим законодательством Российской Федерации». 2.
Дополнительное соглашение о дистанционной работе к трудовому договору Перевод сотрудника на дистанционную работу
Так, статья 72 ТК РФ предоставляет работнику и работодателю право в любое время изменять по письменному соглашению любые определенные сторонами условия трудового договора. Таким образом, в рассматриваемом случае нет необходимости расторгать трудовой договор — достаточно к указанному договору заключить дополнительное соглашение, по условиям которого работа будет выполняться сотрудником дистанционно*(2) (смотрите, например, постановление Одиннадцатого арбитражного апелляционного суда от 05. 03. 2014 N 11АП-1004/14). Посредством заключения дополнительного соглашения к трудовому договору стороны вправе включить и другие условия, помимо условия о том, что работа будет выполняться работником дистанционно, равно как и изменить ранее согласованные сторонами условия трудового договора.
В соответствии с абзацем вторым части второй ст.
Новый порядок перевода работников на дистанционную работу
Согласно действующей до 1 января 2021 года редакции Трудового кодекса, для перевода на дистанционную работу необходимо заключить с работником трудовой договор или дополнительное соглашение. Новая редакция ТК предусматривает возможность перевода сотрудника на временную дистанционную работу без его согласия, на основании локального нормативного акта, правда, в исключительных случаях. В обычных условиях по-прежнему потребуется дополнительное соглашение к трудовому договору.
Весенний локдаун стал кошмаром для кадровых служб: распоряжение о переводе штата на удаленную работу поступило, но оформить его документально оказалось архисложно. С одной стороны, требовалась личные подписи сотрудников, подтверждающие их согласие работать удаленно, с другой стороны, те же самые сотрудники физически не могли покинуть дом, чтобы добраться до офиса и подписать бумаги.
Новый ФЗ существенно упрощает ситуацию: в случае форс-мажорных обстоятельств, несущих угрозу жизни населения или его части, временный перевод на дистанционную работу по инициативе работодателя может быть осуществлен без согласия работников. Достаточно уведомления по любому средству связи и ознакомления с локальным нормативным актом «способом, позволяющим достоверно подтвердить получение работником такого локального нормативного акта».
Как принять на работу дистанционного работника
Трудовой договор о дистанционной работе можно заключить, обменявшись электронными документами в установленном порядке (п. 2 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ).
При заключении трудового договора путем обмена электронными документами предусмотрен ряд специальных условий (права и обязанности сторон):
— лицо, поступающее на работу, может предъявить работодателю в электронной форме документы, предусмотренные ст. 65 ТК РФ, если иное не установлено законодательством. Нотариально заверенные копии этих документов на бумажном носителе необходимо представить только по требованию работодателя (п. 2 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ);
— работник вправе обратиться с письменным заявлением о предоставлении ему экземпляра трудового договора на бумажном носителе. Работодатель обязан направить его не позднее трех рабочих дней со дня получения заявления (п. 2 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ);
— лицо, впервые заключающее трудовой договор, самостоятельно получает документ, который подтверждает регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета (п. 2 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ).
Организация дистанционной работы
Работодатель обязан обеспечивать дистанционного работника необходимыми для выполнения им трудовой функции оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами (п. 6 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ).
Дистанционный работник вправе с согласия или ведома работодателя и в его интересах использовать собственные (арендованные) указанные оборудование и средства. В этом случае работодатель (п. 6 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ):
— выплачивает работнику компенсацию за использование оборудования и средств;
— возмещает ему расходы, связанные с их использованием.
Дистанционного работника можно направить в служебную командировку. Речь идет о выполнении служебного поручения в местности (на территории), отличной от местности (территории) выполнения трудовой функции. В этом случае на работника распространяется действие ст. ст. 166 — 168 ТК РФ (п. 6 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ).
Учет рабочего времени дистанционного работника (ведение табеля учета рабочего времени) осуществляется по общим правилам (п. 1 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ).
Оплата труда дистанционного работника производится без особенностей. Выполнение работы дистанционно не может являться основанием для снижения ему заработной платы (п. п. 1, 5 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ).
Как уволить дистанционного работника
Дистанционного работника можно уволить только по основаниям, определенным Трудовым кодексом РФ (п. 6 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ).
Среди прочего в ст. 312.8 ТК РФ предусмотрены два специальных основания прекращения трудового договора с дистанционным работником:
1) в период выполнения трудовой функции работник без уважительной причины не взаимодействует с работодателем по вопросам, связанным с ее выполнением, более двух рабочих дней подряд со дня поступления соответствующего запроса работодателя. Исключение — порядком взаимодействия работодателя и работника установлен более длительный срок взаимодействия. По данному основанию работодатель по своей инициативе вправе уволить работника, выполняющего дистанционную работу как на постоянной основе, так и временно (п. 6 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ);
2) работник изменил местность выполнения трудовой функции и это влечет невозможность исполнения им обязанностей по трудовому договору на прежних условиях. По данному основанию можно прекратить трудовой договор с работником, выполняющим дистанционную работу на постоянной основе (п. 6 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ).
Если работник ознакомлен с приказом (распоряжением) о прекращении трудового договора в электронной форме, ему необходимо направить его копию на бумажном носителе. Ее следует надлежащим образом оформить и послать по почте заказным письмом с уведомлением. Сделать это работодатель обязан в течение трех рабочих дней со дня издания приказа (распоряжения) (п. 6 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ).
Формы удаленной работы
Удаленная работа может осуществляться в нескольких формах. При этом наиболее популярными являются две из них:
- дистанционная работа: между работником и нанимателем заключается трудовой договор. Стороны имеют права и несут обязанности в соответствии с трудовым законодательством. Работнику, как правило, устанавливается режим труда и отдыха. Наниматель контролирует производственный процесс и режим труда и отдыха работника при помощи средств связи;
- фриланс: между физическим лицом и организацией заключается договор подряда или иной гражданско-правовой договор в соответствии с законодательством. Режим труда и отдыха не устанавливается. Главным является качественное выполнение задания работодателя в установленный срок.
Две эти формы ни в коем случае нельзя путать. Также мы считаем, что сегодня отсутствует возможность комбинирования нескольких видов занятости в одном трудовом договоре. Например, когда часть рабочего времени работник проводит в офисе нанимателя, а часть — работает дистанционно, используя ИКТ.
Так, ч. 1 ст. 307-1 ТК определяет дистанционную работу как работу, которую работник выполняет вне места нахождения нанимателя с использованием для выполнения этой работы и осуществления взаимодействия с нанимателем информационно-коммуникационных технологий (далее — ИКТ).